Outsourcing floty samochodowej, czyli co decyduje o dużej wygodzie i łatwiejszym zarządzaniu pojazdami w firmie?

Modny ostatnio outsourcing, wkroczył także do zarządzania flotą. Istotne jest nie tylko, ile to kosztuje, ale przede wszystkim jakie korzyści firma może zyskać korzystając z outsourcingu w tym obszarze.

Jedną z podstawowych cech która definiuje profesjonalnego managera to umiejętność zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Dzięki temu ma pewność, że prowadzony przez niego projekt, obszar czy po prostu cała firma, będzie funkcjonowała stabilnie. Ewentualne problemy gospodarcze czy tzw. działanie siły wyższej nie będzie miało wpływu na realizację zakładanego biznesplanu jeżeli w sposób rzetelny przygotuje wszystkie procesy zachodzące w firmie. Kolejnym równie ważnym obszarem jest optymalizacja kosztów i dobór najkorzystniejszej formy finansowania. Nie mniej jednak każdy z nas jest przede wszystkim człowiekiem i zarówno w życiu prywatnym jak i w biznesie zależy nam na przysłowiowym „świętym spokoju”.

Na przykładzie firmy RudykON a dokładniej rzecz biorąc, produkcie FleetON pokażemy jak w łatwy sposób uzyskać ten stan i jak wiele korzyści otrzymamy oddając poszczególne procesy, czy obszary w zewnętrzne zarządzanie. Aby jak najlepiej zobrazować ten proces wykorzystamy do tego samochody służbowe, które w wielu firmach zwłaszcza tych z sektora MŚP traktowane są nieco po macoszemu. Bardzo często można spotkać rozwiązania, w których to asystentka działu, recepcjonistka albo pracownik księgowości czy nawet sam właściciel obarczany jest dodatkowymi obowiązkami związanymi z zarządzaniem samochodami firmowymi.

Profesjonalne zarządzanie to między innymi zaangażowanie najlepszych specjalistów do zespołu, który jest odpowiedzialny za realizację danego planu czy projektu. Nie ma znaczenia tu wielkość firmy. Kluczem jest znalezienie najlepszych managerów co bardzo często nawet w przypadku dużych przedsiębiorstw może nie być takie łatwe albo po prostu bardzo drogie.

Co więc może zrobić właściciel czy manager, który chce aby wszystkie procesy zachodzące w jego firmie były zarządzane przez najlepszych specjalistów?

Odpowiedź jest banalnie prosta – outsourcing często nazywany zamiennie consultingiem. Z jednej strony mamy zaangażowanych managerów, którzy specjalizują się w danej dziedzinie, a z drugiej oszczędności i bezpieczeństwo, które dzięki nim zyska. To wszystko przy optymalizacji wynagrodzenia i bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

Posłużmy się przykładem „firmy X”, która zatrudnia około 20 osób i posiada 5 samochodów. Dzięki temu w prosty i przejrzysty sposób zobaczymy jak wiele korzyści możemy zyskać dzięki consultingowi. Opisane w dalszej części rozwiązania co sprawdzą się zarówno w dużych firmach, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej.

Koszty.

Zatrudnienie profesjonalnego managera to koszt nawet kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. Alternatywą dla tego rozwiązania jest przekazanie obszaru zarządzania samochodami do osoby, która w firmie odpowiedzialna za inny obszar. To bardzo zły i nieprofesjonalny pomysł. Bo czy zlecenie malowania mieszkania kucharzowi (nawet najlepszemu) to dobry pomysł? Oczywiście kucharzowi uda się pomalować czy posprzątać restaurację, ale czy efektywnym będzie aby robił to w przerwach pomiędzy tym, kiedy ma organizować pracę całej kuchni? Zdecydowanie nie. Wracając do kosztów, zakładając, że obszarem floty zajmuje się asystentka która zarabia około 5000 zł brutto miesięcznie (po doliczeniu wszystkich kosztów jakie generuje pracownik – nie sama pensja brutto) załóżmy, że 10% swojego czasu, poświęci na samochody. Zatem dla firmy to około 500 zł miesięcznie. Pamiętajmy, że w tym rozwiązaniu procesem zarządza a raczej opiekuje się osoba, która de facto nie ma o tym pojęcia. Za zarządzanie pojazdami płaci się per samochód i zazwyczaj nie jest to więcej niż 100 zł miesięcznie. Oczywiście im większa flota tym stawka może być już tylko niższa. Zatem za te same 500 zł mamy możliwość powierzenia procesu wykwalifikowanemu zespołowi. Nie jednemu managerowi, a sztabowi ludzi.

Korzyści.

Z consultingiem wiąże się szereg korzyści dla firm. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. To pewność, że ryzyko związane z utrzymaniem floty praktycznie nie istnieje. Proces zaczyna się od określenia potrzeb i oczekiwań klienta. Następnie przeprowadzana jest analiza zarówno obszaru floty, jak również od strony struktury finansowej firmy osadzonej w ramach prowadzonych polityk zatrudnienia, zakupów, sprzedaży itp. Kolejny etap to wybór formy finansowania oraz negocjacje cenowe i zapisów umów. Po odebraniu samochodów uruchamiany jest kolejny bardzo ważny etap – bieżące wsparcie użytkowników – niestety przez wiele firm nazywane „bieżącym zarządzaniem samochodami”. Profesjonaliści skupiają się w każdym procesie w pierwszej kolejności na ludziach. Pamiętajmy o tym.

Skupmy się na procesie bieżącego wsparcia użytkowników samochodów służbowych. Firma, która zdecydowała się na wybór outsourcingu floty zyskuje w każdym możliwym miejscu na każdym z etapów tego procesu. Za zarządzanie odpowiadają profesjonaliści, którzy dostarczają wsparcie na najwyższym możliwym poziomie. Przez 24h na dobę każdy z użytkowników ma dostępną dedykowaną infolinię, gdzie otrzyma pomoc niezależnie od tego czy samochód miał szkodę komunikacyjną czy awarię. Na bieżąco dostanie przypomnienia o kończących się badaniach technicznych, ważności polis ubezpieczeniowych, konieczności wykonania przeglądu okresowego, wymianie opon itp. Nie trzeba o niczym pamiętać tylko skupiać się na swojej pracy. Jakby tego było mało – pracownik, w tym jakże trudnym momencie jakim jest wypadek samochodowy czy kolizja drogowa, dostaje coś więcej niż tylko pomoc „przy samochodzie”. Otrzymuje pełny pakiet – począwszy od wsparcia w organizacji i zabezpieczeniu miejsca zdarzenia, pomocy rannym, rozmów z policją, wezwania lawety, organizacji samochodu zastępczego i szeregu dodatkowych czynności składającego się na proces likwidacji szkody komunikacyjnej.

Oszczędności.

Bardzo często najważniejszy czynnik brany pod uwagę. W tym rozwiązaniu jest ich naprawdę wiele. Poza samą oszczędnością czasu – a jak wiemy czas to pieniądz – zyskujemy faktyczne korzyści finansowe przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyk. Warto wiedzieć, że cena samochodu przygotowywana jest wg wytycznych importera i przyznawana „na NIP”. Wiedząc to nie damy się złapać na popularny tekst – kupujemy tysiące samochodów rocznie to mamy lepsze rabaty. Nie mają. Idąc dalej należy zwrócić uwagę jak niezmiernie ważny jest dobór finansowania inwestycji, którą przecież jest też samochód. Decyzja ta powinna być oparta zarówno o strategię finansową firmy oraz o aktualny plan zarządzania inwestycjami. Dla jednych najkorzystniejszy będzie wynajem długoterminowy, dla innych leasing a jeszcze dla innych zakup za gotówkę bądź kredyt. Firma consultingowa podpowie zapisy umowy, wynegocjuje rabaty oraz zaproponuje treść polityki samochodowej, którą warto mieć w każdej firmie. Na koniec poprowadzi sprzedaż pojazdów tym samym maksymalizując zysk, a w sytuacji kiedy samochód będzie musiał wrócić do finansującego, firma outsourcingowa pomoże przygotować się na ten moment, tak aby to co jest zmorą większości korzystających z finansowania zewnętrznego firm – czyli koszt napraw powstałych w skutek ponadnormatywnego zużycia pojazdu – był możliwie najmniejszy albo wręcz żeby go nie było wcale. Generalizując można spokojnie przyjąć, że na takiej współpracy firma zaoszczędzi minimum 10-20%. Nie rzadko jest to nawet 50%.

Na koniec warto zdać sobie sprawę z tego , że kolejną wartością dodaną przy wyborze profesjonalnej firmy świadczącej usługi consultingowe jest możliwość skorzystania z polecenia usług innych firm tego typu, zajmujących się zupełnie innymi obszarami. Obecnie najczęściej polecane są firmy, które przygotowują przedsiębiorstwa do bardzo ważnej daty – 25.05.2018. W tym dniu wejdą nowe unijne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych – RODO. Niech o wadze tych restrykcji świadczą kary jakie mogą zostać nałożone na firmę jeżeli do dojdzie wycieku danych osobowych. To nawet 20 MILIONÓW EURO.

Zatem jak widać warto zainwestować w outsourcing – jest profesjonalnie, tanio i wygodnie. Oszczędzamy czas, który możemy wykorzystać jak tylko sobie tego zapragniemy.

Tomasz Rudyk – RudykON.pl

Mariusz Stasiński – FleetON.pl