Automatyzacja w przedsiębiorstwie produkcyjno-handlowym

 

Jeżeli współpracujesz z klientami B2B, a więc takimi, którzy również prowadzą działalność gospodarczą, mogłeś spotkać się z oznaczeniami typu FHU, PPHU i tym podobnymi. Być może w nazwie Twojej firmy również znajduje się taki skrót. Dawniej standardem przy zakładaniu działalności było podanie tego akronimu, który w założeniach miał identyfikować, czym zajmuje się dana firma. Z najszerszego oznaczenia – PPHU – mogliśmy wyczytać, że dana firma prowadzi działalność produkcyjno-handlowo-usługową. Pomimo że już dzisiaj oznaczenia te nie są tak popularne, podział działalności na te trzy klasy – produkcję, handel i usługi – nadal funkcjonuje w szeroko pojętym środowisku biznesowym.

O ile kwestia automatyzacji usług różni się w pewnym stopniu od handlu i produkcji – zazwyczaj zwracamy uwagę na inne rzeczy – o tyle te dwa pojęcia mają ze sobą wiele wspólnego. W dzisiejszym artykule chciałbym skupić się na koncepcjach i możliwościach w zakresie automatyzacji przedsiębiorstw handlowych, produkcyjnych i tych działających na obu płaszczyznach.

Automatyzacja przedsiębiorstwa – co to właściwie znaczy?

Zanim przejdziemy do konkretnych obszarów i przykładów automatyzacji, warto określić, co tak naprawdę oznacza ten termin i w jakim kontekście będziemy go używać. Automatyzacja bowiem ma wiele twarzy. Niektórzy będą rozumieli ją jako modernizację maszyn i urządzeń wykorzystywanych w przedsiębiorstwie – często w końcu nazywanych automatami. Inni automatyzację mogą pojmować jako wprowadzanie różnego rodzaju software’u – a więc programów komputerowych przyspieszających i optymalizujących działania pracowników. Jeszcze inni termin ten mogą rozumieć pod kątem automatyzacji procesów – a więc optymalizacji działań biznesowych celem zwiększenia produktywności i rentowności przedsiębiorstwa.

Automatyzacja sama w sobie, pomimo wielu różnych definicji, w swoich założeniach zawsze sprowadza się do tego samego – do schematu „robić coś szybciej, sprawniej i efektywniej”. Każde mocniej wyspecjalizowane określenie oznacza tak naprawdę konkretną ścieżkę osiągnięcia tego celu – a aby doprowadzić do tzw. hiperautomatyzacji – czyli sytuacji, w której poszczególne metody automatyzacji sprowadzają się do wytworzenia wartości dodanej, nazywanej efektem synergii w przedsiębiorstwie – należy korzystać z nich wszystkich.

Automatyzacja prac na magazynie

Poza relatywnie nielicznymi przypadkami wykorzystania firm świadczących usługi fulfillmentowe (realizacja i obsługa zamówień przez zewnętrzną firmę) bądź też obrania modelu biznesowego typu dropshipping (sprzedaż produktów bez posiadania magazynu) – sercem większości firm produkcyjnych i handlowych będzie właśnie magazyn. Zasadnym więc wydaje się zastanowić, w jaki sposób możemy zoptymalizować wykonywane czynności w tej komórce przedsiębiorstwa.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że nie istnieje coś takiego jak skończona automatyzacja – praktycznie w każdym przypadku zawsze można zrobić „coś więcej”. Z tego też powodu automatyzacja magazynu może mieć różne stopnie – być może Twoje obecne bolączki akurat nie wymagają wdrożenia robotów i dronów samodzielnie pakujących towary, ale za to wdrożenie innych rozwiązań przyniesie Ci wymierne korzyści – przy zachowaniu relatywnie niskiego kosztu inwestycji.

Zacznijmy od optymalizacji procesów magazynowych. Co zajmuje najwięcej czasu przy pracy na magazynie? Z reguły będzie to albo zbieranie produktów, albo pakowanie przesyłek. Do rozwiązania pierwszego problemu warto przede wszystkim wdrożyć lokalizacje magazynowe – a więc ustaloną hierarchię, gdzie powinien znajdować się dany produkt. Jeżeli Twoi pracownicy obecnie tracą masę czasu na przypominanie sobie, gdzie to leży, sama ta operacja znacznie zwiększy wydajność.

Lokalizacje magazynowe to dopiero początek. Przy konieczności obsługi większej ilości zamówień warto rozdzielić rolę magazyniera na osobę kompletującą (zbierającą produkty) i tę, która zamówienia pakuje. Następnie możesz wprowadzić grupowanie zamówień. Sam sobie odpowiedz na pytanie: jeżeli potrzebuję pozyskać pięć razy ten sam produkt, to co jest szybsze – wycieczka na magazyn dla każdego zamówienia osobno czy też przyniesienie tychże produktów za jednym razem?

Do wyboru masz w tym miejscu trzy możliwe schematy – wypracowane i sprawdzone przez wiele firm na świecie.

Podstawowy wariant nazywany jest batch pickingiem. „Zbieracz” (a więc osoba kompletująca produkty z magazynu) przynosi „pakowaczowi” (osobie pakującej produkty do wysyłki) wszystkie towary dla określonej liczby zamówień, a ten, biorąc dowolny z nich, sprawdza, do którego zamówienia powinien go przypisać. Nie tylko więc jednocześnie zbieramy produkty pod większą liczbę zamówień, ale również równolegle pakujemy kilka przesyłek.

Drugi wariant to tzw. pick-to-cart. Zakłada on, że produkty dostarczone pakowaczowi są od razu posortowane na poszczególne zamówienia. Zazwyczaj „zbieracz” posiada swojego rodzaju koszyk zawierający określoną liczbę pudełek. Przy kompletowaniu produktów odkłada je do konkretnych pojemników, dzięki czemu zdejmuje z „pakowacza” konieczność sortowania produktów.

Trzecia możliwość to tzw. pick-to-box. W tej wersji wracamy niejako do połączenia ze sobą procesów kompletacji i pakowania w jeden, ale pozostawiając kwestię grupowania zamówień. Proces wygląda podobnie jak w wariancie drugim, z tym że zamiast nieokreślonych pojemników mamy już gotowe opakowania wysyłkowe.

Wdrożenie któregokolwiek z podanych wariantów powinno wspomóc działania Twojego magazynu i zwiększyć efektywność Twoich pracowników. Aby zrobić to sprawnie i skutecznie, warto zastanowić się nad programem klasy WMS (ang. Warehouse Management System), który pozwala na dokonywanie takich operacji „w standardzie”, to znaczy samodzielnie grupuje zamówienia według określonych kryteriów, a także informuje przykładowo pakowacza, do jakiego pojemnika powinien włożyć produkt. Z reguły systemy tego typu oferują również znacznie więcej rozbudowanych i ciekawych opcji, takich jak np. planowanie trasy zbierania towaru, moduł inwentaryzacji czy też statystyki pracy magazynierów.

WMS’y rozwiązują również bardzo istotny problem kontrolowania stanów magazynowych. Jest to kolejny obszar, który powinieneś wziąć pod uwagę przy automatyzacji pracy Twojego magazynu. Komu z nas bowiem nie przytrafiła się sytuacja, że realizacja zlecenia zajęła dłużej, niż planowano, bowiem przykładowo zabrakło produktu?

Kontrolowanie stanów magazynowych możemy rozbić na dwa obszary. Pierwszy z nich to weryfikacja, co faktycznie na magazynie się znajduje. Wszelkiego rodzaju systemy pozwalające na automatyczne zdejmowanie/dodawanie produktów na stan wraz z odpowiednio wdrożonymi procedurami (dotyczącymi dostaw, reklamacji, wydawania produktów) powinny rozwiązać ten problem.

Druga kwestia to dostawy i zamówienia. Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność handlową – zamawiasz gotowe produkty – czy produkcyjną – zamawiasz surowiec – w firmach handlowo-produkcyjnych zawsze występuje element zakupu towaru. Kluczem jest, aby z jednej strony nie zamówić za dużo produktów – w ten sposób mrozimy kapitał – a z drugiej, aby nie zapominać o dostawach cyklicznych.

Rozwiązaniem tego problemu może okazać się wdrożenie mechanizmu dynamiki sprzedaży bądź stanów minimalnych. Ten pierwszy oznacza sytuację, w której dany program analizuje dane historyczne z wybranego okresu (w wariancie prostym – np. ostatni miesiąc; w wariancie rozbudowanym – np. kilka lat wstecz, wtedy możemy uwzględniać np. sezonowość sprzedaży danych produktów), a następnie tworzy zamówienia do dostawców, prognozując zapotrzebowanie na wybrane produkty lub surowiec.

System stanów minimalnych oznacza za to wprowadzenie określonej ilości danego produktu, która zawsze ma znajdować się na magazynie. Z reguły jest to ilość wystarczająca na czas zakupu i dostawy danego produktu od kontrahenta. W momencie przekroczenia danego progu system tworzy zamówienie do dostawcy bądź wysyła informacje o konieczności stworzenia takowego.

Automatyzacja pracy na magazynie to również wiele konkretnych przypadków pasujących pod indywidualne wymogi danego przedsiębiorstwa. Przykładowo, jeżeli przedsiębiorstwo zajmuje się sprzedażą produktów małogabarytowych (niedużych) w większych ilościach, to w kontekście automatyzacji dostaw być może odpowiednim byłoby wdrożenie ważenia produktów zamiast ich przeliczania. Spotkałem się już z takim systemem u jednego z naszych klientów i działał on bardzo sprawnie, a oszczędności czasowe były relatywnie znaczne.

W kontekście usprawnienia pracy na Twoim magazynie – poza opisanymi wyżej przykładami – dobrze jest skontaktować się z ekspertami od automatyzacji, którzy pomogą Ci dobrać bądź stworzyć odpowiednie narzędzia i procesy skutecznie zwiększające rentowność Twojego przedsiębiorstwa.

Automatyzacja produkcji

Jeżeli akurat Twoje przedsiębiorstwo posiada funkcję produkcyjną, warto rozważyć możliwości automatyzacji również w tym zakresie. Modernizacja urządzeń wykorzystywanych w procesie produkcyjnym jest czymś, co jako pierwsze przychodzi nam do głowy. Jeżeli jest taka możliwość, dobrze zaopatrzyć się w maszyny posiadające swego rodzaju interfejs API (ang. Application Programming Interface), a więc takie, które można w przyszłości połączyć z innymi programami.

Przy pracy na tej komórce biznesowej warto również pomyśleć o automatycznym tworzeniu zleceń produkcyjnych. Określony system może na podstawie zamówień czy też przykładowo minimalnych stanów magazynowych tworzyć w pełni automatycznie zlecenia produkcyjne – z możliwością ewentualnej korekty czy zmiany. Uwzględniając kwestię z poprzedniego kroku, dzięki odpowiednim połączeniom system może być w stanie od razu przesyłać zaakceptowane zlecenia na maszynę, dzięki czemu dany pracownik jedynie weryfikuje ustawienia i klika przycisk „start”.

W kontekście automatyzacji produkcji warto również pomyśleć o jednym spójnym systemie dla wszystkich pracowników. Niejednokrotnie mamy do czynienia z sytuacją, gdy cały proces produkcyjny nie zamyka się w jednym kroku, a czynności niezbędnych do wytworzenia danego towaru jest kilka, często realizowanych przez paru pracowników. Odpowiednie narzędzie może poukładać procesy i pozwalać na monitorowanie, na którym dokładnie etapie jest realizacja danego zlecenia. Ponadto jeżeli taki system byłby stworzony pod wymogi danego przedsiębiorstwa, to każdą z faz procesu produkcyjnego można również zautomatyzować indywidualnie.

 Jako przykład podam wdrożenie rozwiązania, które mieliśmy okazję przygotowywać jakiś czas temu, dotyczącego malowania proszkowego produktów. Dla tego konkretnego procesu stworzyliśmy system tworzący automatycznie zlecenia malowania konkretnych produktów, który następnie grupował je i układał graficznie na wózkach do malowania. Taką grafikę (na ekranie) otrzymywała osoba pakująca wózki. Dzięki temu mieliśmy pewność, że przestrzeń na wózkach jest w pełni wykorzystana, a pracownicy nie musieli zastanawiać się, jak ułożyć produkty – co oczywiście wcześniej zabierało czas.

W kolejnym kroku magazyn otrzymywał informację, ile produktów powinno zostać pomalowanych, i w razie braku bądź uszkodzenia mógł skorygować wartość faktyczną. Produkty niedomalowane były uwzględniane przy tworzeniu kolejnego zlecenia produkcyjnego.

Automatyzacja zamówień

Wyprodukowanie danego dobra czy też optymalizacja pracy na magazynie to procesy, które pełnią istotną funkcję w przedsiębiorstwach. Jednakże bez uwzględnienia sprzedaży nie mają one większego znaczenia. W końcu nie sztuką jest posiadać 100 000 sztuk danego produktu bez możliwości jego sprzedania.

W dzisiejszych czasach coraz bardziej przejawia się trend odejścia od standardowego modelu sprzedaży z użyciem handlowców, a przynajmniej zmiany ich roli. Obecnie standardem są już sytuacje, podczas których zamówienia nie można zrobić telefonicznie czy „na miejscu”, a należy tego dokonać z użyciem dedykowanej platformy sprzedażowej. Rozwiązania takie spotykamy już zarówno w sprzedaży B2C (np. sklepy internetowe), jak również B2B (dedykowane systemy hurtowe).

Jeżeli masz możliwość stworzenia takiej platformy, jak również przekonania kontrahentów do korzystania z niej – warto rozważyć tę opcję. Nie każde jednak przedsiębiorstwo może sobie pozwolić na wymuszenie działania w ten sposób, w obawie przed odejściem klientów do konkurencji. Mimo to wdrożenie określonych rozwiązań może pomóc Ci przyspieszyć pracę przy obsłudze zamówień.

Jeżeli Twoi klienci posiadają jakiś system, w którym generują zamówienia do określonego pliku bądź też możesz chociaż ich poprosić, aby robili to przykładowo w Excelu, zamiast opisywać wszystko w mailu, to jesteś w stanie stworzyć rozwiązanie importujące dane do Twojego systemu. Już samo to – zamiast żmudnego przepisywania każdej jednej pozycji – może znacząco wpłynąć na pracę Twojego zespołu. Nie wspominając już o zmniejszonej liczbie pomyłek wynikających z błędnego wpisania pozycji przez pracownika. 😊

 

Kacper Dyba

Prezes Zarządu w SellPander.pl i Project Future, członek zarządu Analitico.

 

 

Show Buttons
Hide Buttons