Organizacja konferencji i eventów B2B – trendy i dobre praktyki

Dlaczego warto promować swoją markę poprzez eventy? Jak uniknąć organizacyjnych błędów i zapewnić swojemu wydarzeniu sukces? O sprawdzone rozwiązania i najnowsze trendy zapytaliśmy Olgę Krzemińską-Zasadzką, założycielkę Agencji Power, liderkę rynku eventów i incentive travel.

Była Pani jurorką największego międzynarodowego konkursu dla organizatorów eventów – Eventex Awards, który został rozstrzygnięty w Dublinie w styczniu br. Czym wyróżniły się nagrodzone projekty? W jakim kierunku podąża na świecie organizacja wydarzeń?

W ciągu ostatnich siedmiu lat konkurs Eventex Awards nabrał prawdziwie globalnego znaczenia w branży organizacji imprez, stał się ogromną inspiracją i przykładem organizacyjnej perfekcji. Najlepsze projekty to projekty, które odważnie wykraczają poza znane nam dotychczas ramy, przełamują konwencje, pokazują nowe podejście do organizacji eventów. Takie, których organizacja wiąże się z koniecznością przekonania klienta do nieznanego jeszcze rozwiązania, sytuacji, w której klient musi zaufać agencji. Właśnie takie projekty zmieniają branżę eventową i wytyczają trendy. Oczywiście największe wrażenie robią eventy trudne pod względem organizacyjnym, z dużą ilością logistyki, przygotowywane miesiącami, duże i spektakularne.

Jak ocenia Pani polski rynek eventów na tle międzynarodowym?

Polski rynek eventów jest rynkiem wyjątkowym pod wieloma względami, ale wyróżnia się bardzo pozytywnie. Jesteśmy kreatywni, otwarci, bardzo pracowici, mamy wyjątkową umiejętność dostosowywania się do każdych warunków, umiemy pracować pod presją czasu, przy czym nie toniemy w biurokracji jak to często bywa u wielu naszych sąsiadów.

Konferencje, branżowe spotkania, szkolenia są dziś dla wielu firm nie tylko elementem budowania wizerunku i pozycji na rynku, ale i pozyskiwania kontrahentów. Kto dziś najchętniej je organizuje i dlaczego? Jakie korzyści przynosi to organizatorom?

Dziś do organizacji eventów podchodzimy  dużo bardziej pragmatycznie niż kiedyś – firmy coraz częściej potrafią jasno wytyczać cele biznesowe, a organizatorzy posiadają coraz więcej wiedzy i możliwości, by cele te realizować. Rynek się profesjonalizuje, a event stał się narzędziem dającym firmom nie tylko możliwość promowania się i budowania wizerunku, ale również nawiązywania relacji z kontrahentami. Jednocześnie wiedza na temat organizacji skutecznych eventów jest coraz większa, mamy dostęp do najlepszych mówców i motywatorów. W czasach, gdy nieustannie jesteśmy online, dobrze zorganizowany event jest 1000 razy skuteczniejszy niż wysłanie oferty drogą elektroniczną. Firmy, które rozumieją tą zależność szybko osiągają sukces i idą do przodu.

O jakie elementy programu konferencji warto zadbać, aby zaangażować uczestników i zapewnić wartościowe doświadczenie?

Najważniejsze w organizacji eventów jest zbudowanie relacji między prelegentami, osobami prowadzącymi, mówcami a uczestnikami wydarzenia, czyli dobór odpowiednich prelegentów do charakteru i celu wydarzenia. Jeśli takiej relacji między nadawcą a odbiorcą nie uda nam się stworzyć, to nie uda nam się również spełnić celu komunikacyjnego wydarzenia – takim celem może być motywacja, inspiracja, wspólne celebrowanie, przekazanie wiedzy. Cała otoczka – od  dobrej kawy, tego, jak jest zaprojektowana scena czy efekty w prezentacjach, jakie jest nagłośnienie, oświetlenie, aplikacje do konferencji, materiały drukowane, identyfikatory… to wszystko jest ważne, ale to są tylko dodatki do tego głównego celu, jakim jest przekazanie konkretnego komunikatu, czegoś wartościowego, co uczestnik wyniesie z wydarzenia.

Co jest najważniejsze w organizacji takich wydarzeń i decyduje o sukcesie – miejsce, prelegenci, atrakcje dodatkowe czy promocja?

Na sukces wydarzenia składa się wiele czynników, ale najważniejsze są czynniki czysto ludzkie – dobry lider projektu i odpowiednio dobrany zespół, który z pełną motywacją będzie działał pod jego przewodnictwem. Jeśli zespół jest zaangażowany i ma poczucie tego, że projekt jest ważny, to jest w stanie stworzyć wydarzenie, które zachwyci, takie na które uczestnicy sami będą chcieli przyjść. Motywacja zespołu, który stoi za organizacją wydarzenia jest kluczowa.

Trafny dobór lokalizacji do celu wydarzenia i charakteru uczestników jest równie ważny, ponieważ są uczestnicy, którzy lubią poznawać miejsca nowe i tacy, którzy wolą te sprawdzone. Zawsze oczywiście duże znaczenie grają możliwości techniczne obiektu, odpowiednia wysokość, możliwość dostosowywania sali do charakteru wydarzenia i kompetentny zespół pracowników obiektu.

Jakie znaczenie ma termin wydarzenia dla jego powodzenia? Jakie są zasady doboru terminu i czasu trwania wydarzenia?

Najważniejsze, by był to termin na tyle odległy, by organizator miał możliwość stworzyć wydarzenie na najwyższym poziomie. Wiele zależy od celu i grupy docelowej. Przede wszystkim należy upewnić się, że w danym terminie nie ma wydarzeń konkurencyjnych, tworzonych przez innego organizatora dla tej samej grupy docelowej.

W jaki sposób wybiera Pani miejsca – hotele, sale konferencyjne i inne obiekty? Czy tutaj można zauważyć jakieś mody, np. na obiekty ze SPA?

Większość klientów już na etapie briefowania agencji określa swoje oczekiwania co do maksymalnej odległości obiektu, to kluczowy czynnik. Mając tę informację, szukamy obiektu, który w najwyższym stopniu spełni pozostałe oczekiwania klienta. Współpracujemy zarówno z nowymi obiektami, jak i tymi, które już wielokrotnie się sprawdziły. Nowe obiekty mają tą wadę, że nie zawsze zespół jest jeszcze odpowiednio przeszkolony, to oznacza dla nas więcej pracy. Nasza agencja najczęściej współpracuje z obiektami o 4 i 5 gwiazdkach oraz gośćmi wymagającymi najwyższych standardów, dlatego zwracamy uwagę na wszystkie detale.

Zaplecze wellness & SPA jest dodatkowym, ale ważnym atutem. Co ciekawe, ostatnio coraz większym zainteresowaniem cieszą się także wyjazdy zdrowotne i regeneracyjne, gdzie uczestnicy mogą odzyskać siły, zadbać nie tylko o samopoczucie, ale też o zdrowie i dietę, zainspirować się do zdrowszego trybu życia.

Jak dobiera Pani prelegentów? Czy status eksperta wystarczy, czy medialność nazwisk jest dzisiaj niezbędna?

Zawsze staramy się jak najlepiej dopasować prelegentów do charakteru wydarzenia oraz jego uczestników. Jeśli uczestnikami będzie grupa wysokiej rangi specjalistów, to naturalnie poszukujemy uznanych, cieszących się wysoką renomą ekspertów. Lubimy prelegentów o wysokiej kulturze osobistej, zabawnych, takich, którzy potrafią ciekawe poprowadzić swoje wystąpienie.

A atrakcje dodatkowe? Po całym dniu prelekcji, zwłaszcza przy dwudniowych imprezach warto zadbać o rozluźnienie atmosfery…

Jako agencja postawiliśmy sobie za cel stworzenie takich atrakcji, które z jednej strony zapewniają uczestnikom wspaniałą zabawę a z drugiej realizują jakieś konkretne cele. Mam na myśli nie tylko integrację, ale przede wszystkim zmianę podejścia zespołu do mierzenia się z problemami, z którymi spotyka się na co dzień w swojej pracy. Scenariusz i zabawa to tylko pewnego rodzaju opakowanie po to, by uczestnik z wydarzenia wyniósł coś konkretnego, coś co pozwoli całemu zespołowi lepiej sobie radzić, poprawi komunikację, zmieni nastawienie i zwiększy motywację. Sukces polega na tym, by scenariusz był tak doby i tak ciekawy, by wszystko to było (tylko) świetną zabawą.

Jakie scenariusze cieszą się największym powodzeniem?

Event uwielbia nowości – wszystko co nowe, gdzie można zrobić coś ekscytującego, to co wywołuje wiele pozytywnych emocji i zaciekawienia wśród uczestników. Nasza agencja skupia się przede wszystkim na eventach o charakterze sportowym lub z elementami rywalizacji i dużym udziałem rozmaitych aktywności w scenariuszu. Scenariusze o zabarwieniu sportowym i zachęcającym do aktywności zyskują na znaczeniu, ponieważ pracownicy niektórych korporacji weszli w wiek, w którym zaczęły się problemy zdrowotne. Podziwiam firmy, które to widzą i reagują zachęcając pracowników do aktywności. Dopasowujemy scenariusz do możliwości uczestników, ale zawsze staramy się świetnie bawić. Coraz większym powodzeniem cieszy się zabawa w parkach trampolin, na Fly Spotach, czy na wodzie na FlyBoardzie.

Jak zmieniają się oczekiwania klientów na przestrzeni lat, dostrzega Pani jakieś trendy?

Głównym trendem jest to, że rynek się stabilizuje i staje się rynkiem profesjonalistów. Dotyczy to również klientów, bo dziś  potrafią oni jasno określić swoje oczekiwania i doceniają pracę z profesjonalistami. Event rośnie w siłę, nowinki technologiczne wkraczają w każdy aspekt tego świata. Świat scenografii zmienił się chyba już na zawsze w świat technologii – scenografię tworzą obrazy rzucane na ekrany, grafika 3d, mappingi. Co do samego charakteru eventów, to każdy rok jest inny, nie ma reguł – w jednym przeważają konferencje, w innym team-building, w kolejnym wyjazdy typu incentive.

Jakie podstawowe błędy w organizacji wydarzeń dostrzega Pani na rynku?

Kardynalnym błędem jest niedostosowanie scenariusza wydarzenia do grupy docelowej, czyli myślenie, że jeśli jakiś scenariusz świetnie sprawdził się dla jednej grupy to sprawdzi się i dla innej. To nieprawda. To samo dotyczy promocji wydarzenia. Źródłem sukcesu zawsze jest dobra strategia, unikalna, świetnie dopasowana do charakteru eventu i oczekiwań uczestników. Często popełnianym błędem jest również zbyt duże angażowanie techniki do zapraszania gości – w wielu przypadkach nadal lepiej robić to indywidualnie, tradycyjnymi metodami.

Konferencje czy eventy muszą mieć nie tylko ciekawy program, ale i świetną obsługę gości, zaplecze techniczne itp. Wydaje się, że to ona jest właśnie największym wyzwaniem dla organizatora – catering, noclegi, transport, sprzęt i obsługa… zgadza się Pani? Ma Pani sprawdzone rozwiązania?

Z naszego doświadczenia wynika, że o kwestiach logistycznych i współpracy z danym obiektem wiele może powiedzieć nam pewien czynnik. To pewien sekret, nasza metoda, która bardzo wiele mówi nam o tym, czy na danym obiekcie możemy polegać – sprawdzamy czy obiekty hotelowe i podwykonawcy, z którymi pracujemy często zmieniają zespół pracowników. Jeśli rotacja jest duża, daje nam to do myślenia.

Jedną z największych bolączek organizatorów jest frekwencja. Jak należy o nią zadbać? I co robić, jeśli nie uda się zapewnić pożądanej liczby gości, sala będzie świeciła pustkami, a wydarzenia nie można już odwołać?

Tworzyć tak dobre wydarzenia, by uczestnicy sami chcieli w nich uczestniczyć i współpracować z agencjami eventowymi, które właśnie w ten sposób podchodzą do obsługi klientów i przygotowywania eventów. A jeśli się nie uda? Zmniejszyć liczbę krzeseł, by sala nie świeciła pustkami.

W tym roku założona przez Panią Agencja Power obchodzi swoje dwudziestolecie. Jak mogłaby Pani podsumować te dwie dekady?

To było fascynujące 20 lat. Zaczynaliśmy od organizacji wyjazdów narciarskich w 1997 roku. Dziś jesteśmy jednym z liderów polskiego rynku eventów i incentive travel. Udało nam się zbudować biznes oparty na pasji, wynikający z naszej miłości do sportu, aktywności i rywalizacji. Obsługujemy największe obecne na polskim rynku marki, organizujemy wyjazdy incentive, konferencje, gale i bankiety oraz wydarzenia o charakterze sportowym.

W jakim kierunku będzie Pani prowadzić firmę? Gdzie dostrzega Pani najlepsze perspektywy dla branży eventowej?

Przez wszystkie lata naszej działalności wiele się zmieniło, wiele się nauczyliśmy, nie zmieniło się tylko jedno – nasz power do tworzenia eventów w najlepszym możliwym wydaniu. Ten power zawsze w nas był i będzie. Kierunek to rozwijać się, zgodnie z naszymi przekonaniami, zasadami i doświadczeniem oraz przekazywać naszym klientom, uczestnikom wydarzeń i naszym pracownikom to, co najlepsze.

Dziękuję za rozmowę.

 Agata Cupriak

Zapisz