Onboarding pracownika – proces, w który warto zainwestować

Żyjemy w czasach, gdzie jednym z największych wyzwań prowadzenia biznesu stała się rotacja pracowników. Związana przede wszystkim z nowoczesnym stylem życia propagowanym w mediach, gdzie każdy może, a wręcz powinien podążać za swoimi marzeniami, poszukiwać nowych wyzwać i możliwości. Opowieści naszych rodziców o przepracowaniu 30 lat w jednej i tej samej firmie stały się passe.

Branża HR stara się podążać za tym trendem, przede wszystkim zmieniając źródła pozyskiwania kandydatów, budując swój ciepły wizerunek w social mediach, formułując ogłoszenia rekrutacyjne w zupełnie inny sposób oraz oferując coraz więcej benefitów pozapłacowych jako dodatek do wynagrodzenia. Wydaje się jednak, że nie wszystkie firmy mają świadomość konieczności zmian w sposobie zarządzania zasobami ludzkimi. Nadal pracują według starodawnych schematów, w których pracownik powinien być dozgonnie wdzięczny na możliwość zatrudnienia.

Pracodawcom brakuje świadomości na temat kosztów niekończących się procesów rekrutacji oraz utraconych przychodów związanych z fluktuacją pracowników. Co gorsza, z mojego doświadczenia wynika, że większość małych i średnich firm nie uwzględnia tych kosztów w swoich budżetach. Bez opamiętania poszukują nowych klientów, wydają grube tysiące na marketing, nie zwracając uwagi na fakt, że pozyskanych leadów nie ma kto, w sposób profesjonalny obsłużyć – zarówno wiedza, jak i wydajność nowego pracownika, na początku jego zatrudnienia w nowej firmie nie osiąga nawet 50%. Badania pokazują, że większość decyzji o zmianie pracy jest podejmowana przez kandydata pomiędzy pierwszym a szóstym miesiącem pracy w nowym miejscu. Najczęstsze motywatory to błędne wyobrażenie kandydata o nowym stanowisku oraz nie spełnienie przez pracodawcę jego oczekiwań, tych wyobrażonych, ale także (o zgrozo!) ustalonych podczas rekrutacji. Kwestia wynagrodzenia wcale nie gra nadrzędnej roli, dużo ważniejsze okazują się atmosfera pracy i kultura organizacji, a także konkretne zasady współpracy.

Długotrwały i kosztowny proces rekrutacji, zakończony zatrudnieniem dobrego pracownika, to dopiero część sukcesu. Najważniejszym i kluczowym dla dalszej współpracy jest onboarding, anglicyzm oznaczający nic innego jak wprowadzenie i asymilację nowego pracownika w firmie („on board”, czyli na pokładzie). Proces, który w mojej ocenie jest przez pracodawców niedoceniany i lekceważony, a naprawdę warto w niego zainwestować. Wejdźmy na chwilę w buty nowego pracownika i wyobraźmy sobie pierwszy dzień w nowej pracy. W głowie roi się tysiąc pytań: od najbanalniejszych dotyczących dojazdu, organizacji stanowiska pracy, kącika socjalnego, przez ludzi, zasady panujące w firmie, atmosferę, wartości, kończąc na tych najcięższych pytaniach z kategorii: czy sobie poradzę? Czy mój nowy Szef jest w porządku? Czy przedłużą mi umowę po okresie próbnym? Najgorsze co możemy zrobić jako pracodawcy dla „świeżaka” w pierwszym dniu pracy to: nie mieć dla niego ani chwili czasu, zapomnieć, że dziś zaczyna, zasypać go setkami stron procedur i broszur lub wychodzić z założenia: „skoro już Cię zatrudniliśmy, to teraz musisz się wykazać” i zostawić samego sobie. Brzmi niewiarygodnie? Niestety nadal notorycznie zdarza w wielu polskich firmach.

Będąc nadal w skórze nowego pracownika, wyobraźmy sobie, czy nie wolelibyśmy spędzić pierwszych dni pracy w następujący sposób:

  • od progu wita nas bezpośredni przełożony, pyta, czy nie mieliśmy problemu z dojazdem, oprowadza po biurze, pokazuje miejsce pracy, przedstawia kilku osobom, które mijamy w korytarzu. Omawiamy plan wdrożenia rozpisany na kilka następnych dni/tygodni, rozpoczynając od szczegółów dnia dzisiejszego. Przedstawia opiekuna, który będzie koordynował nasze szkolenie, rozmawiamy o wartościach i zasadach panujących w firmie.
  • opiekun zaprowadza nas do działu HR, gdzie czekają przygotowane już dokumenty kadrowe. Kadrowa cierpliwie odpowiada na nasze pytania, omawiamy zakres obowiązków, szczegóły dotyczące wypłaty wynagrodzeń itd., • następnie wraca opiekun i zaprasza nas na lunch w towarzystwie innych współpracowników;
  •  pozostałą część dnia przyglądamy się pracy kolegi na podobnym stanowisku do naszego, robimy notatki i dopytujemy o szczegóły;
  •  kolejne dni szkolenia spędzamy praktycznie z każdym pracownikiem firmy. Dzięki temu znamy już wszystkich i czujemy się „u siebie”, wiemy, jaki jest zakres obowiązków współpracowników i w jakich sprawach możemy się do nich zgłaszać, zaczynamy rozumieć zasady synergii pomiędzy tymi stanowiskami i naszą rolę w zespole. Codziennie mamy kontakt z naszym opiekunem oraz bezpośrednim przełożonym, który raz na jakiś czas do nas zagląda.

Tak przygotowany proces wdrożenia spowoduje, że nasz nowy pracownik dużo szybciej zaadaptuje się w nowym otoczeniu, poczuje się częścią zespołu, zrozumie swoją funkcję i zakres obowiązków, stanie się w pełni wydajny i zacznie generować przychody.

Opisana powyżej sytuacja to idylliczny onboarding – w pełni możliwy do osiągnięcia. Jego sukces tkwi przede wszystkim w zaplanowaniu szczegółowo procesu oraz w zaangażowaniu całego zespołu. Dodatkowo, pozytywnie wpływa na „starą” część zespołu, która solidarnie, bez względu na zajmowane stanowiska, partycypuje we wdrożeniu nowego kolegi/koleżanki i czuje się współodpowiedzialna za wyniki jego szkolenia. Z punktu widzenia kosztów dużo łatwiej będzie wygospodarować trochę czasu każdemu z członków zespołu, niż wyeliminować z codziennych obowiązków szefa działu /bezpośredniego przełożonego lub najlepszego pracownika na czas wdrożenia nowej osoby. Jest jeszcze jeden aspekt, o którym powinniśmy szczególnie pamiętać w pierwszych tygodniach pracy „świeżaka” – kontroli jego postępów. Mam na myśli konstruktywny feedback z wykonywanej pracy, zarówno pozytywny, jak i negatywny. Ken Blanchard nazywa to „jednominutowymi naganami lub pochwałami” w swoim bestsellerze o „Jednominutowym managerze”, ja w przypadku nowych pracowników potocznie określam to „pracą ze szczeniakiem” – no bo przecież, gdy w naszej rodzinie pojawia się czworonożny przyjaciel, oczywistym jest, że uczymy go zasad panujących w domu i podstawowych komend. Każdy sukces nagradzamy smakołykiem, drapaniem za uchem lub komentarzem „dobry pies”. Każdą porażkę, jak pogryzione buty czy kałużę pod drzwiami – ganimy. Robimy to tak często, aż pies nauczy się dyscypliny i zasad higieny. Gdybyśmy zlekceważyli te pierwsze tygodnie szczeniaka w naszym domu, dorosły pies nie miałby wpojonych reguł, kałuże pojawiałyby się nadal i to nie tylko pod drzwiami. Zachęcam do ponownego przeliczenia budżetów oraz dodania do gamy różnorodnych KPI’s współczynnika fluktuacji. Zastanówmy się, jak przebiegał proces wdrożenia ostatnio przyjmowanej nowej osoby, rozliczmy z konsekwencji tego procesu managerów lub szefów działów naszej firmy. A przede wszystkim weźmy sobie do serca, że tak jak najcenniejszy w pozyskiwaniu nowych klientów jest marketing szeptany, tak bezkonkurencyjne na rynku są firmy ze stałą i zaangażowaną załogą. Ostatni sekret na koniec dzisiejszych przemyśleń… Opisany proces można zautomatyzować i stosować wielokrotnie jako szablon do wdrażania pracowników na różne stanowiska. Można z niego uczynić firmowy atut, do pochwalenia się na rynku pracodawców jako ważny element budowania employer brandingu.

 

DOROTA SĘDEK
Manager-praktyk z 12-letnim stażem w branżach: fashion retail, beauty, fitness &leisure. Specjalista w optymalizacji procesów operacyjnych oraz zarządzaniu zasobami ludzkimi i sprzedażą.
Na co dzień, jako właściciel firmy „Can do! Consulting”, udowadnia firmom i klientom indywidualnym, że: „W biznesie nie ma rzeczy niemożliwych, trzeba tylko odpowiednio zadać pytanie…”

dsedek@candoconsulting.eu

 

Show Buttons
Hide Buttons