Podpis elektroniczny staje się standardem

Ograniczenia w kontaktach między ludźmi w trakcie pandemii uwidoczniły, jak bardzo tradycyjne sposoby podpisywania umów nie przystają do obecnych czasów i możliwości, jakie daje technologia.
Wielu przedsiębiorców zostało postawionych przed faktem dokonanym: kontakty osobiste należy ograniczyć do minimum. Kurierzy nie będą przekazywać przesyłek z rąk do rąk, tylko zostawią je pod drzwiami. Jak w takiej sytuacji podpisywać umowy?

Szczęśliwie dla przedsiębiorców technologie prostego podpisu elektronicznego, które umożliwiają zdalne podpisanie umów, od ręki, bez konieczności posiadania certyfikatów kwalifikowanych, były już dostępne. Nie było również ograniczeń prawnych. Wraz z przyspieszeniem rewolucji cyfrowej zorientowano się, że prawo nie nadąża za cyfrowym społeczeństwem, i nadrobiono zaległości. Już od wielu lat – a dokładnie od września 2016 roku – umowy zawierane elektronicznie wywołują skutki prawne na tych samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku umów zawieranych w formie pisemnej. W niektórych aplikacjach wystarczy założyć konto, uzupełnić podstawowe dane osobowe i zacząć korzystać. Nie ma potrzeby weryfikacji fizycznej. Podpisywanie umów przez internet jest równie proste, co robienie zakupów online.

Firmy dostarczające usługi podpisu elektronicznego i aplikacje do zarządzania kontraktami na przestrzeni ostatniego roku zaobserwowały skokowy wzrost zainteresowania. Co ciekawe, osoby, które raz skorzystały z e-podpisu, zostają zdecydowanie na dłużej i chcą więcej. Dlaczego? Weźmy za przykład aplikację Umownik: łatwa obsługa, minimum formalności, przyśpieszenie procedur – podpis elektroniczny jest tak dużym ułatwieniem, że gdy tylko przełamie się największe bariery, otwiera się perspektywa samych korzyści. Przejście na podpis elektroniczny to inwestycja, która zwraca się w oszczędności czasu pracowników i kosztów na utrzymanie biura (papier, druk, przesyłki kurierskie). Zwrot przechodzi dużo szybciej niż w przypadku innych technologii, również dlatego, że wdrożenie e-podpisu nie jest kosztochłonne ani skomplikowane.

E-podpisy pozwalają zdecydowanie przyspieszyć obrót gospodarczy i ułatwiają proces zbierania podpisów pod danym dokumentem. Wielką zaletą podpisów elektronicznych jest łatwa możliwość ich walidacji, tzn. sprawdzenia tożsamości podpisującego. W przypadku podpisów tradycyjnych dysponujemy warstwą graficzną, a potwierdzenie tożsamości podpisującego wiąże się z koniecznością porównywania charakteru pisma złożonego na dokumencie z pismem wytypowanego autora. Proces ten jest jednak kosztowny, długotrwały oraz obarczony ryzykiem braku możliwości 100% potwierdzenia tożsamości.

Z moich obserwacji wynika również, że e-podpis staje się oczekiwaniem ze strony kontrahentów – osób fizycznych korzystających z firm usługowych i produkcyjnych. Zyskują oni dodatkowy czas na zapoznanie się z treścią umowy, weryfikację wątpliwości, zadanie dodatkowych pytań, dostarczenie dokumentów online, bez konieczności nadawania ich pocztą lub pojawienia się w biurze firmy. Daje to poczucie jasnego i czytelnego procesu, który wzbudza zaufanie i zachęca do złożenia podpisu. To z kolei szansa na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Bartłomiej Majchrzak
Autor bloga www.technologiewbiznesie.pl. Pomaga przedsiębiorcom wybierać i wdrażać narzędzia informatyczne, od list zadań po narzędzia CRM, ERP i marketing automation. Ekspert polskiego rynku Legal Tech, publikuje swoje artykuły i badania m.in. w „Gazecie Wyborczej” oraz „Rzeczpospolitej”. Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu. Łączy wiedzę prawniczą z doświadczeniem w obszarze e-marketingu i wykorzystania technologii w rozwoju przedsiębiorstw. W wolnym czasie zajmuje się pilotowaniem drona oraz wyprawami wysokogórskimi.

Mikołaj Śniatała
Adwokat, od 8 lat nieustannie związany z biznesem. Doskonale rozumie potrzeby przedsiębiorców służąc radą w zakresie szerszym niż interpretacja obowiązujących przepisów. Doradza  w zakresie funkcjonowania spółek i zawierania kontraktów handlowych. Pełnomocnik w sporach gospodarczych oraz z zakresu indywidualnych spraw cywilnych. Jeden z nielicznych specjalistów w Polsce, w zakresie elektronicznych form zaciągania zobowiązań, zmian związanych z digitalizacją obrotu gospodarczego, w tym także administracji publicznej i sądownictwa. Współtwórca systemu LegalTech –  umownik.pl – platformy do zarządzania cyklem życia umowy (Contract Management Software).