Księgowość nowej generacji, czyli jak pracują księgowi?

Obecnie specyfika pracy w księgowości znacznie odbiega od tradycyjnego wzorca. Silny rozwój technologii IT swoim zasięgiem zrewolucjonizował w ostatnich latach również tę branżę, co w szczególności wpłynęło na wydajność i efektywność pracy księgowego. Nasuwa się zatem pytanie, jak w dobie zaawansowanych rozwiązań technologicznych branża księgowości odnalazła optymalne dla siebie narzędzia, które pozwoliły sprawnie funkcjonować jej na rynku?

Księgowość 2.0

Stereotypowe myślenie o zawodzie księgowego już dawno nie znajduje swojego odzwierciedlenia w rzeczywistości. Dziś księgowość idzie z duchem czasu, jest innowacyjna, a narzędzia stosowane przy codziennej pracy są oparte o najnowsze rozwiązania technologiczne. Opasłe segregatory z ręcznie wpisywanymi danymi i stosy papierów zostały wyparte na rzecz nowoczesnych narzędzi, które w znacznej mierze przyczyniły się do automatyzacji wielu procesów księgowych. Nowoczesne systemy księgowe przede wszystkim ułatwiają i przyśpieszają pracę, co wpływa na jej efektywność.

Obecnie światem księgowości zawładnęły oprogramowania w modelu ERP, które na rynku nieprzerwanie od kilku lat cieszą się niesłabnącym powodzeniem. Systemy oparte na tej technologii to tzw. chmury obliczeniowe, które dostępne są w wersji online bez konieczności instalowania na komputerze.

– Tego typu narzędzia działają w oparciu o aktualne wymogi prawne. Dane osobowe są w pełni bezpieczne i przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Za ich pośrednictwem istnieje możliwość między innymi automatycznego księgowania sprzedaży, importu wyciągów bankowych czy sprawdzania podatkowego – komentuje Ewa Szpytko-Waszczyszyn, Dyrektor Administracyjny z MojeBiuro24.pl, platformy dla biur rachunkowych, która pozwala na bieżąco łączyć pracę księgowych i przedsiębiorców.

Cechą serwisów w wersji internetowej, która warunkuje ich przewagę na rynku oprogramowań, są też bezpłatne cykliczne aktualizacje systemu zgodne z obecnym stanem prawnym oraz dostosowane do potrzeb użytkowników. Zatem na księgowych korzystających z takich programów nie ciąży obowiązek wprowadzania ręcznych modernizacji. Wszelkie procesy księgowe są automatycznie dostosowane pod wiodące przepisy.

Jak pracują współcześni księgowi?

W zależności od charakteru zajmowanego stanowiska w branży księgowości, ważne są różne funkcje programów księgowych, które świadczą o ich atrakcyjności. Do zadań biura rachunkowego należy przede wszystkim prawidłowe wyliczenie obciążeń podatkowych klientów. Dla osoby zarządzającej biurem dodatkowym obowiązkiem jest sprawowanie nadzoru nad pracą całego zespołu księgowych. Zatem program użytkowany w biurze musi wspomagać prawidłową optymalizację kosztów pracy. Młodsze księgowe mogą mieć nadane uprawnienia do prostych czynności typu wprowadzanie dokumentów. Następnie po stronie starszego księgowego leży już tylko sprawdzenie prawidłowości tych wpisów pod względem merytorycznym oraz wyliczenie podatków. Poza tym takie systemy pozwalają również na masowe generowanie raportów, deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych, plików JPK_VAT czy wygodną wysyłkę elektroniczną niezbędnych dokumentów bezpośrednio do organów kontroli podatkowej. Nowoczesne systemy do prowadzenia księgowości umożliwiają również współpracę na linii księgowy – klient, stanowiąc tym samym wartość dodaną dla obu stron. Oznacza to, że klient ma ciągły wgląd do panelu swojej firmy. Może między innymi wystawiać faktury, które są automatycznie zaksięgowane, a po stronie biura rachunkowego pozostaje sprawdzenie np. prawidłowości zastosowanych stawek VAT. Biura rachunkowe, które funkcjonują w oparciu o nowoczesne technologie, dzięki takiemu rozwiązaniu zwiększają nie tylko wydajność pracy całej organizacji, lecz także jej efektywność, co w konsekwencji pozwala im wyróżnić się na tle konkurencji.

Z kolei dla księgowego pracującego dla jednej firmy ważne jest przede wszystkim ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń wraz ze skrupulatnym archiwizowaniem powiązanej dokumentacji. Zatem program, z którego korzysta, musi być wyposażony w możliwość załączania wszystkich dokumentów, które następnie są udostępniane w postaci raportów do doradcy finansowego przedsiębiorstwa czy zarządu. Do zadań głównego księgowego wykonującego swoje obowiązki wewnątrz danej organizacji należy także stała współpraca z instytucjami kontroli podatkowej oraz obecnie z Ministerstwem Finansów w zakresie doręczania plików JPK_VAT. Stąd też program do księgowości powinien zapewniać integrację z tymi jednostkami.

Systemy księgowe a bezpieczeństwo

Dostawcy oprogramowań internetowych są zobowiązani do stosowania się do polityki bezpieczeństwa danych osobowych.

– Dzięki temu przetwarzanie i archiwizacja danych przebiega zgodnie ze wskazaniami GIODO i wymogami, jakie będzie nieść RODO, a biura rachunkowe mogą świadczyć w pełni profesjonalne usługi na rzecz podmiotów bez obawy o utratę czy przekazanie danych w niepowołane ręce – wyjaśnia Ewa Szpytko-Waszczyszyn z MojeBiuro24.pl.

W praktyce oznacza to, że wszystkie dane przechowywane są na serwerach dostawcy, które podlegają szczególnej ochronie i zabezpieczeniom, znacznie silniejszym niż w przypadku przechowywania danych na dysku komputera, do którego każdy może mieć dostęp.

Konsekwencje postępu technologicznego

Digitalizacja branży księgowości wpłynęła w znacznej mierze na sam komfort pracy i jakość świadczonych usług. Nowoczesne narzędzia, którymi posługują się współcześni księgowi, przyśpieszają wiele procesów, co w konsekwencji rzutuje na wydajność i optymalizację. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, śmiało można stwierdzić, że branża księgowości sprostała dynamicznemu rozwojowi, jaki postawiła przed nią ingerencja branży IT. W efekcie tego obecnie może pochwalić się rewolucyjnymi rozwiązaniami, które sprawiają, że nie ulega ona stagnacji, a wręcz nieustannie zaskakuje ofertą biur, które są dużo atrakcyjniejsze, innowacyjne i przede wszystkim potrzebne.

Autor: MojeBiuro24.pl