Krok w przyszłość – Elektroniczny Obieg Dokumentów w przedsiębiorstwie

Niezależnie od tego, czy Twoja firma to duża korporacja czy małe przedsiębiorstwo, problem szeroko pojętej “papierologii” to, coś z czym zmaga każdy biznes. Wypracowanie idealnego sposobu, który usprawni workflow w tym temacie jest praktycznie niemożliwe, jeśli cała dokumentacja firmy jest w formie papierowej. Wynika to m.in. z tego, że takie pismo musi często przejść przez ręce wielu osób – nietrudno wtedy o przegapione deadline’y czy zagubioną dokumentację. Rozwiązaniem na miarę XXI wieku jest Elektroniczny Obieg Dokumentów, którego zadaniem jest zapobieganie podobnym problemom.

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Chodzi tutaj o system, który pozwala na sprawne zarządzanie całą dokumentacją firmy za pomocą Twojego komputera. Jak to możliwe? Wszystkie pisma znajdują się formie elektronicznej zebrane w narzędziu. Dostęp do nich mają jedynie pracownicy firmy, którzy mogą zza biurka w kilka minut załatwić sprawy zajmujące im do tej pory długie godziny czy nawet dni. Skorzystanie z możliwości, jakie daje Elektroniczny Obieg Dokumentów to krok w przyszłość, którego efekty będziesz widział bardzo szybko.

Pięć powodów, dla których warto zaimplementować Elektroniczny Obieg Dokumentów

Choć wprowadzenie EOD zarówno do większych, jak i mniejszych firm może w pierwszej chwili wydawać się bardzo dużym, a więc i ryzykownym krokiem, w rzeczywistości takie nie jest. To właśnie Elektroniczny Obieg Dokumentów przyniesie wiele korzyści Twojej firmie, a cała inwestycja zacznie procentować nie tylko lepszym workflow. Jakie są więc jego zalety?

1. Krótszy czas dotychczasowych procesów związanych z dokumentacją. System ogranicza go do minimum dzięki cyfryzacji umów, faktur, kontraktów, itp., sprawiając, że odbiorca pisma dostaje je na swoje konto w kilka sekund. Znika tutaj konieczność wysyłania dokumentów kurierem, czekanie na ich dotarcie czy potrzeba dostosowania się do grafiku adresata tak, żeby zastać go w biurze i móc mu wręczyć dokumenty osobiście.
2. Skrócony czas konieczny na wykonanie (dotychczas) pracochłonnych zadań to większa efektywność pracowników. Poprawia się w ten sposób także jakość realizowanych projektów, ponieważ podwładni nie muszą już spędzać długich godzin na wykonywaniu monotonnych i żmudnych prac, jakim jest często wypełnianie dokumentów.
3. Większa kontrola w procesie decyzyjności. EOD poza samą dokumentacją zbiera także informacje o ich ścieżce akceptacji i wprowadzanych zmianach. Dzięki temu łatwiej dojść do tego, kto i kiedy zatwierdził operację lub edytował plik.
4. Z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów nie przegapisz żadnego terminu. Dzięki dostępnym funkcjonalnościom system powiadamia cię o zbliżających się terminach (np. wykonania zamówienia czy wystawienia faktury), a także informuje o obecnych opóźnieniach.
5. Redukcja kosztów zużycia papieru i eksploatacji materiałów drukarskich. Wszystko zawarte jest w formie cyfrowej, więc znika, np. konieczność wykonywania kopii kilkunastostronicowych umów.

Dzięki systemom takim jak Elektroniczny Obieg Dokumentów wiele firm zwiększa swoją wydajność i prężnie się rozwija. Jeśli czujesz, że Twoje przedsiębiorstwo stoi w miejscu lub chcesz po prostu iść dalej z duchem czasu – rozważ wdrożenie EOD u siebie i obserwuj jak jego efektywność wzrasta.