Jak optymalizować procesy biznesowe? Rola Microsoft OneDrive
Przedłużające się procesy, nagminnie popełniane błędy, niespójne dane – wszystkie te czynniki mogą wpływać na funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego też, w obliczu pojawiających się wyzwań, warto sięgnąć po nowe rozwiązania, które pomogą nie tylko zredukować wąskie gardła, ale także zautomatyzować dotychczasowe procesy.
Optymalizowanie…, czyli?
Optymalizacja to szereg różnorodnych działań, których celem jest usprawnić wdrożone dotychczas procesy. Te nierzadko są bardzo skomplikowane i angażujące, co pociąga za sobą wysokie koszty i ogromne ryzyko popełnienia błędów.
Pod terminem optymalizacji kryje się m.in.:
- porządkowanie procesów już istniejących,
- typowanie procesów niezbędnych i nowych,
- unikanie tzw. podwójnej pracy,
- praca zgodna z przepisami i wymogami prawa,
- zwiększenie elastyczności procesów,
- automatyzacja,
- odciążenie części pracowników,
- lepszy przepływ informacji.
Oczywiście nie ma wyłącznie jednego, uniwersalnego sposobu na zoptymalizowanie procesów wewnętrznych. Kluczem do sukcesu jest indywidualne przeanalizowanie potrzeb biznesowych i wdrożenie szytych na miarę rozwiązań, które pozwolą osiągnąć konkretne, mierzalne cele.
Zalety wdrożenia optymalizacji
- Lepsze i sprawniejsze funkcjonowanie zarówno poszczególnych działów, jak i całej firmy.
- Większe zadowolenie ze strony klientów.
- Wyższa efektywność pracy.
- Łatwiejsze zarządzanie zmianami i nowymi procesami.
- Wysoki komfort pracy – m.in. poprzez jasno przydzielane obowiązki i lepszy przepływ informacji.
- Utrzymanie ciągłości projektowej.
Jak wygląda optymalizacja procesów?
Wiele organizacji wstrzymuje się z wprowadzeniem optymalizacji, twierdząc, że tą najlepiej jest wprowadzać… na początku działalności. W rzeczywistości jednak każdy moment jest dobry, aby wdrażać rozwiązania, które mają na celu wspierać pracę przedsiębiorstwa.
Impulsem do podjęcia takich kroków może być zarówno chęć obcięcia kosztów, jak i powstałe braki kadrowe. Coraz więcej organizacji widzi w automatyzacji także szansę na rozwój i zbudowanie przewagi konkurencyjnej. Wśród najczęściej wymienianych przyczyn wdrożenia optymalizacji wymienia się: chęć ustandaryzowania procesów, potrzebę zminimalizowania ludzkiego błędu, a także pracę nad wahającymi się wolumenami.
Rozwiązanie: Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive – inaczej zarządzanie plikami w chmurze, pozwala na swobodne łączenie użytkownika ze wszystkimi niezbędnymi folderami. Usługa ta pozwala przechowywać, chronić, a następnie udostępniać i uzyskiwać dostęp do plików na wszystkich urządzeniach. Bez konieczności przesyłania, osobnego pakownia czy ręcznego udostępniania poszczególnych folderów. Z racji tej funkcjonalności – jest to jeden z najprostszych sposobów na wprowadzenie optymalizacji biznesowej. Sprawdzi się on zarówno w niewielkich organizacjach, jak i wielodziałowych przedsiębiorstwach, których praca polega na sprawnym przekazywaniu dokumentacji i informacji.
Dysk w chmurze gwarantuje bezpieczeństwo plików, bez obawy o ich uszkodzenie lub zgubienie, a także umożliwia ich sprawne przekazywanie i udostępnianie (nie tylko konkretnym specjalistom, ale i całym działom).
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz na: https://www.anegis.com/produkty/microsoft-onedrive
Integracja OneDrive z Teams
Współczesne organizacje coraz chętniej pracują zdalnie. Z tego też względu wielu specjalistów rozsianych jest nie tylko po całym kraju, ale i po całym świecie. Dotyczy to nie tylko pracowników, ale także kontrahentów, dostawców i wykonawców.
Integracja OneDrive z Microsoft Teams powstała właśnie z myślą o takim systemie pracy — gdy konieczne jest wprowadzenie elastycznych narzędzi, ułatwiających pracę międzyprojektową. Teams i OneDrive umożliwiają swobodne i szybkie przechowywanie i udostępnianie nie tylko dokumentów, ale i pełnych konwersacji.
Więcej o Microsoft Teams przeczytasz na: https://www.anegis.com/produkty/microsoft-teams
Integracja OneDrive z SharePoint
Na podobnej zasadzie działa integracja z SharePoint, która umożliwia udostępnienia plików zespołom, organizacjom i użytkownikom zewnętrznym. Wszystko to odbywa się z wykorzystaniem narzędzi Office 365 tak, aby kontrolować dostęp do stworzonych dokumentów .ppt czy .doc.
[1] Kozioł, P., & Wielki, J. (2016). Implementacja technologii informatycznych do optymalizacji procesów biznesowych opartych na koncepcji lean management. Przegląd Nauk Stosowanych Nr 11, 49.