Koszty technologii w biznesie

Pojęcie kosztów samo w sobie jest bardzo pojemnym terminem, który zbyt szeroko potraktowany może prowadzić jedynie do rozmycia istoty tematu i pozbawienia go tezy przewodniej. Dlatego właśnie wyjściem do omawiania całego zagadnienia jest dla mnie ograniczenie na potrzeby tego artykułu pojęcia kosztów do terminów CapEx (ang. capital expenditures, nakłady inwestycyjne ponoszone w celu nabywania, ulepszania np. strony internetowej) i OpEx (ang. operating expenditures, koszty operacyjne ponoszone na utrzymanie np. wspomnianej witryny www).

Jak zrozumieć koszt technologii w biznesie?
Zależności, jakie występują między CapEx i OpEx, w mojej ocenie wpływają w dużym stopniu na to, jak postrzegane są koszty technologii w biznesie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której chcemy mieć mieszkanie. Jednym z możliwych scenariuszy jest zakup na własność, innym – jego wynajem. W pierwszym wariancie CapEx, a więc nasz wkład początkowy będzie wysoki, w drugim – dużo niższy. W obu przypadkach dokładny i określony.
W przypadku OpEx już takiej klarowności nie mamy. Jego doprecyzowanie jest dużo trudniejsze. Wracając do wspomnianego przykładu – przy zakupionym mieszkaniu OpEx-em są opłaty związane z czynszem, remontami itp.; przy wynajmowanej nieruchomości – dochodzi jeszcze marża, którą narzuca właściciel najemcom. W obu przypadkach trudno przewidzieć, jakie to będą dodatkowe koszty i w jakiej perspektywie czasowej się pojawią. Na etapie podejmowania decyzji o zakupie mieszkania bądź jego wynajmie inwestor nie jest w stanie uwzględnić wszystkich kosztów utrzymaniowych i użytkowych, z jakimi może się zetknąć.

Mając na uwadze powyższe, wyciągnę prostą, ale bardzo ważną konkluzję – to właśnie CapEx bierze się przede wszystkim pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o inwestycji. Koszty inwestycyjne są jasno określone i inwestor sądzi, że na ich podstawie może podjąć świadomą decyzję. OpEx albo jest w niewystarczającym stopniu analizowany, przez co staje się mocno niedoszacowany, albo przyjmowane są przez inwestora zbyt optymistyczne scenariusze (np. instalacja elektryczna nigdy się nie spali, sąsiedzi nigdy nie zaleją).

Struktura kosztów jest kluczem do decyzji biznesowej
Bazując na wspomnianym przykładzie, można lepiej zrozumieć, jak ważne jest w biznesie patrzenie na całościowe koszty – dopiero razem CapEx i OpEx dają solidne podstawy do podjęcia decyzji biznesowych. Właśnie dlatego warto stworzyć już na wstępie strukturę kosztów z podziałem na inicjacyjne i utrzymaniowe oraz patrzeć na nie zawsze jako na rozdzielne koszty, ale współistniejące ze sobą. Mając ustaloną strukturę kosztów, należy odpowiedzieć sobie na dodatkowe pytania dotyczące inwestycji w perspektywie czasowej, np.: Co może wydarzyć się za kilka lat? Co się stanie, gdy mój biznes się kilkukrotnie rozbuduje? Co się stanie, gdy odwrócą się trendy? To nie są pytania łatwe, ale na pewno konieczne dla określenia, czy technologia przeze mnie przyjęta jest dla mnie opłacalna.

Struktura kosztów jest bowiem kluczem do decyzji biznesowych, które nie są podejmowane z reguły w odniesieniu do krótkiego przedziału czasowego, a myśli się o nich w perspektywie miesięcy czy lat. Dlatego adekwatność technologii do czasu i potrzeb jest ważna i przekłada się na koszty technologii, przy czym pozwolę sobie odwołać się do obszaru, którym zajmuję się na co dzień. Jako Project Manager w Sunrise System wdrażałem już wiele technologii zarówno do naszej firmy, jak też w postaci produktu dla naszych klientów. Przy każdym rozwiązaniu miałem na uwadze dwie optyki – wydatki i użytkowanie. Zawsze poszukuję złotego środka, który pozwoli ustalić właściwy stosunek wysokości kosztów do jakości użytkowania. Znalazłem go w technologii SaaS.

SaaS oferuje atrakcyjny model kosztów
SaaS (ang. software as a service), czyli w najprostszym ujęciu oprogramowanie jako usługa, stanowi coraz popularniejsze rozwiązanie. Spodziewana ogólna wartość rynku SaaS na całym świecie rośnie, jak podaje Statista – w 2021 roku wartość rynku SaaS w ujęciu globalnym wyniesie około 123 mld USD. To samo źródło wskazuje, że prognozowana wartość rynku SaaS w Polsce na lata 2019–2024 przewiduje stały i to dość znaczący przyrost, np. w roku 2020 wartość ta wynosiła 303,31 mln USD, w 2021 przewiduje się, że wzrośnie do 351,4 mln USD, a w 2024 ma osiągnąć aż 536,4 mln USD.

Powodzenie tej technologii wiąże się z charakterystyczną strukturą kosztów. Dostarczając rozwiązania cyfrowe przez połączenia internetowe w zamian za opłatę abonamentową, technologia SaaS umożliwia przedsiębiorstwom uzyskanie większej elastyczności i produktywności przy zachowaniu przystępności cenowej. Upraszczając, to, co było jeszcze do niedawna dostępne nielicznym przy bardzo wysokich budżetach, dziś staje się ogólnodostępne za niższe koszty, ponoszone co miesiąc. Dostrzegam jednak pewną trudność do pokonania, jaką rozwiązania SaaS mają jeszcze na gruncie polskim, i myślę tu o mentalności posiadania.

Omawiany SaaS nie gwarantuje własności, a posiadanie jest w mojej ocenie nadal jeszcze pożądanym stanem, w myśl: „jeśli coś posiadam, mam więcej, jestem szczęśliwszy”. Jest to oczywiście bardzo duży skrót myślowy, oddający jednak pewien opór przed rozwiązaniami technologicznymi (np. strona internetowa), które nie są własnością. W takiej sytuacji często przytaczam porównanie pokazujące, jak czasy się zmieniają. Jeszcze kilkanaście lat temu wysoko sytuowane osoby kupowały wille z basenami, sportowe samochody, sprzęt marki Nokia. Dziś znacząco zmieniły się trendy, kupno willi zastąpił wynajem luksusowych apartamentów, zakup sportowego auta zastąpiono leasingiem, o Nokii mało kto już pamięta – zaś iPhone’a można zakupić w ramach abonamentu operatora komórkowego w cenie comiesięcznej opłaty. To pokazuje nieco inny model posiadania – jest się przede wszystkim użytkownikiem, własność schodzi na drugi plan. Podobne podejście stosują technologie SaaS.

Stałe koszty w SaaS współgrają z elastycznością technologii
W technologii SaaS można śmiało powiedzieć o nastawieniu przede wszystkim na użytkowanie, i to zapewniające maksimum komfortu, co nie zawsze musi wiązać się z posiadaniem. Zastosuję tu pewne porównanie. Tradycyjny model tworzenia strony internetowej opiera się z reguły na zleceniu przygotowania od podstaw witryny firmowej firmie zewnętrznej. Zazwyczaj oznacza to wysoki, jednorazowy wydatek, którego efektem jest strona internetowa będąca własnością firmy. Najczęściej takie rozwiązanie nie przewiduje prac związanych z utrzymaniem witryny. W efekcie wszelkie aktualizacje generują dodatkowe wydatki. W modelu SaaS strona internetowa traktowana jest jako usługa, a więc to nie tylko utworzenie bądź migracja strony, ale także jej utrzymanie. W rezultacie firma otrzymuje stronę w użytkowanie za określoną opłatę miesięczną. Witryna nie jest własnością firmy, ale prowadzony jest nad nią stały nadzór i możliwe są różnego rodzaju aktualizacje w cenie opłaty abonamentowej.

Żeby temat kosztów technologii SaaS przybliżyć jeszcze bardziej, odwołam się do mojego doświadczenia w roli Project Managera. W Sunrise System jedną z technologii SaaS proponowaną klientom jest strona internetowa jako usługa w abonamencie 300–400 zł miesięcznie. W porównaniu do klasycznej oferty CapEx jest niski, OpEx stały i przewidywalny. W ramach tego rozwiązania nie tylko zapewniamy utworzenie bądź migrację strony, ale też jej utrzymanie, co oznacza zapewnienie płynnego działania strony czy możliwość jej modyfikacji w dowolnym momencie bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Oznacza to stały wydatek w miesięcznym budżecie, co dla wielu firm może być zaletą większą niż posiadanie strony na własność. Przy stronie utworzonej przez firmę zewnętrzną i zapewnieniu jej własności często outsourcing kończy się na jej zaprojektowaniu i wdrożeniu. Właściciel witryny pozostaje jednak bez zaplecza technicznego ze strony dostawcy witryny i musi inwestować dodatkowe koszty, gdy pojawi się awaria, którą trzeba usunąć z portalu internetowego lub konieczne jest np. edytowanie informacji na witrynie. Oczywiście zadanie to może leżeć w gestii działu IT, ale stanowi to dodatkowy koszt, nieuwzględniony w samej usłudze, a do tego nieprzewidywalny – nigdy nie wiadomo, kiedy coś zepsuje się na stronie ani kiedy będzie konieczna jej redakcja.

Technologia SaaS przy stałych kosztach daje dużą elastyczność. Dzięki monitorowaniu strony internetowej i gotowości zespołu projektowego można szybko wykryć elementy, które nie sprawdzają się na danej witrynie, i wdrożyć zmiany w tym obszarze. W przypadku gdy zewnętrzna firma podejmuje się wyłącznie postawienia strony, to właściciel takiej witryny może spodziewać się spektakularnego rozwiązania, które w jego odczuciu będzie świetnie się prezentować, ale nie będzie monitorowane, dlatego ciężko będzie wykryć, czy faktycznie odpowiada potrzebom potencjalnych odbiorców. W przypadku gdy okaże się ono niespójne z oczekiwaniami odbiorców, konieczne będzie poniesienie kolejnych kosztów na przekształcenie strony zgodnie z nowymi wytycznymi.

Rozwiązania SaaS zyskują na popularności w dużej mierze za sprawą atrakcyjnych kosztów technologii w odniesieniu do korzyści, jakie zapewniają. Silna koncentracja na aspekcie użytkowania przy zagwarantowaniu jak najwyższego standardu komfortu, w postaci stałych i przewidywalnych kosztów, zaczyna coraz bardziej przemawiać do przedsiębiorców i stanowi niewątpliwie mocny argument za technologiami SaaS. Oczywiście nie twierdzę, że jest ona jedynym słusznym wyborem zawsze i dla każdego. Widzę jednak, że ma ogromny potencjał przede wszystkim wśród małych i średnich przedsiębiorców.

Piotr Markiewicz
Architekt rozwoju biznesu, od ponad 10 lat związany z branżą SEO/SEM. Pasjonat rozwiązywania problemów, facylitacji i sprawnego podejmowania decyzji w oparciu o twarde dane. Ceni wypracowanie jak najwyższej wartości rozwiązań. Z wykształcenia teleinformatyk i certyfikowany specjalista m.in. PRINCE2®, AgilePM®, M_o_R®, AgileSHIFT®, SAFe®, MoP®.