Event motoryzacyjny oczami kobiety…

Temat może przewrotny, ale przyda się w swojej pojemności do opowiedzenia o wszystkim tym, czym się zajmujemy. Zacznę od podstaw, czyli naszego otoczenia, inaczej mówiąc branży.

Ciągły rozwój branży eventowej wymusza poszukiwanie coraz to lepszych i nowszych rozwiązań. Niestety nie jest to wcale takie proste, zwłaszcza gdy trzeba poruszać się w ramach ograniczonych budżetów, a koszty produkcyjne wciąż pozostają na niezmiennym, wysokim poziomie. Wiadomo jednak, kto nie idzie do przodu ten się cofa, warto więc być na bieżąco z najnowszymi światowymi trendami w eventach, tak by móc je implementować do własnych działań. Warto też wypracować sobie własne trendy, stanowiące nasze know-how, nasze doświadczenie czyli coś co zapewni nam unikalność lub zwyczajnie będzie „polisą bezpieczeństwa” dla naszych Klientów.

Zawsze być o krok przed innymi, śledzić rynek, nowe technologie, a jednocześnie mieć otwarty umysł, aby nie bazować wyłącznie na gotowych rozwiązaniach, tylko ciągle tworzyć nowe i tym samym stawać się pionierem. Przydaje się to i w pracy, i w życiu. Obecnie świat eventów niemal oszalał. Branża prześciga się w nowych pomysłach, spektakularnych wydarzeniach, fenomenalnych pokazach, czy ekstremalnych przeżyciach serwowanych uczestnikom poszczególnych spotkań.

Ogromne możliwości dają rozwijające się nowe technologie, dzięki którym możliwe jest to, o czym jeszcze rok temu mało kto by pomyślał. Wszystko to pięknie wygląda, zapiera dech w piersiach i zapada na długo w pamięć. I dobrze, bo to wspaniała inspiracja! Taki jest nasz cel, ale dróg do jego osiągnięcia jest wiele, a nasza droga to autostrada, zbudowana na barkach dwóch różnych od siebie kobiet… możliwe do udźwignięcia? Sami oceńcie. Branża eventowa w Polsce to wciąż dziedzina o stosunkowo niewielkim stażu, za to z ogromnym potencjałem i przyszłością. Moja mama zawsze mi powtarzała, że ta moja specjalizacja kiedyś cała zamykała się w jednej osobie – Kaowca!

Teraz osobę kaowca oglądamy tylko w kultowych filmach, a eventy to profesjonalna sfera, która z roku na rok działa coraz prężniej. Na dynamiczny rozwój bezpośrednio wpływ miało zorganizowanie w Polsce – EURO 2012, Prezydencji UE czy Konferencji klimatycznej COP 19. Na arenie międzynarodowej polska pozycja jako organizatora wydarzeń po tych eventach znacznie się umocniła. Tym samym z ogromną dumą  przyjęliśmy wieść o wybraniu naszej agencji Femme Events na organizatora The 4th World Collaborative Mobility Congress „Wocomoco“ w Warszawie.

Międzynarodowy kongres, który wymagał od nas wiedzy i przygotowania na światowym poziomie. Wracając jednak na własne podwórko, należy wspomnieć tu o sektorze eventów korporacyjnych w naszym kraju – a to już teraz bardzo profesjonalna sfera, która stanowi dla nas konkurencyjne wyzwanie. Zakładając naszą firmę blisko 10 lat temu, nasze wyobrażenie o własnym biznesie było zupełnie inne. Planowałyśmy utrzeć nosa wszystkim organizatorom urodzin dla dzieci. Miałyśmy zapał i plany niemalże dorównania rodzinie Middletone w organizacji wyjątkowych kinderparty. Zrządzeniem losu jednak dostałyśmy zlecenie na organizacje balu karnawałowego dla najmłodszych od pewnego wydawnictwa.

Nie wiedziałyśmy wtedy, że najmłodsi to pociechy naszych polskich celebrytów. Był spory stres, ale był też i sukces. I tak rozpoczęła się nasza kilkuletnia współpraca z Edipresse Dział Książek, której managerki niemal zmusiły nas do zmiany oferty i profilu działania. Przez lata współpracy organizowałyśmy premiery książek dla takich gwiazd jak Maryla Rodowicz, Hanna Bakuła, Anna Lewandowska, Grażyna Szapołowska czy Lara i Magda Gessler. Eventy bardzo wymagające, dopracowane w szczegółach i oceniane niemal „pod lupą”. Taką szkolę odebrałyśmy, taka musztra nas ukształtowała.

Teraz ta historia to anegdota, którą wplatamy w część szkolenia dla stażystów czy początkujących event managerów w naszej agencji. Obecnie Femme Events realizuje takie projekty jak konferencje, kongresy, targi, wystawy, imprezy wewnętrzne i zewnętrzne, koncerty, gale i bankiety, czyli wszystko to, co można uznać za wydarzenie.

Wciąż przyjemnie wspominamy tamten czas, ale wracajmy do tematu motoryzacji. Stereotypowo „samochody” to temat mężczyzn, natomiast „moda” to temat kobiet. Stereotypy wciąż są bardzo silnie zakorzenione w społeczeństwie. Zarówno płeć męska, jak i płeć żeńska ma przypisane wiele produktów, usług czy zajęć typowych dla danej płci. Tutaj nie sposób się nie zgodzić.

Jako kobieta wiem jak zmienić koło w samochodzie, jednak korzystając z mojej kobiecości znajduję sposób na to, aby koło zmienił dla mnie mężczyzna. I odwrotnie. Dzisiejszy mężczyzna doskonale wie jakie buty czy koszule się nosi, ale uwielbia kiedy to kobieta wskaże mu tą konkretną, w której chce go widzieć.

Piszę o tym nieprzypadkowo. To jak radzimy sobie w życiu codziennym, jak postrzegamy świat, jakie podejmujemy decyzje zakupowe – przykłada się na to jaki świat chcemy oglądać. A przecież eventy to nic innego jak małe epizody w naszym uporządkowanym świecie. Tym bardziej skrzydeł dodaje mi fakt, że to właśnie nasza kobieca agencja, tak świetnie radzi sobie z eventami motoryzacyjnymi. Oczywiście nie bez udziału Panów, którzy stanowią dość pokaźne grono event managerów w naszej firmie.

Event o którym opowiem, nasza agencja realizuje już od kilku lat. Wydarzenie rośnie razem z nami, jego uczestnicy, co naturalne, z roku na rok wymagają coraz więcej adrenaliny. Klient wymaga coraz lepszej jakości, a my jako organizator wymagamy od siebie coraz większego profesjonalizmu. Czasem zadaje sobie pytanie, ile jeszcze mogę dopompować ten balon, ale potem przypominam sobie wszystko to co opowiedziałam Wam wcześniej. Nowe technologie powodują, że struktura balonu pozwala na dalszą elastyczność, więc teraz ogranicza nas tylko wyobraźnia. I budżet! Planując wydarzenie rozpoczynamy od analizy działań marketingowych naszego klienta, musimy wiedzieć co dokładnie chce przekazać uczestnikom eventu, jakie marketingowe i wizerunkowe cele chce osiągnąć i co najważniejsze, jakie stawia przed sobą cele sprzedażowe.

Wszystko to musi stanowić podstawę do planowania tak dużego wydarzenia. Zwłaszcza, że ten event jest swoistego rodzaju programem lojalnościowym, więc zapala nam się lampka alarmowa. Ten event jest nagrodą dla uczestnika, nikt nie lubi dostać takiej sobie nagrody!

Nasza praca przełoży się na postrzeganie marek należących do naszego Klienta, poprzez nasze działania Klient ma szanse odpowiednio spozycjonować swoje produkty w obszarze swoich bezpośrednich odbiorców, przekazać wiedzę na ich temat, przekonać o sile i znaczeniu swojej firmy.

To duże wyzwanie, ogromna odpowiedzialność i motor, który napędza nas do działania. Zaufanie. Wspomniałam o tym ponieważ, właśnie taką relacje musimy zbudować z naszym Klientem. Takiej relacji nie buduje się od razu. Najpierw firmy stosują tzw. „lojalki” czyli umowy nakazujące agencji chronienie informacji poufnych. Z czasem staramy się pokazać Klientowi, że może nam zaufać nie dlatego, że podpisaliśmy dokument, ale dlatego, że naprawdę przykładamy wagę do zachowania kluczowych informacji w tajemnicy. Rynek na bieżąco monitoruje poczynania firm konkurencyjnych, gotów wykorzystać ich plany w sposób nie zawsze do końca etyczny. Zawsze uczulamy naszych pracowników, że warto dołożyć pracy, czasem zrezygnować z kontraktu z firmą konkurencyjną dla Klienta, a czasem poświęcić godziny na nauczenie się  świata biznesowego w jakim nasz Klient funkcjonuje, tylko po to, aby nie wpadł w jakąś PR-ową pułapkę poprzez dobór niewłaściwych elementów eventu.

Jedną z nieodwoływalnych zasad w Femme Events jest działanie w taki sposób, by Klient poczuł, że jest wyręczony w projekcie, aby miał pewność, że ktoś czuwa nad przebiegiem i realizacją całego zadania i co najważniejsze, aby tak faktycznie było. Tym kimś jest Event Manager odpowiedzialny za daną realizację. Wielu w naszej agencji było i wielu jeszcze będzie. Ta praca musi być pasją, inaczej nie dają rady. W naszym zespole oprócz junior event managerów, są też tacy, którzy stanowią duszę Femme Events. „Ludzie z żelaza” – niezłomni, często pracujący dziesiątki godzin prawie bez snu, swobodnie poruszają się w kryzysie i pod presja czasu, nigdy nie tracą głowy, a jednocześnie kreatywnie rozwiązują problemy i co najważniejsze – potrafią zawczasu im przeciwdziałać. Tempo i dynamika pracy są tak nakręcające, że da się iść tylko do przodu.

Ruszyły przygotowania do naszego projektu. Powstaje scenariusz i pierwsze wizualizacje wszystkich przestrzeni eventu. Wybieramy odpowiednią lokalizację. W Polsce mamy ograniczony wybór jeżeli chodzi o tory motoryzacyjne. Oczywiście oferta jest bogata, ale przy szczegółowej analizie, większość torów nie spełnia założonych wymagań. Bierzemy pod uwagę możliwości realizacji atrakcji motoryzacyjnych, wielkość strefy ODTJ dla przeprowadzenia części praktycznej i tutaj już niektóre tory nie dysponują wystarczającą infrastrukturą. Musimy pamiętać o bezpieczeństwie uczestników eventu, czyli szerokości tras w odniesieniu do mocy wybranych samochodów. Przy wyborze lokalizacji ważna jest też infrastruktura. Stare lub zbyt małe budynki na polskich torach motoryzacyjnych źle wpłyną na wizerunek eventu lub zwyczajnie spotęgują koszty związane z budową większej infrastruktury namiotowej. Lokalizacja to jednak początek, oczywiście udaje się dobrać odpowiednią, która spełnia założenia. Ma odpowiednie parametry, parking dla uczestników oraz znajduje się w miejscu dobrze skomunikowanym z zapleczem hotelowym o odpowiednim standardzie. Teraz rozpoczyna się dla agencji trudny czas wyboru podwykonawców, którzy wezmą udział w naszym projekcie.

Niektóre elementy wydarzenia są nowe lub zwyczajnie wymagają zmiany dostawcy, wtedy agencja rozpisuje przetarg na daną usługę. Wielu jednak z naszych dostawców, to niemal nasi pracownicy. Stanowimy zespół, który wspiera się i wspólnie planuje każde wyzwanie. W skład zespołu wchodzą specjaliści od scenografii, techniki scenicznej, ochrony, zabezpieczenia medycznego i nasze gwiazdy – kierowcy i instruktorzy motoryzacyjni. Rozpoczynamy pracę nad planowaniem, spotykamy się podczas wizji lokalnych, poświęcamy godziny i tygodnie na rozmowy, poprawki i ustalenia. Próbujemy określać zasady współpracy, chociaż w świecie eventów, które są żywym, wierzgającym organizmem nie ma możliwości, aby trzymać się jakichś jasno określonych żelaznych zasad.

Ważna jest intuicja i pewnego rodzaju zmysł, pozwalający już na etapie planowania wyobrazić sobie wielopoziomową mapę wszystkich, nawet najdrobniejszych składowych wydarzenia. Ostatecznie zaczyna się najtrudniejszy czas sprawdzianu. Kilka dni montażowych, podczas których wszystko musi działać jak w zegarku. Wszystko zostało wcześniej zaplanowane, czas montażu hal namiotowych i innych elementów konstrukcyjnych na torze, następnie dostawa i montaż prawie 500 banerów w różnych rozmiarach i kształtach.

Technika sceniczna stawia sceny i ekrany. Scenografia buduje świat na nowo i w to kolorach i obrazach należących marketingowo do wizerunku naszego Klienta. Operatorzy szykują realizację kamerową wydarzenia na wszystkie ekrany, samochody oklejane są logotypami Klienta. Kierowcy i instruktorzy wyznaczają trasy i strefy swojej pracy. Buduje się kuchnia i zaplecza restauracyjne. Kończymy ciągłą pracę o 2 w nocy po czterech dobach montażu. Całą tą pracę wykonało dla mnie około czterdziestu pięciu dzielnych panów i tylko czasem przewracali oczami, słysząc moje kolejne poprawki i małe jakościowe „wrzutki”. Rankiem następnego dnia budzimy się z dreszczem ekscytacji na plecach, to dzisiaj zaczynamy realizację projektu, który dotąd oglądaliśmy jako obrazki narysowane w komputerze przed naszego grafika.

Teraz nasze pomysły nabrały wymiernej formy, która co najważniejsze podoba się naszemu Klientowi. Miłe uczucie. Zanim przyjdą pierwsi goście, sprawdzamy czy wszystko działa, omawiamy jeszcze raz zadania i przypominamy o najważniejszych elementach eventu. Takie odprawy będę przeprowadzać praktycznie każdego dnia przez dwa tygodnie. Każda nowa grupa, nieważne czy pierwsza czy dziewiąta, przyjeżdżająca na tą motoryzacyjną przygodę, musi odczuć, że dziś jest pierwszy dzień i wszystko co widzą zostało przygotowane niedawno i specjalnie dla nich!

Zaczyna się sprawdzian dla wszystkich, pracujemy szybko i intensywnie, musimy natychmiast podejmować decyzje i reagować na każdą sytuację, tak, aby Klient czuł komfort i spokój, że wszystko idzie zgodnie z planem. Wchodząc na event sprawdzam osobiście wszystkie strefy. Staram się wczuć w rolę uczestnika eventu. Nie jest to proste, jestem kobietą, a moimi gośćmi są przeważnie mężczyźni. Musiałam nauczyć się ich postrzegania świata, wymagań co do dawki oczekiwanej adrenaliny podczas takiej imprezy, ale też estetyki wydarzenia jakiej oni oczekują. Zaplanowałam sobie wcześniej takie elementy, którymi zyskam ich przychylność. Samochody, odpowiednia ekspozycja każdego ranka, potęguje wzrost adrenaliny już na dzień dobry.

Odpowiedni dobór hostess, które „przeprowadzają” naszych uczestników przez wszystkie punkty w programie dwudniowej imprezy. „Czasoumilacze” czyli cały mój team skrupulatnie dobranych plinstruktorów i kierowców, którzy zapewniają moim gościom świetną zabawę i miłe wspomnienia. Zabawa i profesjonalna organizacja – to mają poczuć i zobaczyć uczestnicy i, co najważniejsze, Klient. Bezpieczeństwo i zdrowy rozsądek, to musi zapewnić bezwzględnie mój team. Uczestnicy bardzo często nie zdają sobie zupełnie sprawy, ile razy szybka reakcja instruktora uratowała ich zdrowie, a kto wie czy nie życie. Podczas tego projektu pracuje dla mnie blisko siedemdziesiąt pięć osób, które każdego dnia dają z siebie wszystko, pomimo odcisków, spalonych słońcem twarzy, niewyspania i rozłąki z rodzinami na dość długi czas.

Każdego dnia tak samo pilnie zwracamy uwagę na Detale. Event idealny to zbiór dopracowanych szczegółów. Moim zadaniem jest panowanie nad tymi szczegółami i umiejętne zarządzanie ekipą. To trochę jak z dyrygentem i orkiestrą. Muszę mieć pełen ogląd całości przygotowywanego wydarzenia. Moja rola ogranicza się do umiejętnego rozdzielania zadań i obowiązków oraz egzekwowania efektów. Przy czym ważne jest, aby zdobyć posłuch zespołu i podwykonawców oraz stać się dla nich autorytetem.

Każdy nowy projekt, event nawet najmniejszy stanowi dla mnie, mojej wspólniczki i całego naszego zespołu nowe wyzwanie. Realizacja własnych pomysłów i obserwowanie, jak stają się rzeczywistością, to z pewnością źródło satysfakcji, które powoduje, że nasza praca naprawdę nas kręci. Mam ogromną nadzieję, że kiedyś spotkamy się biznesowo. Nie mogę się doczekać.

AGNIESZKA CHRZANOWSKA, MAGDALENA KRÓL
Założycielki agencji eventowej
Femme Events
www.femme-events.plinstruktorów