„Continuous feedback” – czym jest i jak realizować tę koncepcję w praktyce?

Pandemia, niepewna sytuacja geopolityczna, reorganizacja modelu w jakim pracujemy i potrzeba implementacji wielu zmian odciska swoje pięto na rynku pracy. Dla zarządzających i osób z i działów HR koniecznością jest regularne monitorowanie nastrojów i potrzeb pracowników. Sposobem na to jest zbudowanie kultury wymiany informacji zwrotnej i dialogu z pracownikami. Żeby jednak ta dwustronna komunikacja nie była pustosłowiem i zadaniem do odhaczenia, a stała się skutecznym narzędziem budowania lepszego miejsca pracy, trzeba zadbać o regularność, ciągłość i konsekwencję. 

Koncepcja „continuous feedback” pozwala na szybkie zdefiniowanie obszarów, które wymagają uwagi i zaangażowania menedżerów, a także na aktywizowanie samych pracowników, stworzenie przestrzeni na wyrażanie swojej opinii, sygnalizowanie samopoczucia, wyzwań i problemów, z którymi muszą się mierzyć. Niestety, według Badania Analityki HR 2021 tylko 12,7% organizacji w Polsce prowadzi badania zaangażowania co najmniej raz na kwartał. Co więcej, wyłącznie 17,9% firm w 2021 roku skorzystało z tzw. badania pulse check. Najczęściej można spotkać się z tzw. podejściem projektowym – potrzebujemy się czegoś dowiedzieć, więc raz na rok otwieramy projekt pod tytułem „badanie zaangażowania”. W takim przypadku jednak opóźnienie na linii „zdarzenie – zebranie danych – analiza i wnioski – wdrożenia zmian” jest na tyle duże, że wszelkie reakcje i plany naprawcze mogą nie mieć racji bytu. Szczególnie w innowacyjnych branżach, w których dynamika zmian jest codziennością, tak jak chociażby e-commerce.    

Jak badać „vibe” organizacji?

Nowoczesny HR może korzystać z dostępnych już powszechnie na rynku narzędzi, które w intuicyjny i skuteczny sposób są w stanie wesprzeć realizację strategicznych zadań – w tym tych związanych z komunikacją wewnętrzną. Na co postawić i co włączyć do swojego HR-owego „narzędziownika”?

Miinto – jedna z największych międzynarodowych, modowych platform e-commerce w całej Europie – stawia na rozwiązanie, które działa na zasadzie „pulse survey”, czyli powtarzającego się, wysyłanego co tydzień mechanizmu zbierania opinii.

Firma zbiera opinie od pracowników w oparciu o 10 głównych obszarów. Są to m.in. 

• relacje z przełożonym – atmosfera i jakość współpracy z bezpośrednim przełożonym;
• relacje z pracownikami – współpraca w ramach zespołu i między zespołami;
• feedback – jakość informacji zwrotnych i komunikacji wewnętrznej;
• poczucie dobrostanu – czerpanie szczęścia z pracy, kondycja psychiczna;
• rozwój osobisty – możliwość rozwoju kompetencji i budowania ścieżek kariery w ramach organizacji.

„W Miinto mówimy »NIE« obszernym kwestionariuszom, których proces wypełniania samoistnie obniża satysfakcję i zaangażowanie. Jesteśmy »na TAK« dla form krótkich, ale częstych. Stąd decyzja o wdrożeniu Officevibe – narzędzia, dzięki któremu od kwietnia 2021 roku nasi pracownicy mogą dzielić się swoimi opiniami na temat różnych aspektów pracy. Teraz, kiedy minął dokładnie rok od czasu, gdy wdrożyliśmy to rozwiązanie, możemy śmiało stwierdzić, że była to bardzo dobra decyzja” – komentuje Magda Barańska, People&Culture Partner Miinto.

Officevibe to narzędzie, które pozwala monitorować nastroje i zaangażowanie pracowników oraz szybko reagować na zasygnalizowane problemy. Dzięki temu pracodawca wie, czy pracownicy są zadowoleni z pracy, relacji z menedżerami i kolegami / koleżankami, wynagrodzeń i benefitów, możliwości rozwoju oraz w jakim stopni skłonni są polecić pracę w firmie swoim znajomym.

„W tym kontekście szczególnie cieszą rezultaty, jakie udało nam się osiągnąć. Chcąc zdiagnozować poziom lojalności i zadowolenia pracowników, posłużyliśmy się badaniem eNPS. Wskaźnik ten wskazuje, jak firma postrzegana jest przez zatrudnionych i czy osoby zatrudnione są jej dobrymi ambasadorami na rynku pracy. Wylicza się go na podstawie jednego pytania: „Jaka jest szansa, że poleciłbyś/ poleciłabyś pracę w naszej firmie swojemu przyjacielowi lub koledze?”

Dla Miinto na przestrzeni ostatniego roku wynik ten wzrósł aż o 12 punktów, co oznacza, że grono entuzjastów naszego miejsca pracy się powiększyło.” – dodaje Magda Barańska.

Świetnym przykładem tego, jak regularne badanie nastrojów przekłada się na konkretne działanie są inicjatywy wprowadzone w Miinto. Po zapoznaniu się z oczekiwaniami pracowników, które zostały zgłoszone poprzez Officevibe, Miinto wdrożyło wiele działań wspierających work life balance – dotyczących zarówno zdrowia pracowników (firmowa gimnastyka, zdrowe przekąski), jaki i charakteru oraz czasu pracy (wprowadzona została praca hybrydowa i możliwość pracy całkowicie zdalnie na stałe).

Miękkie działania w „twardej branży”

Badania typu „pulse check” dają możliwość szybkiego reagowania, sprawdzania długofalowych trendów i iteracyjnego podchodzenia do wdrożeń. Jest to szczególnie ważne w firmie e-commerce, która bazuje na profesjonalistach IT i właśnie tego typu kandydatów chce przyciągać do swoich struktur. Handel online jest jedną z najszybciej rozwijających się i najbardziej dynamicznych gałęzi gospodarki. Sama pandemia przyspieszyła rozwój tego sektora o kilkadziesiąt procent, stąd potrzeba inwestowania w pozyskanie i utrzymanie najlepszych specjalistów.

Miinto jest przykładem firmy, dla której ważny jest dialog, partnerstwo, ale także rozwój kompetencji liderskich w zarządzaniu zespołami technologicznymi oraz systematyczna praca nad budowaniem angażującego i atrakcyjnego miejsca pracy. . Potwierdzają to wyniki płynące z ankiet. W zespołach Technologicznych ogólny poziom zaangażowania wzrósł z 7.6 na 9.0 (skala od 1 do 10), a eNPS aż o 55 punktów. Dodatkowo, odkąd firma wyposażyła menedżerów w narzędzie Officevibe, metryka „Feedback” sukcesywnie rośnie – na tę chwilę w zespole Tech jest już na poziomie 9.1.

„Tak dobre opinie pracowników o Miinto są wypadkową chirurgicznej dokładności przy wyborze liderów w zespołach technologicznych oraz przeniesienia koncentracji na ten cel z lidera na płaszczyznę całego zespołu. Dzięki temu na forum oraz indywidualnie dyskutujemy nad poszczególnymi elementami, które w świadomy i mierzalny sposób są systematycznie adresowane” – puentuje Marek Brach, CTO Miinto.