Jak skalować małą firmę?

Mała firma bardzo często zaczyna się od pasji, odwagi i ogromnego zaangażowania właściciela. Na początku robisz wszystko sam: sprzedajesz, obsługujesz klientów, wystawiasz faktury i gasisz bieżące pożary. Z czasem jednak pojawia się zmęczenie, frustracja i poczucie, że firma – zamiast dawać wolność – zaczyna ją odbierać. I właśnie w tym momencie pojawia się pytanie: czy da się prowadzić mały biznes inaczej?

Skalowanie nie jest zarezerwowane dla korporacji ani wielomilionowych start-upów. To sposób myślenia o firmie, który pozwala jej rosnąć mądrze – bez nieustannego dokładania sobie pracy i odpowiedzialności. To proces, dzięki któremu firma przestaje być w całości zależna od właściciela, a zaczyna działać w oparciu o uporządkowane procesy, narzędzia i ludzi.

Czym jest skalowanie?

Skalowanie firmy często kojarzone jest jedynie ze zwiększaniem przychodów firmy. Co więcej, wiele osób proces ten identyfikuje z dużymi firmami, a same działania skalowania często opisywane są jako bezduszne i pozbawione ludzkiego czynnika. A skalowanie to nic innego jak ciągłe doskonalenie swojej firmy, tak aby mogła ona zwiększać swoje przychody szybciej niż koszty. To procesy standaryzacji, automatyzacji czy optymalizacji. Docelowo firma ma działać bez konieczności codziennej obecności właściciela. To nie oznacza, że pozbawia się go możliwości działania. Oznacza to tylko tyle, że każdy z nas ma wybór – czy być w firmie, czy jechać na urlop, a może dziś odpocząć.

I tak, zdaję sobie sprawę, że każdemu z nas może wydawać się, iż w małej firmie to przerost formy nad treścią, że to wydaje się właściwie niemożliwe. Jednak mamy dobierać narzędzia do wielkości firmy i potrzeb. Tym samym chociażby automatyzacja odpowiadania na maile, wysyłanie faktur, prowadzenie kalendarza z płatnościami prowadzi do pewnych optymalizacji. W rezultacie Ty jako właściciel firmy masz coraz więcej czasu na jej rozwijanie. I tym właśnie jest proces skalowania.

Od czego zacząć skalowanie w małej firmie?

I Decyzja

Skalowanie to proces, który zaczyna się w naszej głowie. Z mojego doświadczenia wynika, że wiele przedsiębiorców realizuje coś w stylu postanowień noworocznych. W chwilach kryzysu, nadmiernej ilości pracy, frustracji mówimy sobie dość – już tak nie chcę. Ale po kilku dniach wszystko wraca na stare tory. Pierwszy krok to świadome podjęcie decyzji o tym, gdzie chcę, aby była moja firma za rok, za dwa, za trzy. Jak ma wyglądać moja rola w firmie. Musisz zdawać sobie sprawę, że porządkowanie procesów, procedur i tworzenie standardów w firmie to czas, który musisz poświęcić. A tym samym, chcąc skalować firmę, godzisz się na to, że przez chwilę jest jeszcze trudniej, po to, aby długofalowo było lepiej.

II Procesy

Kiedy już podejmiesz świadomą decyzję, kolejnym krokiem jest sprawdzenie, jak wyglądają Twoje obecne procesy. Często słyszę od właścicieli małych firm, że w ich firmach nie ma procesów. Otóż zawsze są – ale nie zawsze są uświadomione. Procesy to nic innego jak kroki postępowania w obsłudze klienta, w budowaniu kontentu na social mediów, w komunikacji z biurem rachunkowym, delegowaniu zadań do wirtualnej asystentki. Okazuje się, że wiele kroków robimy tak samo, i to właśnie jest proces. Kiedy sobie już je uświadomisz, możesz przejść do optymalizacji. W praktyce oznacza to, że eliminujesz niepotrzebne kroki, skracasz je, układasz w innej kolejności. Ostatecznie ma to prowadzić do sytuacji, gdzie w tym samym czasie jesteś w stanie zrealizować więcej zadań z danego procesu. Taką optymalizacją może być umawianie spotkań na jeden dzień w tygodniu, nagrywanie filmów do social mediów po kilkanaście ciągiem (tylko raz się przygotowujesz, ubierasz, rozstawiasz sprzęt). Kolejnym pomysłem jest „paczkowanie zadań”. W praktyce oznacza to, że tak planujesz sobie dzień, aby zadania z jednego tematu były po sobie, później zadania z kolejnego tematu itd. Dzięki temu Twoja głowa jest bardziej skupiona i szybciej wykonuje te same zadania, niż gdybyś ciągle pomiędzy nimi przeskakiwał. W praktyce bardzo często okazuje się, że samo uporządkowanie pracy pozwala odzyskać nawet 1–2 godziny dziennie.

III Automatyzacje

Po realizacji kroku drugiego pewnie łatwo dostrzeżesz możliwości zastąpienia pracy ręcznej przez automaty. To mogą być automatyczne kalendarze do umawiania spotkań, automatyczne faktury, być może chatboty, może zautomatyzowany proces przesyłki dokumentów do księgowości, formularze online, które wypełnia klient, itp. Automatyzacje w Twojej firmie to nie muszą być wielkie zmiany. To często drobne narzędzia i usprawnienia, które powodują, że odzyskujemy coraz więcej czasu. Przyjrzyj się swoim procesom i sprawdź, gdzie takie automatyzacje możesz wprowadzić.

IV Pracownicy

Kolejnym krokiem jest powierzenie części obowiązków innym ludziom. Być może już ich masz, a być może dopiero się zastanawiasz, czy kogoś zatrudnić. Pamiętaj, że dziś istnieje wiele form współpracy. Możesz nawiązać relacje z freelancerem, który będzie realizował dla Ciebie 20–30 godzin pracy miesięcznie, możesz odezwać się do wirtualnych asystentek. Nie musisz od razu zatrudniać nikogo na pełen etat na umowę o pracę.

Bez względu na rodzaj umowy – zespół jest nieodłącznym elementem skalowania swojego biznesu. Musisz zdawać sobie sprawę, że na początku prowadzenia biznesu występujesz w trzech rolach – właściciela, menedżera i pracownika. Na samym początku również najwięcej czasu spędzasz w roli pracownika, wykonując czynności operacyjne. Z biegiem czasu jednak ciężar Twojej roli powinien się zmieniać. Czynności operacyjne powinieneś oddawać pracownikom, coraz częściej być menedżerem i właścicielem. A w perspektywie długofalowej Twoja rola to głównie rola właściciela firmy.

Przejście pomiędzy rolami umożliwia proces skalowania biznesu. Zobacz, że gdy masz nazwane standardy, procedury, automaty, będzie Ci bardzo łatwo delegować konkretne zadania i wdrożyć każdego kolejnego pracownika. W przypadku, gdy masz to nieuporządkowane, trudno jest Ci stwierdzić, jakie obowiązki ma mieć nowy pracownik, co ma dla Ciebie robić i w jaki sposób. Powoduje to, że Ty tracisz mnóstwo czasu na ciągłe tłumaczenie oczekiwań, a po stronie pracownika zwykle następuje frustracja i chęć zakończania współpracy. Ludzie, z jakimi pracujemy, oczekują konkretnego zakresu obowiązków, pewnej systematyczności i przewidywalności. Dlatego zatrudnienie ludzi ma sens tylko wtedy, kiedy dokładnie wiesz, co chcesz delegować i jakich standardów pracy oczekujesz od pracownika.

V Ciągłe doskonalenie

Wyobraź sobie sytuację, w której przeszedłeś wszystkie cztery kroki. Może wydawać Ci się, że to już koniec pracy i możesz osiąść na laurach. Mam dla Ciebie dobrą i złą informację. Jeżeli Twoja firma się rozwija i chcesz ją nadal skalować – to pomimo tego, że przeszedłeś już przez 4 kroki – proces zaczynasz od nowa. W związku ze zmianami, pracownikami, automatami od nowa należy przyjrzeć się procesom, być może wprowadzić kolejne automaty i ostatecznie zastanowić się nad wielkością zespołu. Za każdym razem, kiedy Twoja firma rośnie, rozwija się – proces skalowania wymaga przejścia przez te cztery kroki od nowa. Tylko dzięki takiemu podejściu możesz skutecznie skalować i doskonalić swój biznes.

Dlaczego tak często proces skalowania się nie udaje

Statystyki pokazują, że ponad 95% to małe firmy. Faktem jest, że niewiele z nich rośnie i przestaje być zależnych od decyzji właściciela/założyciela firmy. Z moich doświadczeń w pracy z przedsiębiorcami wynika, że nie zawsze radzimy sobie mentalnie. Wydaje nam się, że oddanie kontroli może prowadzić do tego, że pracownicy ukradną nam firmę. Często słyszę też, że skalowanie to proces eliminowania ludzkiego podejścia i właściciel firmy świadomie nie idzie w tym kierunku. A tym samym dużym wyzwaniem są nasze blokady mentalne. Jednym słowem, mamy ogromne opory przed zmianą. Aby przez nie przejść, warto rozmawiać z innymi przedsiębiorcami, np. w ramach klubów biznesowych, grup mastermindowych itp. Żeby móc sobie pomóc, trzeba obracać się wśród ludzi, którzy mają podobne problemy i wyzwania. Pamiętaj, że pierwszym krokiem do skalowania biznesu jest Twoja decyzja. By podjąć taką decyzję, musisz również być mentalnie na to gotowy.

Innym równie często spotykanym problemem jest kwestia czasu na działanie. Wiele razy słyszałam – fajne to, co mówisz – ale ja i tak już nie wiem, w co ręce włożyć. Nie mam czasu na to, aby teraz porządkować firmę. Zrobię to w wolnej chwili. Oczywiście ta wolna chwila nigdy nie następuje. A właściciel firmy biega w kołowrotku codzienności i nic się w jego życiu nie zmienia. Zwykle stajemy się przepracowani, wypaleni zawodowo i sfrustrowani. I znowu wracamy do kroku pierwszego – świadomej decyzji, zgody na to, że aby mogło być lepiej przez chwilę, podczas procesu zmiany będzie trudniej. Moim zdaniem taka wewnętrzna zgoda to jedyna opcja, aby skalowanie biznesu

Zakończenie

Skalowanie małej firmy nie polega na gwałtownym wzroście, zatrudnianiu dziesiątek pracowników czy rezygnacji z ludzkiego podejścia. To proces stopniowy, oparty na świadomych decyzjach, porządkowaniu codziennej pracy i budowaniu firmy, która może rozwijać się bez ciągłej obecności właściciela w każdym jej obszarze. Największym wyzwaniem w skalowaniu nie są narzędzia, procesy ani automatyzacje. Jest nim zmiana sposobu myślenia i gotowość na to, by przez chwilę było trudniej, aby długofalowo było lżej. Skalowanie to nie jednorazowy projekt, lecz cykl ciągłego doskonalenia, do którego wracasz za każdym razem, gdy Twoja firma wchodzi na kolejny etap rozwoju.

Jeśli więc czujesz, że utknąłeś w operacyjnej codzienności, a firma, zamiast dawać wolność, zaczyna ją odbierać – być może to dobry moment, by zatrzymać się na chwilę i podjąć decyzję. Decyzję o tym, że Twój biznes może działać lepiej, spokojniej i bardziej przewidywalnie. Bo skalowanie nie zaczyna się w narzędziach. Zaczyna się w głowie właściciela.

Justyna Broniecka – przedsiębiorczyni, menadżer, trener biznesu. Pomaga właścicielom firm w doskonaleniu i skalowaniu firm. Od ponad 15 lat pracuje z przedsiębiorcami. Twórczyni marki online ZUS to nie MUS, gdzie pomaga firmom płacić niższe podatki i lepiej zarządzać pieniędzmi, oraz Twój Biznes od Podstaw, gdzie pomaga doskonalić procesy w firmach. Zrealizowała już ponad 2 tys. konsultacji oraz przeprowadziła ponad 50 projektów optymalizacyjnych. Autorka kilkunastu poradników dla przedsiębiorców. Absolwentka wielu szkoleń oraz kursów z zarządzania, zwinnego zarządzania, budowania firmy, delegowania, zarządzania zespołami (m.in. Agile, Lean, Scrum, Change Management, Management 3.0, SAFE). 

Zdjęcie:  Katarzyna Lasota 

Grafika: Agnieszka Grzymała