Automatyzacja dla Twojego biznesu jest niczym chleb dla Twojego ciała

W czasach, gdy około 40% polskich firm notuje spadek obrotów, w kraju sąsiedzkim na dobre rozgorzała wojna, a w internecie znaleźć można wyliczenia wskazujące, iż z powodu stale rosnących cen energii taniej jest spędzić zimę na Majorce niż w Polsce – zrozumiałym jest przynajmniej częściowy brak myślenia o wprowadzaniu innowacji i usprawnień w przedsiębiorstwach. W końcu uniwersalne zasady zarządzania kryzysowego podpowiadają nam, iż nie jest to czas na zmiany – dobrą praktyką jest przygotowanie zawczasu polityk i procedur pozwalających na stabilizację sytuacji, tak aby ograniczyć zjawiska związane z lękiem i paniką wywoływanymi daną sytuacją. Dlaczego więc mielibyśmy właśnie w tym okresie dokładać do przysłowiowego pieca i wprowadzać dodatkowe zmiany w funkcjonowaniu firmy?

Automatyzacja software’owa

Wprowadzanie zmian w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa pod kątem automatyzacji może być rozumiane na wiele sposobów. Wśród przedsiębiorców z pokolenia X (urodzeni w latach 1965–1980) i starszych króluje pogląd, jakoby pod słowem „automatyzacja” kryły się przede wszystkim inwestycje w różnego rodzaju maszyny, urządzenia, pozwalające zastąpić manualną pracę wykonywaną przez zatrudnionych pracowników. Im bliżej do obecnych czasów, tym młodsze generacyjnie pokolenia zaczynają już rozumieć automatyzacje nie pod kątem zdobyczy techniki i schematów myślenia z epoki industrialnej i rewolucji przemysłowej, ale jako wprowadzanie różnego rodzaju programów komputerowych pozwalających na lepsze wykorzystanie czasu. Mówimy tutaj o wszelkiego rodzaju aplikacjach, pozwalających na zbieranie i klasyfikowanie danych, zastępujących ręcznie wykonywane czynności, czy to fizycznie, czy na komputerze, agregujących i usprawniających firmowe procesy. Przykładem niech będą systemy CRM, pozwalające na kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami, platformy szkoleniowe, które w znacznym stopniu zastąpiły bądź wsparły szkolenia stacjonarne, czy systemy do obsługi sprzedaży, które sprawiły, że częściej można już spotkać handlowca z tabletem aniżeli notatnikiem.

Wprowadzenie automatyzacji software’owej, a więc stworzenie oprogramowania informatycznego indywidualnie dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa jest z reguły prostsze i łatwiejsze aniżeli zaprojektowanie systemu maszyn i robotów, które zastąpią pracę manualną. Jeżeli zaś chodzi o efekty – cóż, te mogą być porównywalne bądź nawet większe w chwili, gdy spojrzymy na stosunek uzyskanego efektu do kosztów, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorstwo posiada już wprowadzony jakiś stopień automatyzacji przez maszyny.

Przewaga konkurencyjna

Nie jest tajemnicą fakt, iż aby zwiększyć przychody przedsiębiorstwa, a w niektórych przypadkach w ogóle utrzymać się na rynku, należy poza faktem ciągłego zwiększania i ulepszania portfolia produktowego, a także analizy zmian w zakresie zachowań i nawyków klienta docelowego, starać się być zawsze jeden krok przed konkurencją.

Wprowadzenie automatyzacji w przedsiębiorstwie może skutecznie wpłynąć na siły poszczególnych konkurentów na rynku – jeżeli dany biznes może wykonywać dany produkt, usługę szybciej niż inny, zapewniać lepszą jakość kontaktu z klientem, sprawniej realizować zamówienia od dostawców czy też wyeliminować błędy, pomyłki, zapomnienia wynikające z chaosu informacyjnego (w końcu komu nie przydarzyła się sytuacja, że zapisana kartka z ważną informacją „gdzieś się zapodziała” lub pojedynczy mail „gdzieś umknął”), to tylko kwestią czasu jest, kiedy potencjalni klienci zdecydują się na skorzystanie z usług właśnie tej firmy.

Proces ten w dzisiejszych czasach nastąpić może o wiele szybciej niż jeszcze kilka lat temu, ze względu na globalizację i popularyzację chociażby platform socialmediowych – publiczne wyrażenie swojego niezadowolenia w formie komentarza na firmowym profilu na Facebooku bądź wstawienie opinii z jedną gwiazdką w wizytówce Google nie tylko zajmuje małą ilość czasu, ale również posiada o wiele większy impakt niż słowne przekazanie znajomym informacji pt. „nie korzystajcie z usług tej firmy”.

Lepsze wykorzystanie zasobów

Automatyzacja biznesu pozwala na optymalizację procesu wykorzystywania aktywów biznesu, w szczególności zasobów ludzkich. Wdrożenie innowacji pozwala nie tylko ciąć koszty pracownicze – w końcu część pracy zaczyna być wykonywana przez maszyny czy komputery – pierwszy poziom zwiększenia rentowności, ale również oddelegować uwolnione w ten sposób zasoby do innych działań – drugi poziom zwiększenia rentowności. Jeżeli poprzez wprowadzenie automatyzacji uwolnimy 20% czasu danej osoby, to nie tylko oszczędzimy 20% jej wynagrodzenia – będziemy mogli zaangażować ją do innych prac, projektów, gdzie wartość wykonywanej przezeń pracy będzie znacznie większa.

Punkty w wyścigu ekologicznym

Gdy we wrześniu zeszłego roku uruchomiony został projekt wsparcia MŚP w obszarze cyfryzacji, dający możliwość uzyskania dofinansowania na automatyzację, który notabene wyjątkowo zainteresował przedsiębiorców – wartość złożonych wniosków 11-krotnie przekroczyła wartość planowanego na projekt kapitału – jednym z kryteriów wyboru była zgodność projektu z zasadami „zrównoważonego rozwoju” – skoncentrowanego na wymogach ochrony środowiska i dostosowaniu do zmian klimatu wraz z łagodzeniem ich skutków.

Aktualny trend technologiczno-ekologiczny widoczny na terenie całej Unii Europejskiej, jak również całego świata wyraźnie pokazuje nacisk na wprowadzanie rozwiązań bardziej ekologicznych, przyjaznych dla środowiska w przedsiębiorstwach. Rozwiązania automatyzujące, przede wszystkim software’owe (automatyzacja przez programy komputerowe), mogą wspomóc przedsiębiorców w przygotowaniu się do nowej rzeczywistości – mniejsza ilość zużywanego papieru czy materiałów biurowych nie tylko pokazuje współpracę biznesu na rzecz działań ekologicznych, ale również pozwala na ograniczenie kosztów wydawanych na materiały.

Wybór firmy do wdrożenia innowacji

Jeżeli już decydujemy się na wdrożenie innowacji, mamy już pomysł na to, co możemy usprawnić, bądź po prostu zdajemy sobie sprawę z faktu, iż jest to niezbędny krok w dalszym rozwoju przedsiębiorstwa – warto jest wybrać odpowiednią firmę, która przeprowadzi nas przez ten proces.

Niestety, nie jest to proces łatwy – sektor IT, kusząc wysokimi zarobkami, przyciągnął do siebie znaczne grono osób, a popularyzacja wiedzy z zakresu tworzenia aplikacji sprawiła, iż bariery wejścia nie są bardzo wysokie. Skutkiem tychże działań jest wysyp różnego rodzaju firmy na rynku o wątpliwej jakości wykonywanych usług – znane są mi przypadki, w których 3 dni przed uruchomieniem 6-miesięcznego projektu okazywało się, że wymagane będzie jeszcze drugie tyle czasu, bo „przy tworzeniu wyceny nie wszystko zostało uwzględnione”, czy też takie, że po roku pracy firma informowała, że jednak nie jest w stanie dowieźć i zrealizować projektu.

Czarę goryczy przelewa również fakt, że w zdecydowanej większości przypadków przedsiębiorcy nie są ekspertami w zakresie automatyzacji – w końcu znają się oni na prowadzeniu swojego biznesu, nie na nowinkach technologicznych – i ciężko jest im ocenić faktyczną wartość wnoszonej usługi.

Przy wyborze odpowiedniej firmy do automatyzacji procesów przedsiębiorstwa warto więc zwrócić uwagę przede wszystkim na zakres poprzednich projektów – z iloma przedsiębiorcami dany biznes już współpracował oraz w jakiej skali. Jeżeli dana firma posiada w swoim portfolio np. korporacje, to znacznie mniejsze są szanse na pojawienie się wymówek, przeszkód podczas realizacji projektu.

Istotne jest również to, czy dostawca usługi jest odpowiednio elastyczny oraz czy w swoich działaniach uwzględnia komponent doradczy – mniejsze i mniej obeznane na rynku podmioty mogą zrealizować projekt według Twoich wymagań, gdzie dopiero po czasie i zapłacie faktury okaże się, że procesy nie do końca spinają się ze sobą, a wiele problemów można było rozwiązać w lepszy i o wiele prostszy sposób. Czasem przełknięcie gorzkiej pigułki w postaci informacji o tym, że Twoja wizja rozwiązania problemu nie jest całkowicie optymalna i propozycja stworzenia rozwiązania w inny sposób, może zwiastować początek wspaniałej współpracy, ponieważ wtedy wiesz, że masz do czynienia z grupą ekspertów, którzy stawiają funkcjonalność i poprawność dobrze działającego programu na pierwszym miejscu.

Wreszcie, w zależności od tego, jaki biznes prowadzisz, warto sprawdzić, czy dany podmiot ma coś przeciwko podpisaniu umowy NDA (z angielskiego Non-disclosure agreement), czyli umowy o zachowaniu poufności. W końcu raczej nie chcielibyśmy, aby wiedza odnośnie do Twoich procesów i wypracowanego know-how trafiła do Twojej konkurencji.

Kacper Dyba 

Prezes Zarządu w SellPander.pl i Project Future. Twórca projektów SellPander i Headache Outsource. Specjalista IT zajmujący się głównie tworzeniem rozwiązań w zakresie automatyzacji i usprawniania procesów biznesowych. Wierzy, że jeżeli coś jeszcze nie zostało zautomatyzowane, to tylko dlatego, że nikt jeszcze nie wymyślił, jak to zrobić. 

zdjęcie główne: Karol Tynka