Jak uniknąć problemów z terminem wystawienia faktury?

Wystawianie faktur VAT jest nieodłączną częścią działalności wielu przedsiębiorstw. To ważny element procesu rozliczeniowego, który wymaga precyzji i zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi. Jednym z kluczowych aspektów dotyczących faktur VAT jest termin ich wystawiania. W praktyce wiele firm spotyka się z problemami związanymi z terminowością kontrahentów. Jak ich uniknąć?

Wystawianie faktur VAT jest nieodłączną częścią działalności wielu przedsiębiorstw. To ważny element procesu rozliczeniowego, który wymaga precyzji i zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi. Jednym z kluczowych aspektów dotyczących faktur VAT jest termin ich wystawiania. W praktyce wiele firm spotyka się z problemami związanymi z terminowością kontrahentów. Jak ich uniknąć?

Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT to dokument handlowy, który obecny jest w procesie sprzedaży towarów lub usług oraz do rozliczenia podatku VAT. Jest on wystawiany przez przedsiębiorców na rzecz innych przedsiębiorców lub klientów indywidualnych. Faktury VAT są niezwykle istotne zarówno dla sprzedawców, jak i dla nabywców, ponieważ mają one duże znaczenie w kwestiach podatkowych. Służą jako dowód prawny w przypadku sporów bądź też kontroli. W dokumencie tym powinny znaleźć się informacje, takie jak:

• numer faktury,
• data wystawienia oraz sprzedaży,
• NIP podatnika oraz kupującego,
• krótki opis usługi lub towaru,
• jednostkowa cena netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka VAT oraz wartość podatku,
• wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na sprzedaży na objętą stawkami podatku oraz tę zwolnioną od podatku,
• wysokość podatku VAT od wartości sprzedaży z uwzględnieniem ww. podziału,
• suma należności.

Należy pamiętać, że wszystkie transakcje, które odbywają się pomiędzy firmami, muszą być udokumentowane fakturą VAT.

Wystawianie faktury VAT – do kiedy należy to zrobić?

Fakturę VAT należy wystawić w momencie dostawy towarów lub wykonania usługi, bądź też w chwili otrzymania zapłaty przed wykonaniem dostawy/usługi (jeśli płatność następuje przed wykonaniem). Zgodnie z polskim prawem podatkowym, fakturę VAT należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towary lub wykonano usługi.

Skutki nieterminowego wystawiania faktur

Niewystawienie faktury VAT w terminie może mieć dla sprzedawcy nieprzyjemne skutki. W zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju, może on np. zostać ukarany karą finansową. Niedotrzymanie terminów często wiąże się problemami z rozliczeniem podatku VAT. Co więcej, opóźnienia w wystawianiu faktur mogą prowadzić do utraty zaufania klientów.

Jednym ze sposobów na to, jak uniknąć problemów z terminem wystawiania faktur, jest skorzystanie z elektronicznego sposobu tworzenia dokumentów sprzedaży. Wówczas istnieje możliwość przesłania ich mailowo do klientów. Metoda ta jest szybka i prosta, zarówno w kwestii wystawiania, jak i samego dostarczenia.

Faktoring jako pomoc w szybkiej spłacie należności

Oczywiście – terminowe wystawienie faktury nie gwarantuje, że klient dokona zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczenie towaru na czas. Tu z pomocą przychodzi usługa faktoringu, polegająca na sprzedaży nieprzeterminowanych wierzytelności faktorowi. Do korzyści płynących z faktoringu należą m.in. natychmiastowe uzyskanie należności, poprawa płynności finansowej oraz (w przypadku faktoringu pełnego) zabezpieczenie przed niewypłacalnością kontrahentów. Jeśli więc firma oferuje klientom wydłużone terminy płatności – faktoring zagwarantuje szybki napływ należnej gotówki, którą można zainwestować w rozwój działalności lub wykorzystać do spłaty bieżących zobowiązań.