Jakimi zasadami i standardami kierują się firmy, które wyprzedzają konkurencję?

Czasy zmian i kryzysu uczą innego podejścia w komunikacji i współpracy. Czasy dynamicznych zmian weryfikują wszystkie luki i wady. Dlatego tak ważne jest dbanie o najwyższą jakość każdego działania.

Poniższe wnioski są wynikiem rozmów z ponad 30 pracownikami, menedżerami, członkami zarządów, przedsiębiorcami, którzy w tym roku wyraźnie lepiej niż inni poradzili sobie z kryzysem i zmianą. W wyniku tych rozmów powstał swoisty manifest zwinnego zarządzania. W naszej autorskiej metodzie Change Value Process (CVP) nazywamy je złotymi zasadami i wartościami zwinnego przywództwa, zarządzania i pracy.

1. Zasady i wartości: Dbajmy o standardy pracy, które zawsze działały, jednocześnie wypracowujmy nowe, udoskonalone, które pozwalają działać sprawniej. Te zasady i wartości, które uznajemy za istotne w zmianie często powtarzajmy, aby dać wyraźny sygnał na czym nam zależy. Co jest akceptowalne, a co nie. Każdy musi sobie odpowiedzieć na pytania:
   1. Co w tym momencie jest najważniejsze?
   2. Na czym się skupić dziś / w tym tygodniu / w ciągu miesiąca?
   3. Co jest nieakceptowalne?
      
      
2. Doceniajmy siebie nawzajem. Praca w zmianie wymaga większego wysiłku niż zazwyczaj. Zauważajmy to, co inni robią dobrze. Docenić możemy dziękując im za to, co zrobili. Możemy ich pochwalić mówiąc: świetna robota, bardzo dobrze to zrobiłeś. Możemy też zapytać: Podziwiam to co zrobiłeś, jak to robisz? Jestem ciekawy, chciałbym się tego nauczyć.
   
   
   
3. Stosujmy podejście, które w skrócie nazywamy “Mentalny IOS” – czyli Inicjatywa, Odpowiedzialność, Samodzielność. W czasach zmian niezwykle ważne jest, abyśmy niezależnie od stanowiska:
   
   
   
   1. wykazywali inicjatywę bardziej niż wcześniej – szukali rozwiązań, nie skupiali się na problemach, ale pomysłach, które mogą szybko wesprzeć zespół, projekty, firmę
   2. brali odpowiedzialność większą niż wcześniej – nie przerzucali winy, odpowiedzialności na innych, ale starali się podejmować decyzje
   3. działali samodzielnie, gdzie tylko można – aby odciążać zespół i przełożonych.
      
      
      
4. Stosujmy podejście, które w CVP skrócie nazywamy “3DO” – czyli DOciśnij, DOmknij, DOszlifuj oraz “3OD” – ODpuść, ODpocznij, ODkryj
   1. DOciśnij – nie ignorujmy, nie pozostawiajmy działań na później. Przyspieszmy to, co można zrobić sprawniej.
      
      
   2. DOmknij – nie rozciągajmy rzeczy w czasie. Albo podejmujmy decyzje, że kończymy i nie robimy danego działania/projektu albo zdecydujmy, że dokańczamy. Ważne jest to, aby tematy i projekty nie wisiały w powietrzu. Im więcej zawieszenia, tym umysł bardziej się męczy, w czasach zmian zmęczenie jest jeszcze większe. Unikajmy tego.
      
      
   3. DOszlifuj – jeśli tylko mamy chwilę starajmy się doskonalić, poprawiać nasze działania, procedury. Czasy zmian weryfikują każdą lukę i błędy. Powoduje to uwypuklenie wszystkich wad, które wcześniej nie były tak zauważalne. Poprawiajmy:
      • sposób prowadzenia spotkań – aby były krótsze, szybsze i prowadzone w lepszej atmosferze
      • efektywność spotkań – aby sprawniej ustalać decyzje
      • sposób komunikacji, prowadzenia dyskusji
        
        
   4. ODpuść – nie zawsze musisz cisnąć, wymagać. Czasami warto odpuścić, zwolnić, podążyć za tym co się dzieje. Nie jest łatwo zawsze zdecydować, czy należy DOcisnąć, czy ODpuścić. Ale o tym warto rozmawiać i się tego uczyć
      
      
   5. ODpocznij – zadbanie o balans między wysiłkiem, a odpoczynkiem jest kluczowe. Gdy złapiemy dystans umysł łapie przestrzeń i jasność. Bez tego popełniamy wiele błędów. Mnóstwo osób musi uczyć się odpoczywać. Nie jest to dla nich łatwe. Ciągle myślą, analizują. Trzeba umieć odpocząć fizycznie, mieć wakacje, ale przede wszystkim należy nauczyć się odpoczywać mentalnie, zwolnić myśli, być bardziej uważnym. Mówimy w CVP: mniej męczy nas robienie rzeczy niż sposób myślenia o nich. Dlatego bez treningu mentalnego jakość myśli i tym samym działania będzie coraz gorsza.
      
      
   6. ODkryj – zdolność ciężkiej pracy jest ważna. Bardzo ważna jest też zdolność odkrywania bezwysiłkowego. Chodzi tutaj o kreatywną współpracę, poszukiwanie, nastawienie na otwartość i kreatywność, które pozwala łączyć ze sobą fakty i kropki. Odkrywanie pozwala ciągle się uczyć i inspirować od wielu osób, od wielu branż.
      
      
5. Dbajmy o równowagę i balans. Dwie pierwsze zasady powodują większy wysiłek z naszej strony, dlatego potrzebujemy dbać o siebie i innych bardziej niż do tej pory. Dlatego pamiętajmy wspólnie:
   1. Częściej ze sobą rozmawiajmy. Nie nakręcajmy się, nie plotkujmy, ale dzielmy się tym, co dla nas ważne. Komunikacja w czasach zmian jest najważniejsza.
   2. Słuchajmy siebie nawzajem. Dajmy sobie więcej uwagi, uważności, cierpliwości.
   3. Wspierajmy siebie nawzajem. Zastanawiajmy się, jak możemy innym osobom w zespole i innych działach pomóc. Pytajmy ich: Jak Ci mogę pomóc? Czy w czymś potrzebujesz pomocy?
   4. Nie nakręcajmy się wewnętrznie, bo to powoduje stres, panikę. Warto, abyśmy, niczym najlepsi sportowcy, jak np. Adam Małysz, panowali nad swoimi myślami w szczególności w sytuacjach presji czasu, pędu.
   5. Uczmy się metod, którzy stosują najlepsi aktorzy w sytuacjach stresujących: ćwiczmy głębsze oddechy wiele razy dziennie. To dotlenia głowę, ciało, rozluźnia nas.
   6. Dbajmy o siebie. Wspierając innych potrzebujemy zadbać również o zdrowy egoizm. Jeśli czujemy, że na naszej głowie jest zbyt dużo.
      
      
      
6. Uczmy się i wprowadzajmy metody zwinnej współpracy. Warto, abyśmy testowali różne sposoby na to, aby łatwiej się pracowało:
   1. Bądźmy elastyczni – nie przywiązujemy się do przeszłości, schematów, które mogą wymagać zmiany. Jeśli coś działało do tej pory, może już nie działać. Trzeba elastycznie dopasowywać się do zmian.
      
      
   2. Róbmy spotkania o prowadzeniu spotkań – np. raz na 1 tydzień przez 5 minut, raz na miesiąc przez 15 minut, raz na kwartał przez 30-60 minut. Wspólnie zastanawiajmy się, jak można usprawnić nasze spotkania, sposób ustalania, planowania, podejmowania decyzji
      
      
   3. Codziennie, co drugi dzień albo przynajmniej raz w tygodniu w poniedziałek z rana róbmy 15-30 minutowe spotkania na temat wniosków, jakie ma każda osoba z poprzednich dni oraz planów, jaki każdy członek zespołu ma na kolejne dni. Czasami wystarczy 1 minuta dla każdego, aby omówić co u niego słychać, jak mu się pracuje.
      
      
   4. Sprawdzajmy, jak będą dla nas działać spotkania kreatywne (raz na tydzień, miesiąc, kwartał), które będą skupione na burzy mózgów, nowych pomysłach, a nawet innowacjach. Warto wymieniać się nowymi rozwiązaniami.
      
      
   5. Sprawdzajmy, jak będą dla nas działać spotkania strategiczne (raz na tydzień, miesiąc, kwartał, raz na pół roku), które polegają na spojrzeniu w przyszłość o kilka-kilkanaście-kilkadziesiąt miesięcy. Warto szukać na takich spotkaniach trendów na rynku, w branży. Warto analizować rzeczy nieoczywiste, które mogą umknąć w ferworze codziennej pracy, a które pozwolą zaskoczyć rynek i konkurencję.
      
      
   6. Myślmy innowacyjnie, poza schematem. Czas zmian, a nawet kryzysu (gdy tylko opanuje się największe zagrożenie) to moment na stworzenie kompletnie nowych rozwiązań. Im większy kryzys tym większe zmiany. Przyszłość już nigdy nie będzie taka jak przeszłość. Wygrywa ten kto się adaptuje do zmian, ale przede wszystkim ten, który nowe zmiany kreuje. Zadawajmy sobie pytania: Co można zrobić inaczej? Co przestało działać i co trzeba na nowo stworzyć? Jakie reguły gry przestały obowiązywać?
      
      
      
7. Pamiętajmy o uniwersalnych zasadach psychologii strategicznej i CVP:
   1. Każdy jest inny, ale każdy człowiek ma swoje emocje i każdy ma chwile słabości. Celem jest wsparcie go w momentach, w których sobie nie radzi. Każdy z nas może mieć okres, gdy rzeczywistość go przerasta.
      
      
   2. Proces zmian, kryzysu z jednej strony każdy przechodzi na swój sposób, ale często składa się podobnych etapów. Każdy z etapów może trwać u każdego człowieka inny okres czasu. Nazywamy je 8 etapami ewolucji człowieka w CVP:
      
      
   3. Brak świadomości problemu – pojawia szok i zaprzeczenie – osoba nie zdaje sobie sprawy ze zmiany, która się dzieje. Potrzebuje czasu albo silnego wstrząsu, aby wyjść z tego zawieszenia.
      
      
   4. Świadomość skutków problemu – pojawia się agresja lub wycofanie – osoba ma potrzebę narzekania i przerzucania winy na innych. To niebezpieczny moment, który czasami szybko mija, ale istnieje niebezpieczeństwo szerzenia się negatywnych nastrojów. Istotne jest tutaj połączenie szczerych rozmów z decyzją na temat granicy za którą “marudzenie” nie jest już akceptowalne.
      
      
   5. Świadomość problemu – pojawia się marazm/zawieszenie, a nawet depresja – osoba ma potrzebę wyżalania się, rozmawiania. Bez wysłuchania i dogłębnego zrozumienia pracowników, współpracowników często nie będziemy w stanie pójść dalej. Uważność i zdolność rozmowy jest tutaj kluczowa.
      
      
   6. Świadomość przyczyn problemu – pojawia się chęć zrozumienia – osoba szuka informacji, wiedzy i odpowiedzi na pytanie: dlaczego tak się stało. Ludzie potrzebują wyjaśnień, edukacji, szkoleń, które dadzą poczucie, że wiedzą co mają robić.
      
      
   7. Poszukiwanie rozwiązań – pojawia się akceptacja tego co było i ochota na zmianę – osoba szuka nowych kierunków. Tutaj potrzebne są warsztaty, spotkania, które pozwolą kreatywnie tworzyć rozwiązania.
      
      
   8. Testowanie rozwiązań – pojawia się chęć wprowadzania zmian – osoba sprawdza, co dokładnie zrobić. Najważniejsze na tym etapie jest stworzenie przestrzeni na eksperymentowanie, uczenie się na błędach. Bez tego zespół często nie pójdzie do przodu.
      
      
   9. Zmiana – następuje powrót do normalności lub rozpoczęcie nowego etapu zmiany. Tworzą się nowe zasady, wartości, które wpływają na nowe decyzje. Należy zadbać o to, aby ludzie faktycznie mieli poczucie zmian, aby nie było wrażenia cofania się. Wysiłek transformacji powinien być nagrodzony.
      
      
   10. Uczenie innych – pojawia się chęć przekazywania innym swoich doświadczeń. To moment, w którym należy przyszłym mentorom stworzyć przestrzeń na edukowanie innych. Inaczej najmądrzejsi ludzie mogą odejść, ponieważ wartość wspierania innych staje się dla nich kluczowa.

Adam Dębowski – prezes i współzałożyciel Instytutu Liderów Zmian. Od 2007 roku pracuje

doradczo i szkoleniowo dla małych i największych firm takich jak Śnieżka, Orange, Metlife,

Samsung, Orange. Przedsiębiorca, doradca, psycholog strategiczny. www.adamdebowski.pl