Jak dzięki technologiom rekrutować sprawniej i skuteczniej?

Pandemia pokazała, że brak odpowiedniego zespołu może spowodować, że nie tylko nie podniesiemy się z przejściowych trudności, ale też nie osiągniemy sukcesu w coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu biznesowym. Głód specjalistów i ekspertów, który widać w sezonie letnim, pokazuje, że sama chęć zatrudnienia to już dzisiaj w wielu obszarach zdecydowanie za mało, aby rozpocząć współpracę z doświadczonym specjalistą czy ekspertem.

Choć sytuacja na polskim rynku pracy nie przypomina jeszcze tej sprzed pandemii, większość pracodawców zaczęła się ponownie mierzyć z wyzwaniami w obszarach rekrutacyjnych. Te wynikają najczęściej z kilku, czasami pojawiających się łącznie, powodów. Są to m.in.:
• niedopasowanie wynagrodzenia do oczekiwań kandydatów,
• niedopasowanie opisu stanowiska pracy do rzeczywistych potrzeb czy wykonywanych obowiązków,
• negatywne postrzeganie pracodawcy w społeczności lokalnej czy internecie,
• niepozytywne doświadczenia kandydatów z wcześniejszymi procesami rekrutacji,
• niechęć pracowników do zaangażowania się w procesy rekrutacyjne (z różnych powodów),
• brak zrozumienia realiów rynku pracy,
• przekonanie o wyjątkowości własnej marki czy stanowiska, na które rekrutujemy.

Jak pokonać tego typu wyzwania? Przede wszystkim podchodząc do rekrutacji systemowo. Musimy pamiętać, że rekrutacja (jak sprzedaż) nie jest procesem. To okazja do kontaktu z ludźmi, którzy zostaną naszymi pracownikami, a za chwilę mogę zostać także naszymi… klientami. Czy stać nas na to, aby przez milczenie czy brak odpowiedzi na maila z CV stracić znaczący kontrakt albo nie znaleźć się w gronie firm zaproszonych do dużego przetargu? Z pewnością większość odpowie, że nie. Dlatego dobry proces rekrutacyjny dba o kandydata (kupującego) przy zachowaniu transparentnej informacji na temat samego procesu w organizacji (między HR-owcem i managerem, który zatrudnia do swojego zespołu, tzw. hiring managerem). Rekrutacja nie powinna być okazjonalna. Nie powinna być procesem wykonywanym między ważniejszymi zadaniami. Jeśli chcemy sprawnie zatrudnić pracownika – powinniśmy zaplanować ten proces w czasie.

Czarna dziura rekrutacji
Według badania Goldenline „Złoty Środek”, przeprowadzonego na przełomie 2020 i 2021 roku, to, co najbardziej irytuje kandydatów, to… brak odpowiedzi. Swoista czarna dziura rekrutacyjna. Wysyłamy CV i nie dzieje się nic. Najbardziej zaskakuje kandydatów kontakt z firmy po miesiącu, dwóch (choć zdarzył się i kandydat z telefonem po roku) z przekonaniem rekrutera, że aplikujący doskonale pamięta, do kogo i na jakie stanowisko zaaplikował. Co więcej, bardzo często podczas kontaktu telefonicznego oczekujemy od kandydata powtórzenia informacji, jakie wysłał nam przed kilkoma (czasem nawet kilkunastoma tygodniami). Ile chce zarabiać? Jakie jest jego doświadczenie w oczekiwanych przez nas obszarach… To teraz szybki test. Jaką kwotę prowizji masz z klienta, któremu ofertę złożyłeś 16 sierpnia? No właśnie… nasza pamięć bywa ulotna. Szczególnie po czasie.

Patrząc z perspektywy kandydata do pracy, najgorsza i najczęstsza sytuacja to brak jakiejkolwiek informacji zwrotnej. Wiadomość, że nie spełnia kryteriów rekrutacji, że jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie, że nie posiada wiedzy na temat kluczowej na tym stanowisku technologii, są na wagę złota. Co ciekawe, dla obu stron. Dlaczego? Bo dzięki tej informacji zwrotnej już za rok nasz niedoszły kandydat może poznać nowy język programowania, nauczyć się albo wyszlifować znajomość jakiegoś języka obcego czy poznać wskazane przez nas oprogramowanie. Czas spędzony na informacji zwrotnej procentuje dwójnasób. To także kwestia wzajemnego szacunku. Zasady n-etykiety mówią, że odpisujemy na każdą wiadomość. Czy wyobrażasz sobie, że na adres zapytania ofertowego przesłanego do firmy otrzymujesz odpowiedź, że jej przedstawiciele zastrzegają sobie prawo odpowiedzi na wybrane przez nich oferty? Chyba nie. Dokładnie tak samo jest z rekrutacją. Dbałość o candidate experience (doświadczenie kandydata w procesie rekrutacyjnym) to zadanie nie tylko HR-owca czy rekrutera, ale każdego managera, który zatrudnia do swojego zespołu. To, jak poprowadzimy rozmowę telefoniczną, spotkanie (nieważne, czy online, czy w biurze), jak napiszemy wiadomość, wpływa nie tylko na proces rekrutacji – ale też postrzeganie naszej firmy, jej produktów czy usług.

Czas to… sukces
Czas to pieniądz – mawiają przedsiębiorcy, także w przypadku rekrutacji. Działając swoim tempem, pamiętajmy, że każdy dzień przeciągania decyzji może oznaczać, że tego najbardziej dopasowanego (czy to budżetem, czy kompetencjami) kandydata możemy po prostu zastać już z propozycją od innego pracodawcy. Dlatego jeśli widzimy CV spełniające nasze oczekiwania – umawiajmy się na spotkanie bez czekania. Jeśli po spotkaniu wiemy, że to jest to. Jest przysłowiowa „chemia”. Działajmy. Analizy procesów rekrutacyjnych pokazują, że zbyt długie zwlekanie z decyzją (nie tylko na rynku IT) może spowodować, że nie zatrudnimy naszego kandydata, a ten dostanie propozycje pracy od innych pracodawców.

Patrząc na procesy rekrutacyjne, pamiętajmy, że ich sprawność bardzo często zależy od tego, czy pracujemy w jednym rytmie i w jednym systemie. Taką gwarancję daje nam korzystanie z oprogramowania wspierającego rekrutację, czyli systemu ATS (aplicant tracking system). Tego typu rozwiązania, oparte głównie na chmurze, umożliwiają nam realizację całego procesu rekrutacji, często także z wdrożeniem online nowego pracownika. Za jego pośrednictwem hiring manager zgłasza potrzebę rekrutacji do HR. Wspólnie tworzy się profil wzorcowego kandydata, opis stanowiska, który przekładamy na ogłoszenie o pracę. W kilka chwil ogłoszenie publikujemy na naszej stronie kariery, w intranecie czy na bezpłatnych i płatnych portalach z ofertami pracy. Chcemy, żeby nasi pracownicy polecili rekrutację na dane stanowisko? Możemy ich zaprosić do programu poleceń pracowniczych. Dzięki temu będziemy wiedzieć, czyje polecenia przynoszą dopasowanych kandydatów i takich, których po prostu zatrudniamy. Pracując z systemami ATS, kwestie związane z RODO i przechowywaniem CV mamy de facto zagwarantowane. Możemy się zatem skoncentrować na rekrutacji. Korzystając z gotowych treści, możemy przygotować informacje zwrotne do każdego, kto wysłał nam CV, niezależnie od tego, czy zrobił to za pośrednictwem naszej strony kariery, Goldenline, czy innego źródła pozyskiwania aplikacji. Z kolei hiring manager na bieżąco może oceniać kandydatury pracowników i potem wspólnie z rekruterem zapraszać do udziału w spotkaniach rekrutacyjnych.

Sprawniej z narzędziem
Wdrażając każde narzędzie do pracy, musimy zostawić sobie czas na to, aby je nie tylko poznać, ale dostosować do tego, jak wyglądają nasze procesy. Część firm przy okazji wprowadzenia systemu ATS dokonuje także odświeżenia samych standardów związanych z poszukiwaniem nowych osób do pracy. Wprowadzając poszczególne funkcjonalności, decyduje się np. na regularne badanie zadowolenia kandydatów, badając tzw. candidate NPS i kluczowe opinie związane z rekrutacją (np. czas jej trwania, jakość informacji zwrotnej, chęć rekrutacji w przyszłości itp.) czy standaryzację działań niezależnie od zwyczajów czy przyzwyczajeń dotychczas obowiązujących w organizacji.

Systemy do rekrutacji są z całą pewnością sporym ułatwieniem. Często nie wymagają od osób je wdrażających wiedzy technicznej. Natomiast ze strony organizacji wymagają przygotowania odpowiednich klauzul informacyjnych czy (jeśli nie chcemy pracować na gotowych szablonach) przygotowania specjalnych grafik, np. na potrzeby formularza, który będą uzupełniać kandydaci. Wdrażając ATS, pamiętajmy, że tak naprawdę na etapie wyboru warto potestować różne rozwiązania. Zastanówmy się, czy tego typu rozwiązanie ma nam pomóc tylko w rekrutacji, czy może jeszcze we wdrożeniu pracowników, a może nawet (jeśli takie wyzwanie nas czeka) outplacemencie osób, które zatrudniamy. I co najważniejsze… zarezerwujmy sobie czas, aby dobrze poznać narzędzie i przeszkolić z niego hiring managerów. Dzięki temu całość procesu poszukiwania kandydatów, ich wyboru zamkniemy w jednym miejscu. Zyskiem dla organizacji będzie także tworzenie własnej bazy kandydatów, w której w pierwszej kolejności będziemy mogli szukać osób na nowe stanowiska. W ten sposób nasze rekrutacyjne wydatki będą w stanie się zmniejszyć. Według szacunków HRlink, korzystając z systemu rekrutacyjnego ATS, tylko przy jednej rekrutacji jesteśmy w stanie zaoszczędzić nawet do kilku godzin pracy zarówno po stronie rekrutera, jak i hiring managera. Systemy do zarządzania procesami rekrutacyjnymi w dużo bardziej przyjazny sposób pokażą nam informacje np. o efektywności źródeł, z których pojawili się dopasowani kandydaci. Dlatego ich rola w części analitycznej, dającej nam wiedzę do wykorzystania w kolejnych rekrutacjach, jest nieoceniona. Co najważniejsze, skorzystanie z niej wymaga najczęściej kilku kliknięć.

Żyjemy dzisiaj w kulturze szybkich decyzji i często szybkich działań biznesowych. Warto pamiętać, że skuteczna rekrutacja także może być sprawna. To tak naprawdę wypadkowa korzystania z dopasowanego do naszych potrzeb narzędzia, mobilizacji rekrutera oraz managera, który zatrudnia do swojego zespołu. To również, a może przede wszystkim kwestia wzajemnego szacunku do drugiej strony. Pamiętajmy, że rekrutacja to nie CV – to ludzie, specjaliści, eksperci czy managerowie, których doświadczenie kontaktu (albo jego braku) z naszą marką może przekładać się na nasze codzienne cele biznesowe.

Adam Piwek
Ekspert marki pracodawcy i doświadczy specjalista z zakresu social mediów oraz digital marketingu. Menedżer ds. komunikacji i zarządzania treścią w HRlink i Goldenline. Od ponad 15 lat pomaga markom w skuteczniejszej i bardziej dopasowanej komunikacji i działaniach, także w obszarze pozyskiwania pracowników. Trener biznesu i wykładowca praktyk w Dolnośląskiej Szkole Wyższej.