Hiperautomatyzacja – czyli jak oszczędzić jeszcze więcej czasu i pieniędzy dzięki efektowi synergii

Przyrządzając określony posiłek czy też potrawę, zawsze korzystamy z przynajmniej kilku składników. Do makaronu dodajemy wybrany sos bądź dodatki, sałatka to nie tylko „trawa”, ale również granat czy kozi ser, a zupa poza wodą musi zawierać coś, co nada jej smaku. Wyobraźmy sobie, że za każdym razem jemy tylko posiłek składający się z jednego składnika – owszem, jesteśmy w stanie przeżyć, chrupiąc surową marchew albo zajadając się po uszy orzechami laskowymi, ale nie uzyskamy wtedy pełni doznań smakowych.

Jeżeli w tak prostej potrzebie jak jedzenie odkryliśmy, że łącznie ze sobą różnych składników powoduje o wiele lepsze efekty aniżeli korzystanie z tylko jednego z nich, dlaczego w kontekście biznesu mielibyśmy skupiać się tylko na jednym aspekcie i wykorzystywać pojedynczą ścieżkę automatyzacji?

Efekt synergii

W zarządzaniu strategicznym przedsiębiorstwem możemy spotkać się z terminem efektu synergii. Idąc za definicją książkową, efekt synergii występuje wtedy, gdy dwa lub więcej podmiotów bądź procesów zastosowanych jednocześnie wiąże się z uzyskaniem większego efektu aniżeli użycie tychże czynników osobno.

Mówiąc prościej, z efektem synergii mamy do czynienia wtedy, gdy wdrożenie przynajmniej 2 elementów razem da nam więcej aniżeli korzystanie z nich osobno. Okazuje się więc, że istnieje sytuacja, w której 2 + 2 jest równe 5.

Logicznym jest, że wdrożenie 2 rozwiązań jest lepsze od jednego – w końcu każde z nich daje swój wkład. Nieczęsto jednak zwracamy uwagę na to, że w wyniku tychże interakcji powstanie również wartość dodana – która wystąpi wyłącznie wtedy, gdy rozwiązania wdrożone będą harmonijnie, tak aby faktycznie występowała między nimi współpraca.

Uzyskanie efektu synergii w automatyzacji wiąże się z użyciem różnego rodzaju narzędzi pozwalających na optymalizację i rozwój procesów. Podobnie jak przy budowie domku na drzewie, gwoździe będziemy wbijać za pomocą młotka, a deski docinać przy użyciu piły – tak samo rozwiązanie różnego rodzaju problemów wydajnościowych będzie wymagało zastosowania określonych sposobów automatyzacji. Nie ma sensu próbować docinać desek młotkiem – i zamykać się na jedną drogę wykonywania zmian technologicznych w biznesie. Wic polega właśnie na tym, aby odpowiednio dobrać narzędzia i ostatecznie stworzyć metaforyczny domek na drzewie – korzystając tylko z młotka, nie będziemy w stanie tego osiągnąć.

Jakie narzędzia i koncepcje możemy rozważyć i uwzględnić, aby w końcowym wydaniu uzyskać efekt synergii przy wdrażaniu automatyzacji?

Automatyzacja z użyciem gotowych narzędzi

Zastosowanie gotowych rozwiązań jest jednym z najczęstszych pomysłów przedsiębiorców, gdy myślą o automatyzacji określonych procesów. Pomimo tego, iż określona ilość firm nadal w kontekście automatyzacji biznesu znajduje się jeszcze w ubiegłym wieku, ciężko wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które, chociaż w minimalnym stopniu, nie korzysta z gotowych na rynku rozwiązań.

W końcu faktury można jeszcze co prawda wystawiać w Wordzie – notabene to również jest w pewnym stopniu automatyzacja z użyciem gotowych narzędzi – ale mało prawdopodobne jest, abyś funkcjonował w ten sposób. O wiele większe szanse są na to, że korzystasz z wybranego oprogramowania klasy ERP, które w znacznym stopniu ułatwia ten proces – chociażby poprzez automatyczne nadawanie kolejnego numeru faktury.

Automatyzacja z użyciem gotowych narzędzi to jednak wiele, poza tym – zastanów się, czy posiadasz w swojej firmie system do zarządzania klientami (popularnie CRM), system do obsługi zwrotów i reklamacji (RMA), czy też inne, dostosowane do Twojej branży rozwiązania. Nawet zwykły kalendarz Google, który pozwala widzieć, kto i kiedy ma zarezerwowany czas na spotkania, sprawia, że nie musisz „ręcznie” dopytywać się danego współpracownika, czy ma on w danym terminie czas.

Z automatyzacji z użyciem gotowych narzędzi korzystaj wtedy, gdy na rynku znajduje się już produkt spełniający Twoje potrzeby w minimum 80%, gdy dotyczy on procesów występujących i wyglądających w podobny sposób w innych przedsiębiorstwach na rynku bądź wtedy, gdy tyczy się elementu biznesu, który ulega częstym zmianom – np. kwestie księgowe czy prawne.

Automatyzacja software’owa

Mówiąc „automatyzacja software’owa”, mam na myśli rozwiązania pisane indywidualnie, szyte na miarę dokładnie dla Ciebie i Twojej firmy. Gotowe narzędzia opisywane poprzednio również możemy zaliczyć do software’u, postanowiłem jednak zastosować taki termin, ponieważ ciężko w inny sposób przedstawić tak szeroką gamę dostępnych opcji, jakimi są rozwiązania własne.

Stworzenie indywidualnego systemu zazwyczaj wiąże się ze znacznie większymi kosztami aniżeli wykorzystanie rozwiązania gotowego – sprawdza się jednak tam, gdzie dostępne na rynku produkty nie wpisują się centralnie w Twój biznes.

Zastosować szyte na miarę rozwiązania warto przede wszystkim wtedy, gdy zależy Ci na automatyzacji kilku działów jednocześnie – złożone procesy w każdym z nich zazwyczaj uniemożliwiają użycie gotowego produktu, a przynajmniej nie bez określonego rodzaju przeróbek. Jeżeli już decydujesz się na produkt gotowy – taki jak w poprzednim kroku – sprawdź, jakie posiada możliwości indywidualnego dostosowania przez specjalistów wewnętrznych czy też zewnętrzną firmę.

Ten sposób wnoszenia swojego biznesu na nowy poziom stosuj również wtedy, gdy potrzebujesz zautomatyzować zindywidualizowany proces – a więc taki, który został opracowany przez Ciebie bądź też występuje w niewielkiej ilości podmiotów na rynku. Rozwiązania pozwalające np. na obsługę konkretnego problemu związanego z czasem wytwarzania towaru czy też optymalizacją sposobu przetwarzania zamówień z mniej eksploatowanych przez rynek źródeł sprawdzą się tutaj idealnie.

Warto również w tym miejscu zauważyć pewną tendencję występującą na rynku – im bardziej firma się rozwija, tym większa potrzeba na rozwiązania indywidualne. Często w swojej pracy spotykam się z sytuacjami, gdy dany biznes posiada wdrożone już określone narzędzie gotowe, ale wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i powstaniem nowych procesów przestało ono spełniać swoją rolę. Jeżeli więc firma ma potrzebę wzrostu – prędzej czy później będzie musiała rozważyć wdrożenie indywidualnego systemu, tak aby rozwiązanie gotowe nie było w tym przypadku przeszkodą. Dokonaj audytu istniejącego oprogramowania w firmie – kiedy zostało ono wdrożone? Jakie były wtedy główne cele i założenia? Co się zmieniło od tego czasu? Czy narzędzie nadal spełnia swoją role tak jak kiedyś? Czy należy już rozważyć zmianę na inny program bądź też zastanowić się nad wdrożeniem aplikacji indywidualnej?

Analityka biznesowa

Koncept analityki biznesowej wiąże się przede wszystkim z uproszczeniem pracy zarządu oraz wyższej i średniej kadry managerskiej. W zależności od tego, w jaki sposób funkcjonujesz teraz – może on mieć również znaczny wpływ na zmniejszenie ilości obowiązków pracowników znajdujących się na niższym stopniu hierarchii.

Wdrożenie analizy biznesowej pozwala na podejmowanie świadomych decyzji bazujących na faktycznych danych aniżeli na intuicji decydenta. Zastanów się, o ile prostsze wydaje się zarządzanie biznesem w momencie, gdy faktycznie znasz rentowność każdego Twojego produktu, wiesz, z jaką wydajnością pracuje każdy z pracowników, a także który kanał dystrybucji i sprzedaży rośnie najszybciej i przynosi najlepsze wyniki.

Osiągnięcie takiego stanu jest możliwe na dwa sposoby – albo poprzez ręczne zliczanie wszelkich tych danych, na zasadzie 50 różnych Exceli (bądź też nieograniczonej ilości kartek), albo poprzez wdrożenie analizy biznesowej, która nie tylko zagreguje wszystkie informacje, ale również wykaże Ci je w przystępnej formie. Wdrożenie tego typu rozwiązań jest po prostu koniecznością na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa.

Skorzystanie z narzędzi pozwalających na faktyczną analizę danych – np. takich jak Microsoft Power BI, bardzo często prowadzi do niesamowicie szybkich zwrotów z inwestycji – w końcu, jeżeli „jak na dłoni” widać, co się opłaca, a co nie, decyzje podejmowane są o wiele sprawniej, a Ty możesz mieć pewność, że są one trafne i skuteczne.

Uczenie maszynowe

Branża technologiczna, jaką jest sztuczna inteligencja (w skrócie z angielskiego Artificial Intelligence – AI) od kilku lat przeżywa swój złoty wiek. Pomimo tego, że rozwiązania tego typu są jeszcze dosyć świeże na rynku, cały czas poszukiwane są nowe miejsca, w których można ją zastosować.

Aktualnie dostępne są już narzędzia, które przykładowo pozwalają na wykorzystanie sztucznej inteligencji w ramach reklam na portalach social media – wystarczy ustawić w kilkanaście, kilkadziesiąt minut odpowiednie reguły i pozwolić na zajęcie się marketingiem Twojej firmy skutecznemu automatowi, który w ciągu godziny jest w stanie przetworzyć takie ilości danych, których człowiek nie byłby w stanie przeanalizować w ciągu roku.

Wdrożenie rozwiązań z zakresu AI, czy to gotowych, czy też tworzonych indywidualnie pod Ciebie, jest w znaczny sposób uzależnione od rynku i branży, w jakiej funkcjonujesz. Przykładowo u jednego z moich klientów zostały wdrożone rozwiązania uczenia maszynowego, które pozwalają na optymalizację całego procesu produkcyjnego w zakresie wyliczania zapotrzebowania i planowania produkcji.

Dla tego kroku ciężko jest wskazać konkretne rzeczy, które możesz wykonać – jeżeli jednak nie myślałeś jeszcze o zastosowaniu sztucznej inteligencji w swojej firmie, z pewnością jest to coś, na co możesz zwrócić uwagę.

Robotyzacja

Korzystanie z maszyn czy urządzeń jako ze ścieżki wprowadzania zmian technologicznych jest chyba jednym z najczęstszych sposobów myślenia przedsiębiorców – zwłaszcza tych ze starszych generacji. Korzystanie ze zdobyczy z ery przemysłowej i epoki industrialnej wydaje się właściwą drogą i naturalnym krokiem w rozwoju przedsiębiorstwa – w końcu kto dzisiaj mógłby wyobrazić sobie, że samochody są składane ręcznie przez ludzi.

Głównym problemem związanym z robotyzacją i korzystaniem z różnego rodzaju maszyn jest ograniczony sposób patrzenia i wybierania tejże ścieżki jako jedynej – rozumienie pojęcia automatyzacja właśnie jako zakupu kolejnych fizycznych automatów. Nawiązując jednak do początku – każdy problem wymaga indywidualnego rozpatrzenia i dobrania najlepszego sposobu rozwiązania, gdzie często faktyczne roboty nie są optymalną drogą.

Wadą dokonywania automatyzacji w ten sposób jest przede wszystkim koszt – nie mając odpowiedniego kapitału, ciężko jest nam myśleć o zakupie bądź zleceniu wykonania określonej maszyny. Automaty mają również o wiele większe zastosowanie w produkcji, jeżeli więc nasza działalność opiera się głównie na usługach, ten schemat nie będzie miał aż takiego wpływu na przedsiębiorstwo.

Ponadto warto zauważyć, że w innych krajach – przykładowo w Korei Południowej – stopień robotyzacji jest znacznie wyższy niż w Polsce. Jeżeli więc planujesz globalny biznes i o automatyzacji myślisz tylko w kontekście maszyn – prawdopodobnie przegrasz w wyścigu technologicznym z naszymi wschodnimi kolegami. Jeżeli inwestujesz więc w maszyny – warto zastanowić się również nad innymi możliwymi automatyzacjami, tak aby uzyskać omawiany efekt synergii.

Przykładowo stworzenie indywidualnego systemu do obsługi przedsiębiorstwa i połączenie go z automatami – np. w kontekście automatycznego przesyłania danych do maszyny, pozwala na zmniejszenie ilości czasu pracy osoby obsługującej dany automat i zmniejszenie wymagań do pracy na danym stanowisku.

Marketing Automation

Pojęcie Marketing Automation, jak również Sales Automation, znajdzie o wiele większe zastosowanie w branży usługowej aniżeli poprzednia omawiana robotyzacja. Narzędzia pozwalające przykładowo na wyświetlanie zupełnie innych danych na stronie internetowej dwóm różnym użytkownikom, profilowanie behawioralne i sugerowanie innych produktów, a także całe lejki sprzedażowe opierające się na serii kilkudziesięciu mailingów – to tematy, które zyskują coraz większą popularność i w niedalekiej przyszłości staną się standardem funkcjonowania przedsiębiorstw.

Zastosowanie Marketing Automation pozwala nie tylko na optymalizację kosztów czy też dokładne raporty z wynikami, ale przede wszystkim na zwiększenie ilości konwersji oraz wartości koszyka przypadającej na jednego klienta. Jest to inna gałąź czy też forma automatyzacji – nie tyle pozwala ona oszczędzać koszty, co faktycznie zwiększać i maksymalizować wyniki.

Te narzędzia sprawdzą się przede wszystkim, jeżeli Twoja działalność nie jest lokalna, a także jeżeli już prowadzisz kampanie z zakresu Digital Marketing – o wiele mniejsze zastosowanie znajdą w marketingu tradycyjnym, np. w postaci bilbordu z reklamą.

Automatyzacje no-code

Automatyzacje no-code to usługa udostępniania w ramach różnorakich narzędzi, pozwalająca na wykonywanie własnych automatyzacji bez konieczności pisania kodu komputerowego. Z reguły sprowadzają się do ustawienia kilku automatycznych akcji, składających się z trzech elementów: wyzwalaczy, reguł i zdarzeń.

Wyzwalacze definiują, kiedy ma wydarzyć się dane działanie – może to być konkretna godzina, dzień tygodnia, kliknięcie przycisku czy też wydarzenie – np. nowy e-mail wpadający do skrzynki, uzupełnienie formularza. Reguły pozwalają na filtrację wyzwalaczy – niech e-mail będzie z konkretnego adresu, a godzina sprawdzana tylko w dzień roboczy. Zdarzenia natomiast wskazują konkretne akcje, działania, które mają następnie się wydarzyć.

Automatyzacje no-code zyskują coraz większą popularność – świetnie sprawdzą się jako uzupełnienie niektórych procesów, przede wszystkim tam, gdzie przepływ informacji nie jest nadmiernie skomplikowany i brak jest potrzeby tworzenia indywidualnych rozwiązań. Częstym stykiem stosowania tego typu rozwiązań jest integracja między dwoma niezależnymi systemami gotowymi, np. systemami CRM, pocztą elektroniczną czy komunikatorami.

Wdrożenie automatyzacji no-code może zostać wykonane nawet samodzielnie – nie jest tutaj wymagana wiedza z zakresu programowania, a jedynie rozumienie technologii komputerowych na w miarę przyzwoitym poziomie. Jeżeli jednak chcemy dokładnie poukładać procesy i wyciągnąć z takiej automatyzacji jak najwięcej – warto skorzystać z pomocy ekspertów.

Sekretny składnik hiperautomatyzacji

Mając już wiedzę odnośnie do ścieżek, które możemy podjąć w ramach wdrożenia hiperautomatyzacji w firmie (lista ta oczywiście nie jest zamknięta), możemy zadać sobie pytanie – co odróżnia firmy korzystające z tych rozwiązań od tych, które faktycznie osiągają efekt synergii?

Cóż, korzystając z naszej początkowej analogii – podobnie jak w gotowaniu dobrego szefa kuchni od przeciętnego odróżnia nie tyle znajomość składników, co kolejność ich dodawania, to, kiedy są dodawane oraz w jakich proporcjach.

Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku hiperautomatyzacji – kluczem do sukcesu jest nie tylko dobór odpowiednich narzędzi, ale również to, które problemy zostaną rozwiązane przy ich użyciu oraz w jaki sposób. Dlatego też warto skorzystać przynajmniej z konsultacji ze specjalistami w tym zakresie – albo formie wykonawczej, albo nadzoru nad poszczególnymi pracami, tak aby przygotowane narzędzia i komponenty faktycznie się uzupełniały i współpracowały ze sobą.

Kacper Dyba