Jak rozpoznać czy Twój program do biznesu jest bezpieczny?

Własny biznes to odpowiedzialność. Właściciele firm muszą na co dzień wypełniać szereg obowiązków, które wpływają na kondycję całego przedsiębiorstwa, a ich niedopełnienie może nieść poważne konsekwencje. Coraz więcej właścicieli korzysta z gotowych rozwiązań w postaci specjalistycznych programów do biznesu, które nie tylko uskuteczniają właściwe zarządzanie firmą, ale też pomagają ustrzec przed przykrymi konsekwencjami. Jednak przy wyborze takich narzędzi warto sprawdzić, na ile są one bezpieczne w codziennym użytkowaniu.

O co powinien zadbać każdy przedsiębiorca?

Podstawowym działaniem, które zapewnia właściwe funkcjonowanie firmy jest dbanie o jej finanse. Oprócz rosnących zysków ze świadczonych usług czy sprzedaży towarów, wpływ na działanie firmy ma również samo jej rozliczanie. Głównym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie księgowości. Musi być ona prowadzona w sposób zgodny z prawem, a niedopilnowanie w tym zakresie może prowadzić do licznych problemów o naturze karno-skarbowej. Dzięki postępującej technologii, jednym z popularniejszych sposobów rozliczania mikro i małej firmy jest prowadzenie księgowości samodzielnie przez właścicieli – przedsiębiorców. Służą temu dedykowane narzędzia, a najchętniej wybieranymi są te w modelu SaaS – oprogramowania w chmurze, dzięki którym dostęp do danych firmy może odbywać się stale, czyli bez względu na miejsce i czas. Tego typu programy często oprócz funkcji służących do prowadzenia księgowości online, zawierają także szereg innych narzędzi, dzięki którym możliwe jest np. prowadzenie gospodarki magazynowej, zarządzanie relacjami z kontrahentami czy terminami (dzięki wbudowanemu systemowi CRM), rozliczanie pracowników czy planowanie i przypisywanie zadań pomiędzy nimi.

Bezpieczny program do księgowości online – czyli jaki?

Każdy przedsiębiorca posiadający dane swoich klientów, pracowników czy kontrahentów staje się odpowiedzialnym za bezpieczeństwo posiadania tych informacji. Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych narzucają na właściciela przepisy prawne, zaś dbałość o poufność informacji odnośnie firmy wynika głównie z rozsądku i zabezpieczenia przed nieuczciwą konkurencją. Najczęściej tego typu informacje przechowywane są właśnie w programach do prowadzenia biznesu. Co zatem wyróżnia bezpieczny system dla firm?

• Wiarygodny dostęp – Polega na zabezpieczeniu dostępu do konta hasłem. Przed wyborem programu do rozliczeń finansowo-księgowych warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dany system posiada możliwość włączenia funkcji dwuetapowego logowania. W przypadku kradzieży hasła, zastosowanie nowoczesnych technik uwierzytelniania dostępu w oparciu o chociażby telefon, uniemożliwi osobom trzecim pozyskanie danych z konta.
• Tworzenie i utrzymywanie kopii zapasowych – Jest to jedna z głównych cech charakteryzujących dobre programy księgowe. W przeciwieństwie do programów tradycyjnych, czyli takich które wymagają instalacji na komputerze, przewagą systemów online jest fakt, że tworzenie i utrzymywanie kopii zapasowych leży po stronie dostawcy oprogramowania.
• Raporty danych osobowych – Jak już zostało wspomniane wcześniej, bezpiecznym programem do księgowości online jest taki, który w pierwszej kolejności spełnia wymogi stawiane przez prawo w tym zakresie. Oznacza to, że musi on być dostosowany do przepisów o ochronie danych osobowych. Jednym z takich wymogów jest posiadanie raportów danych osobowych wymaganych przez UODO (GIODO). Dlatego też przed zakupem systemu warto sprawdzić, czy posiada on funkcję generowania tego typu raportów, w których będą zawierać się takie informacje jak: daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu, identyfikator użytkownika wprowadzającego te dane, źródła danych czy wykaz odbiorców, którym dane zostały udostępnione.
• Szyfrowana transmisja danych – Jest szczególnie istotna z punktu widzenia prowadzenia rozliczeń księgowych. Bezpieczne programy księgowe stosują protokoły SSL w oparciu o algorytmy stosowane przez banki, czyli o najwyższym stopniu bezpieczeństwa. Jak najłatwiej określić czy dany program posiada takie certyfikaty? Przy logowaniu do systemu należy sprawdzić, czy w pasku przeglądarki pojawia się “https” (zamiast standardowego “http”). Wówczas mamy pewność o nawiązaniu bezpiecznego połączenia.

Czynnik ludzki przede wszystkim

– Za każdym udostępnianym narzędziem stoi grono specjalistów tworzących program, a w przypadku programu do księgowości online szczególnie istotne jest wsparcie ze strony tych osób. Wynika to z faktu, że księgowość jest złożonym tematem, a stale zmieniające się przepisy prawne powodują, że przeciętny przedsiębiorca może mieć problemy z regularnym ich śledzeniem i wdrażaniem w życie. W tej sytuacji nieoceniona jest zatem pomoc ekspertów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, księgowości czy prawa pracy, którzy potrafią udzielić rzetelnej pomocy przedsiębiorcy odpowiadając na jego pytania – komentuje Ewa Szpytko-Waszczyszyn, ekspert wFirma.pl platformy dedykowanej mikro i małym przedsiębiorstwom do prowadzenia księgowości online. – Co więcej, jeśli obecność ekspertów z wymienionych wyżej dziedzin idzie w parze z obecnością specjalistów od bezpieczeństwa danych osobowych i systemów informatycznych, możemy mieć pewność, że system z którego korzystamy jest na bieżąco, bez dodatkowych opłat aktualizowany i dopasowany do aktualnych przepisów – dodaje ekspert. Korzystając z rozwiązań SaaS mamy zatem pewność, że wygoda, niewygórowana cena i tak ważne dla biznesu bezpieczeństwo mogą iść w parze.