Jak radzić sobie w procesie zmiany biznesowej?

W biznesie zmiany są nieuniknione. I choć większość z nas zdaje sobie z tego sprawę, bywa, że wywołują one u nas niepokój. Nie można tego w pełni wyeliminować. Jednak dynamicznie rozwijające się firmy wykorzystują coraz to nowe technologie, by przeprowadzać zmiany sprawniej i z lepszym zrozumieniem potrzeb pracowników.

Wraz ze wzrostem tempa zmian w organizacjach, są rzeczy, które można zrobić, aby je łatwiej zaadoptować i tym samym pozytywnie wpłynąć na rozwój. Otwartość na technologię, wykorzystywanie możliwości jakie one ze sobą niosą, reagowanie i dostosowywanie się do warunków rynkowych oraz pojawiających się nowych trendów jak choćby ekspansja pracy mobilnej czy coraz szersze wykorzystanie chmury obliczeniowej. Są to najważniejsze z elementów pozwalające oderwać się organizacjom od skostniałych struktur i skupić się na celu, jakim jest szybszy rozwój firmy i szeroko pojętego biznesu.

Przy planowaniu i późniejszym wprowadzaniu zmian należy jednak niejako na nowo zdefiniować firmę: jej strategię, kulturę oraz najważniejsze wartości. Ponadto zdarza się, że konieczna jest również weryfikacja własnego portfolio produktowego, świadczonych usług czy też sposobu, w jaki kontaktujemy się i współpracujemy z klientami. W ramach działań HR można dokonać zmian w liniach raportowania, indywidualnych rolach i obowiązkach oraz podejściu do rozwoju i nagradzania pracowników. Niezależnie od zajmowanego w firmie stanowiska – czy mamy do czynienia z menadżerami czy pracownikami, każdy uczestniczy w procesie zmiany. Oto 6 wskazówek, jak je sprawnie przeprowadzić.

1. Buduj zmiany w oparciu o jasne punkty historii firmy.
Przeszłość jest ważna, gdyż pomaga budować lepszą organizację na przyszłość, jednak kluczowe jest to, aby zachować pomiędzy nimi właściwą perspektywę. Nie należy negatywnie podchodzić do zdarzeń i decyzji podjętych w przeszłości, a zachować je jako cenne doświadczenie. Historia każdej firmy to zarówno sukcesy jak i etapy, w których uczymy się na błędach. Należy czerpać wiedzę z doświadczeń i przekuwać je na pozytywy, które mają wpływ na sukces firmy w teraźniejszości, ale także w przyszłości. Dzięki nim można łatwiej znaleźć odpowiedzi na takie pytania jak to, co można ulepszyć, zmodyfikować i zmodernizować, aby lepiej prosperować w zmieniającym się środowisku biznesowym.

2. Stwórz w firmie model oparty na otrzymywaniu i przetwarzaniu informacji zwrotnych.
Zmiana nie jest czymś, co zdarza się bez powodu – to coś, co może pomóc zarówno pracownikom jak i osobom za nie odpowiedzialnym. Gdy członkowie zespołu mają możliwość wniesienia wkładu w zmianę, czują się zauważeni przez organizację i bardziej zmotywowani. Z kolei osoby odpowiadające za zmianę mogą tworzyć i ulepszać praktyki i infrastrukturę, by adaptować najbardziej wartościowe, nowe pomysły.

Bez względu na to jaką rolę pełni się w organizacji można dostarczyć praktycznych informacji zwrotnych, które mogą być użyteczne w procesie zmiany. Narzędzia, które często są wykorzystywane w tym celu przez organizacje to wywiady i grupy fokusowe, ankiety badające poziom zaangażowania, badania pulsacyjne, sesje pracowników i kontraktorów czy firmowe media społecznościowe. W konsekwencji ludzie widzą, że ich opinie są traktowane poważnie i następnie wykorzystywane we wspólnym celu, tym samym ich zaufanie rośnie, a wkład w proces zmian często wzrasta.

3. Skup się na tym, co jesteś w stanie kontrolować.
Nawet jeśli przyjmiemy model korzystania z opinii pracowników nigdy nie uda się zadowolić wszystkich. Jest to szczególnie ważne w przypadku strategicznych decyzji, które mogą podejmować jedynie niektóre osoby na odpowiednich stanowiskach.

Jednak niezależnie od tego, jaką funkcję pełnimy w organizacji, można nauczyć się dobrze reagować na zmiany. Pozytywne nastawienie może stanowić przyczynek do budowania zaufania u współpracowników czy zespołu, co w konsekwencji może zmniejszyć ich niepokój i zwiększyć zaangażowanie w przeprowadzane działania. Nawet jeśli niektóre z tych zmian nie wydają nam się na początku korzystne, nowy kierunek oferuje możliwości poprawy własnych umiejętności, współpracy z innymi współpracownikami lub podjęcia nowych wyzwań. Wyjście poza strefę komfortu jest w tym wypadku kluczowe i może być świetnym sposobem na naukę – a sposób, w jaki odnosimy się do nowych wyzwań, jest czymś, co zawsze można kontrolować.

4. Zaoferuj pomoc. 
Zmiana to zawsze wysiłek zbiorowy. Warto wiedzieć, jak można wspomóc proces zmiany. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie i nadzór zmian muszą jednak liczyć się z pojawieniem się  pewnej dezorganizacji w pracy czy nawet chaosu, ale przede wszystkim powinne być gotowe na opór wobec zmiany ze strony niektórych pracowników. Jest to dość częste zjawisko. Ludzie boją się nowych rzeczy, a także tego, że nie poradzą sobie w nowych warunkach. Tym samym osoby odpowiedzialne za zmianę powinny być empatyczne i zarazem konstruktywnie udzielać odpowiedzi i wyjaśniać pojawiające się ewentualne nieścisłości i znaki zapytania, by minimalizować te odczucia u innych.

5. Podkreślaj rozwiązania, nie problemy.
Jeśli pojawią się potencjalne problemy nie należy się na nich zatrzymywać a próbować nad nimi pracować. Warto zmienić podejście i skoncentrować się na pozytywnym wkładzie i określić potencjalne rozwiązania.

6. Dąż do znaczącego postępu, nie do doskonałości.
Nie można doprowadzić do sytuacji, w której doskonałość stanie się wrogiem dobrego. Należy wyznaczyć jasne oczekiwania, ale i pamiętać, że konsekwentny postęp jest ważniejszy niż uczynienie wszystkiego doskonałym. W miarę jak problemy lub błędy wychodzą na światło dzienne, należy nad nimi pracować i uczyć się na nich, a następnie zachęcać ludzi do znalezienia potencjalnych rozwiązań – taka jest natura innowacji. W zakresie budowania odpowiedniej motywacji szczególnie istotne jest naświetlanie i świętowanie pojawiających się w firmie sukcesów, wtedy gdy mają one miejsce tak, by ludzie mogli zauważyć efekty swojej pracy i mieli inne spojrzenie na przyszłość, którą wspólnie tworzą, a nie widzieli jedynie problemy, których firma często doświadcza po drodze.

Motywem przewodnim powyższych wskazówek jest nacisk na uznanie zarówno mocnych jak i słabych stron, oraz zrozumienie, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. Można to nazwać „mentalnością wzrostu” a całość może być ważnym narzędziem do przezwyciężenia niepewności wobec zmian organizacyjnych. Myślenie o rozwoju oznacza zawsze dążenie do rozwijania swoich umiejętności i doskonalenia się w swojej pracy. W branży i czasach, które charakteryzują szybkie zmiany, jedynym sposobem pozostania istotnym jest innowacja, elastyczność i zwinność organizacji. Dzięki odpowiedniemu podejściu do własnego rozwoju i przystosowaniu się do zmian firma może odnieść sukces w każdym środowisku, bez względu na to, jak dynamicznie one zachodzą.

Sebastian Kisiel, Citrix Systems Poland

(zdjęcie: źródło pixabay)

Źródło: biznes.newseria.pl

Show Buttons
Hide Buttons