W stowarzyszeniu SIŁA! W dialogu MOC! W zakupach RADOŚĆ!

Jesień ma swoje dobre strony. Wszyscy wracają do normalnego rytmu pracy i gotowi są do nowych wyzwań. Branża  zaczyna odreagowywać po aktywnym okresie, myśleć i działać na rzecz wspólnych interesów. Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) również rusza do realizacji swoich założeń na sezon 2019/2020. Zaczęliśmy od współpracy  ze Stowarzyszeniem Agencji Reklamowych SAR oraz innymi instytucjami skupionymi wokół „Dobrego Przetargu”, na rzecz promocji najlepszych standardów zakupowych i przetargowych w kategoriach marketingowych zgodnych z europejskimi trendami równości i partnerstwa biznesowego w relacji jakość- cena.

BIAŁA KSIĘGA

Dialog Branżowy zainicjowany został przez SAR (Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR) i PSML (Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów) i wkrótce do projektu dołączyło 6 organizacji, w tym SOIT. Na wzór wytycznych Światowej Federacji Reklamodawców WFA i Europejskiego Stowarzyszenia Komunikacji EACA, projektu „The Good Pitch” wydanym przez brytyjskie IPA i ISBA oraz francuskim, „La Bella Competition” powstała pigułka standardów i wiedzy, czyli „Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej – najlepsze praktyki i narzędzia przetargowe”. 

W Dialogu Branżowym i wypracowywaniu rekomendacji dla rynku oraz wzorów dokumentów  wzięło udział 62 ekspertów reprezentujących agencje i reklamodawców, łącznie 41 firm z branży FMCG, farmacji, bankowości, ubezpieczeń, mediów, rozrywki, telekomunikacji i transportu. W spotkaniach otwartych Dialogu wzięło dotąd udział  220 uczestników.

W najbliższym roku podczas warsztatów i spotkań edukacyjnych, eksperci będą dzielić się  informacjami na temat najlepszych praktyk i narzędzi w procesach przetargów i zakupów mediów, komunikacji digital, usług full service, komunikacji PR, brandingu, eventów, incentive travel oraz produkcji TV i badań.

„Dialog Branżowy „Dobry Przetarg” jest bardzo ważny dla całego rynku. 9 organizacji reprezentujących branżę komunikacji marketingowej w Polsce, wypracowało standardy, które będą rekomendowane agencjom i klientom. Liczymy na to, że te działania informacyjne wokół Dobrego Przetargu pozytywnie wpłyną na rynek, który się ustandaryzuje. Kluczowe jest, aby mówić jednym głosem, zarówno w obszarze eventów i incentive travel, jak i w innych kategoriach usług marketingowych.

NAJWAŻNIEJSZE RELACJE

Wszystkie te działania służyć mają zwiększaniu świadomości etyki w biznesie oraz zainteresowaniu się obszarem „relacji z dostawcami” w polityce CSR spółek. Organizacje skupione wokół projektu liczą, że dzięki „Dobremu Przetargowi” poprawią się warunki komercyjnej współpracy, w tym optymalizacji procesów i kosztów współpracy.

Wzajemna edukacja ma ułatwić realizację procesów zakupowych na usługi i produkcję komunikacji marketingowej. Rozwijanie kompetencji w zakresie „dobrych praktyk” ma ustanowić transparentność zakupów i kosztów, wyłonić najlepszych dostawców na rynku oraz zapewnić gwarancję weryfikacji dostawców pod względem jakości usług w sektorze marketingowym. Dla autorów projektu liczy się również budowanie jakości komunikacji marketingowej oraz zarządzanie czasem w procesach przetargowych.

Dialog Branżowy powstał w celu ustalenia najlepszych standardów zakupowych i przetargowych w kategoriach marketingowych, uwzględniając nie tylko równość i partnerstwo biznesowe stron, ale przede wszystkim najwyższą możliwą efektywność w zakupach marketingowych w relacji jakość-cena.

Polski rynek jest nadal „młody” (ze względu na transformację ustrojową i gospodarczą wolny rynek zaczął się rozwijać po 1989 roku). Polskim dostawcom i zleceniodawcom brakuje długoletniego doświadczenia w praktycznym zastosowaniu standardów biznesowych i etycznych. Powszechne jest zastosowanie praktyk lub procedur biznesowych, które nie uwzględniają wzajemnych, partnerskich interesów zleceniodawcy i dostawcy. Stosunkowo niskie jest w dalszym ciągu także zainteresowanie obszarem „relacji z dostawcami” w politykach CSR spółek w przeciwieństwie do innych zagadnień np. zatrudnienie nieletnich, praca przymusowa, ekologia. Partnerskie, oparte na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu „relacje z dostawcami” mogą realnie przyczynić się do biznesowego sukcesu firmy. W długofalowej perspektywie dobra relacja pomiędzy stroną kupującą a sprzedającą to pewniejsze decyzje dla przedsiębiorstwa, oszczędność czasu i pieniędzy. Dostawca, to nie tylko osoba odpowiedzialna za sprzedaż i dostawę towaru pod wskazany adres. To przede wszystkim firma czy człowiek, dzięki któremu nasze firmowe zakupy mogą stać się łatwiejsze, szybsze i przede wszystkim bardziej opłacalne. Z drugiej zaś strony dostawca nie istnieje bez swojego klienta (przedstawiciela firmy, szefa działu zakupów czy zaopatrzenia), dlatego ważne, by obie strony ową zależność miały na uwadze i czerpały z niej to, co najlepsze.

Kryzys rynków finansowych w 2007 roku oraz skala makroekonomiczna kryzysów gospodarczych zwiększyły koncentrację spółek na maksymalizację własnych korzyści kosztem dostawców. Niestety środki na wzajemną edukację dostawców oraz zleceniodawców w zakresie etyki i standardów odpowiedzialnego prowadzenia biznesu w obszarze relacji z dostawcami są ograniczone. Niestety polskim uczestnikom rynku ze strony i reklamodawcy i agencji brakuje świadomości wzajemnych korzyści biznesowych wynikających z etycznych postaw i partnerskiej współpracy.

WYSOKIE KOSZTY PRZETARGÓW

Jeśli chodzi o liczby to średni koszt pojedynczego przetargu w 2016 wyniósł 41 500 złotych netto. W skrajnych przypadkach nawet 219 000 złotych. (Źródło: badanie przeprowadzone przez SAR wśród 98 agencji członkowskich, wrzesień 2016). Wg zebranych danych w 2016 roku przeprowadzono 655 przetargów. Dodatkowo średnio 20% z nich zakończyło się bez rozstrzygnięcia. (Źródło: Portal Przetargowy prowadzony przez SAR plus przetargi wg Monitoringu Mediów, odnotowane w mediach). Łączny koszt wszystkich przetargów w 2016 roku dla rynku agencji wyniósł tym samym 135 912 500 mln złotych netto. (Źródło: Portal Przetargowy prowadzony przez SAR plus przetargi wg Monitoringu Mediów, odnotowane w mediach). Do tego należy jeszcze doliczyć koszty przetargu u Reklamodawców, a także zaangażowanie minimum zespołu Marketingu i Zakupów. Należy pamiętać, że przetarg reklamowy inaczej niż postępowania w większości kategorii zakupowych wymaga od agencji opracowania wielu zadań przetargowych (strategicznych, kreatywnych) i nie dotyczy jedynie złożenia oferty cenowej na usługi. Wykonanie zadań w przetargu reklamowym generuje koszty wewnętrzne oraz zewnętrzne agencji, które są następnie kompensowane w sprzedaży usług. Koszty przetargów podwyższają zatem ceny usług reklamowych dla klientów, ponieważ tak, jak każdy koszt w przedsiębiorstwie muszą być skompensowane w ostatecznym bilansie firmie. Wysokie koszty przetargów to wynik nieefektywnych procesów i praktyk biznesowych. Częściej wpływ na to ma brak kompetencji lub niewiedza jak organizować dane postępowanie przetargowe, rzadziej wynika to ze złej woli. Niezależnie, z czego to wynika, skutki dla całego rynku są takie same. Marnujemy czas, pieniądze i pogarszamy jakość komunikacji marketingowej.

Biała Księga to realne korzyści

Zastosowanie rekomendacji i narzędzi wypracowanych w Białej Księdze nie znosi ani nie ogranicza konkurencyjności, nie osłabia koncentracji na cenie i jakości kupowanych usług, nie faworyzuje żadnej ze stron relacji biznesowej. Poprawia natomiast efektywność procesów i kosztów, cenę i jakość kupowanych usług, finalną efektywność kupowanych usług, transparentność, a także szybkość procesów.

Wśród przykładowych narzędzi przetargowych w publikacjach można znaleźć: wzór zapytania o informację – RFI dla 9 obszarów komunikacji/ kategorii zakupowych, wzorcową umowę o zachowaniu poufności – NDA, SOW (Scope Of Work), listę produktów i usług agencji w zakresie komunikacji marketingowej, wzorcowy brief i kosztorys, arkusze ocen w RFP iw RFQ, mierniki oceny, słowniki kluczowych pojęć. Po prostu niezbędne narzędzia i wzorcowe dokumenty na potrzeby przeprowadzenia profesjonalnych i zgodnych ze standardami rynkowymi przetargów dla 9 obszarów komunikacji/ kategorii zakupowych.

O korzyściach wynikających z zastosowania standardów Białej Księgi świadczą liczby. Koszty przetargów w 2016 roku wyniosły 135 912 500 mln zł netto. Dla porównania przy zastosowaniu modelu rekomendowanego w Białej Księdze te same koszty spadłyby o 41 265 000 zł.

Mając powyższe na uwadze, kluczowe jest zwiększenie liczby marek ambasadorów i sygnatariuszy dobrych praktyk i wsparcie Dobrego Przetargu poprzez ich wizerunek . Po drugie wdrożenie standardów Dobrego Przetargu wewnątrz organizacji. Po trzecie edukacja rynku na bazie opracowanych narzędzi, procesów i praktyk.

Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel rekomenduje swoim członkom i klientom agencji incentive stosowanie modelu przetargowego zawartego w Białej Księdze w rozdziale dotyczącym incentive travel, który to model pozwala uniknąć double booking’u i sztucznego windowania cen w systemach rezerwacyjnych hoteli i linii lotniczych.

Na łamaniu standardów przetargowych finansowo tracą wszyscy. Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej jest szansą, by takie praktyki zniknęły. Niezwykle ważne jest działanie Reklamodawców i Agencji na rzecz efektywności i standardów. Liczy się każdy wspólny wkład.

NOWY SEZON Z DOBRYM PRZETARGIEM

Projekt Dialog Branżowy wraz z Białą Księgą Branży Komunikacji Marketingowej został już doceniony przez rynek jako przewodnik po dobrych praktykach i standardach etycznych, o czym świadczą m.in. Patronat Honorowy Ministerstwa Rozwoju, a także publikacje w raportach:  Forum Odpowiedzialnego Biznesu, Ministerstwa Rozwoju i Inwestycji oraz Zespołu do spraw Zrównoważonego Rozwoju i Społecznej Odpowiedzialności.

Liczymy, że Dialog Branżowy „Dobry Przetarg” to dobry znak nadchodzącego sezonu eventowego i incentive, który będzie pełen pozytywnych zmian w naszej branży i etycznych praktyk.

OLGA KRZEMIŃSKA- ZASADZKA

Założycielka i dyrektor zarządzająca powstałej w 1997 roku Agencji eventowej Power (także PowerSporti DMC Warsaw Poland), członek – założyciel Stowarzyszenia Branży Eventowej, wieloletni członek Zarządu SBE /2010-2017/, członek Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel / SOT/, Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce /SKKP/,a także Society for Incentive Travel Excellence /SITE/. Członek zespołu ekspertów Dialogu Branżowego SAR- PSML, brała udziałw pracach grup „Incentive”, był inicjatorką dołączenia SBE do projektu „Dobry Przetarg”.