Jak przełamywać lody w kontaktach biznesowych

Konferencje, seminaria czy spotkania biznesowe są jedną z okazji do nawiązywania sieci kontaktów. Niestety ponad 70 proc. ich uczestników nie czuje się komfortowo w „przełamywaniu lodów”. Co robić, aby w pełni wykorzystać okazje do budowania relacji biznesowych?

Mingling i networking na konferencjach

Biorąc udział w różnych wydarzeniach organizowanych dla środowiska biznesowego, większość uczestników koncentruje się głównie na kwestiach merytorycznych konferencji, nie wykorzystując okazji na zawieranie nowych znajomości. Pewnym rozwiązaniem, które stosują organizatorzy jest mingling czyli „wymieszanie się” ludzi. Bez wspomagania organizatorów wymiana wiedzy i doświadczeń pomiędzy uczestnikami jest zazwyczaj niewielka. Wynika to z wielu powodów, np. nie wiedzą oni, po co zawierać nowe znajomości, jak to robić, czego nie robić oraz jak podtrzymywać nawiązane relacje.

Trudno przecenić korzyści płynące ze sprawnego minglingu, który nie wymaga zbytniego wysiłku, ale zaangażowanych i otwartych ludzi

Co zrobić, aby w pełni wykorzystać wydarzenia biznesowe na poszerzenie bazy kontaktów?

Po pierwsze: potraktuj przerwy jako czas na poznawanie nowych ludzi. W sumie najważniejszy jest okres rejestracji uczestników przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeśli przyjdziesz wcześnie, będziesz miał okazję poznać innych w komfortowych warunkach.

Po drugie: nie siadaj po rejestracji, lecz stój i z uśmiechem witaj przybywających. Wciel się w rolę witającego gości. Swoją teczkę zostaw w domu lub szatni, ewentualnie na krześle w sali.

Po trzecie: rozmawiaj głównie z nieznajomymi, znajomych serdecznie pozdrów i ewentualnie poznaj ich z nowopoznanymi osobami. Warto poprosić znajomych o to, aby Cię przedstawili innym ludziom.

Po czwarte: stań się mistrzem pogawędek, pomóż innym zaprezentować siebie i swój biznes. Dzięki zasadzie wzajemności oni po zaprezentowaniu siebie poproszą Cię o opowiedzenie o sobie.

Po piąte: bądź łącznikiem między ludźmi. Pomóż im się poznać, a będą Ci wdzięczni, co przełoży się na Twoje dobre relacje z nimi.

Idealnie zorganizowana konferencja

Na konferencjach lub większych spotkaniach biznesowych organizatorzy coraz częściej wyznaczają osoby do witania i zajmowania się gośćmi tak, aby czuli się oni komfortowo. Są to tak zwani icebreakerzy. Dzięki temu uczestnicy uzyskują niespotykaną na rynku wartość dodaną. Unikalne, zapadające w pamięć doświadczenia stają się istotnym elementem budowania reputacji i wyróżniania się wydarzenia na konkurencyjnym rynku.

Wprowadzenie spójnego systemu zarządzania doświadczeniem klienta podczas seminariów czy konferencji ma ogromne zalety. Pozwala ograniczać wpływ przypadku na jakość doświadczenia, eliminuje źródła negatywnych doświadczeń klienta, wywołuje wdzięczność dla organizatorów za zadbanie o „przełamanie lodów”. Przede wszystkim jednak – stymuluje klientów do zachowań pożądanych z punktu widzenia interesów Twojej firmy (rekomendacje, lojalność, większa sprzedaż).

Rola icebreakerów

Zespół witający gości realizuje wiele celów: zbudowanie miłej i przyjacielskiej atmosfery przed rozpoczęciem konferencji, wywołanie poczucia wdzięczności klientów dla organizatorów za troskliwe zaopiekowanie się nimi od samego początku, „przełamanie lodów” przez uczestników, którzy się nie znają, zwiększenie liczby nawiązanych wartościowych kontaktów przez uczestników konferencji oraz efektywne wykorzystanie czasu na konferencji

Przebieg sesji networkingowej

Przed rozpoczęciem konferencji przeszkoleni uprzednio icebreakerzy pełnią rolę proaktywnie witających uczestników:

• pomagają uczestnikom „przełamać lody”, czyli bezpiecznie wyjść ze swojej strefy komfortu i nawiązać wartościowe kontakty,
• taktownie ułatwiają nawiązanie rozmowy,
• przedstawią sobie uczestników od momentu rejestracji do rozpoczęcia konferencji.

Łączą także osoby, które niejednokrotnie są trochę zagubione, ponieważ nie mają znajomych wśród profesjonalistów na konferencji.

Trudno przecenić korzyści płynące ze sprawnego minglingu, który nie wymaga zbytniego wysiłku, ale zaangażowanych i otwartych ludzi.

Moje dotychczasowe doświadczenia pokazują, że moderowane sesje networkingowe przynoszą dodatkowe korzyści wymiany wiedzy i doświadczeń oraz dostarczają wiele satysfakcji uczestnikom, a organizatorom możliwość skorzystania z zasady wzajemności.

Grzegorz Turniak, Prezes BNI Polska, nauczyciel networkingu, autor książek