Przepis na udane wystąpienie publiczne

 „Jednym z ważnych kluczy do sukcesu jest pewność siebie. Ważnym kluczem do pewności siebie jest przygotowanie” – te słowa wypowiedział Arthur Ashe, amerykański tenisista, zwycięzca turniejów wielkoszlemowych, pierwszy Afroamerykanin w reprezentacji w Pucharze Davisa. 

Te słowa są bardzo ważne w wielu aspektach naszego życia, idealnie sprawdzają się również w kwestii wystąpień publicznych. Przygotowanie jest bardzo ważne, zwłaszcza na początku przygody ze sceną. Do każdego wystąpienia należy się dobrze przygotować, a to dlatego, że gdy dochodzi stres związany np. z pojawieniem się dużej liczby osób w sali, warto mieć w głowie opracowany scenariusz. Później, gdy już nabierzesz wprawy, będziesz mógł zrobić sobie ogólny zarys tego, co masz zamiar przedstawić, i na bieżąco będziesz reagował, ale jeśli zaczynasz, postaw w pierwszej kolejności na przygotowanie!

Moim zdaniem to kluczowy element osiągnięcia sukcesu i pewności siebie podczas każdej prezentacji. Zresztą jak sam wiesz, nie tylko prezentacji – gdy jesteś przygotowany, zdecydowanie pewniej czujesz się podczas np. rozmowy z prominentnym klientem. Oczywiście zawsze może Cię coś zaskoczyć – jasna sprawa, ale nawet jak tak się stanie, będzie Ci łatwiej wybrnąć z sytuacji. Nie ma takiej rzeczy jak zbyt wiele przygotowania. Im bardziej się przygotowujesz, tym bardziej jesteś pewny siebie.

Za chwilę zaprezentuję Ci kilka kroków, od których można rozpocząć proces przygotowań do wystąpienia publicznego. Warto każdy z nich „odhaczyć”, dzięki temu będzie Ci zdecydowanie łatwiej sprawić, by Twoje wystąpienie porwało tłumy i byś poczuł satysfakcję z tego, co zrobiłeś na scenie.

 I teraz polecam, byś odznaczył kilka ważnych punktów na liście „to do”.

1. Określ cel swojego wystąpienia

Porozmawiaj z organizatorami wydarzenia, z szefem, czego od Ciebie oczekują, co masz przekazać poprzez swoje wystąpienie, jak masz komunikować. W tym kroku chodzi o to, by poznać jak najwięcej szczegółów, które pomogą Ci następnie w lepszym przygotowaniu. Jeśli to Ty sam sobie jesteś szefem, to również musisz sobie odpowiedzieć na te pytania. Zdefiniuj, jaki jest główny cel Twojego wystąpienia – czy chcesz informować, przekonywać, motywować; naprawdę dużo wariantów jest do wyboru. Gdy będziesz miał jasny cel, to z pewnością pomoże Ci w dostosowaniu treści i stylu prezentacji do Twoich odbiorców.

2. Poznaj swoją publiczność

Oczywiście nie zrobisz tego osobiście, bo to byłoby bardzo trudne, a wręcz niemożliwe. Dlatego podczas wspomnianej wcześniej rozmowy ze zleceniodawcą warto zadać mu pytania: kto mnie będzie słuchał, w jakim wieku będą osoby na widowni, gdzie pracują – może nie na wszystkie uda się uzyskać zadowalającą Cię odpowiedź, ale na pewno posiądziesz przynajmniej częściowe informacje, które z pewnością będą przydatne. Dzięki takiej dociekliwości będziesz mógł lepiej dostosować przesłanie Twojego wystąpienia, a sposób prezentacji – do potrzeb i oczekiwań ludzi będących po drugiej stronie. Menedżerowie wysokiego stopnia, dyrektorzy dużych korporacji czy przedstawiciele NGS-ów – do każdej z tych grup będziesz kierował w inny sposób swój komunikat. Musisz wiedzieć, że gdy prowadzisz szkolenie przeznaczone dla młodzieży, będziesz używał innego języka niż podczas spotkania adresowanego do osób, które „zjadły zęby” na biznesie.

3. Wybierz temat i treść przemówienia

Przygotowując swoje wystąpienie, warto poszukać informacji na temat danego zagadnienia w internecie, w książkach, w czasopismach. Przykładowo prowadzisz konferencję medyczną online dotyczącą profilaktyki raka piersi. Co warto zrobić? Na pewno zapoznać się ze statystykami na temat tej właśnie choroby, z metodami leczenia i tak dalej. Rozumiesz, o co chodzi? Potrzebne Ci są konkretne dane, tzw. „mięso”, żebyś mógł przed słuchaczami, nawet jak jesteś tylko np. konferansjerem przedsięwzięcia online, wyjść na eksperta w danej dziedzinie. Musisz się czymś wyróżnić, zabłysnąć.

4. Skoncentruj się na najważniejszych punktach, które chcesz przekazać

Unikaj przeciążania wystąpienia informacjami, bo to znudzi Twoje audytorium. Czasy, gdy prezentacje były naładowane wiedzą, przekazywane w monotonny sposób, minęły bezpowrotnie, przynajmniej mam taką nadzieję. W tym aspekcie więc bardzo ważne jest stworzenie struktury wystąpienia. Wstęp, rozwinięcie, zakończenie – może nudny schemat, powtarzany od czasów szkolnych, ale w przygotowaniu do wystąpień publicznych się sprawdza (oczywiście są wyjątki, ale naprawdę często się go stosuje). Twoje wystąpienie powinno mieć logiczną strukturę, by słuchacze mogli rozróżnić poszczególne jego części. Do każdej z tych części możesz przygotować sobie np. jakąś ciekawostkę na dany temat, jakieś dane statystyczne, to zawsze ludzi interesuje.

5. Miej przygotowane notatki

Chodzi mi o zapiski, z których będziesz mógł skorzystać w razie ewentualnej „czarnej dziury” w głowie, która może się zdarzyć. Notatki zawsze przydają się podczas imprezy, która ma bogaty program, wielu prelegentów, sponsorów, sporo osób do przedstawienia z imienia, nazwiska, funkcji, różne atrakcje dodatkowe – wtedy nie wyobrażam sobie zapamiętać tego wszystkiego, ale i też po co? Spokojnie, takie rzeczy możesz odczytać z kartki bez żadnych skrupułów. Co więcej, trzymając dłońmi teczkę z notatkami, na pewno będziesz czuł się pewniej, będziesz też miał co zrobić z rękami, bo to też bardzo istotny element każdego wystąpienia.

6. Zacznij ćwiczyć!

Najlepiej na początku przed lustrem, gdzie masz widok na całe swoje ciało. Widzisz wtedy, co robią Twoje nogi, możesz dostrzec, czy wspinasz się na palce, co jest bardzo często spotykane, czy patrzysz w dół – sporo błędów będziesz mógł wtedy wychwycić. Co ważne, przemówienie ćwicz na głos, a nie w głowie, bo sporo osób tak robi, a to zupełnie dwie różne sprawy. Ćwiczenie na głos jest kluczowe w rozwijaniu umiejętności komunikacji werbalnej. To nie tylko pomaga w płynnym mówieniu, ale również w formułowaniu myśli i przekazywaniu informacji w bardziej zrozumiały sposób. Co więcej, ćwiczenie na głos pomaga poprawić dykcję, a także jest pomocne w lepszym zapamiętywaniu informacji. Następnie warto przemówienie przećwiczyć w towarzystwie np. męża, siostry, koleżanki – i później poprosić o informację zwrotną. Bo być może osoba, której się zaprezentujesz, wychwyci jeszcze coś innego niż Ty, stojąc i ćwicząc przed lustrem.

7. Zrób próbę i nagraj przemówienie albo przynajmniej jego część

Próbowałeś kiedyś nagrać jakiś krótki filmik na social media albo krótką notatkę głosową? Były nerwy, prawda? Dlatego nagranie jest bardzo ważne w tym aspekcie, ale najlepiej nagrać się kamerą (oczywiście wystarczy ta w telefonie), a nie tylko dyktafonem, bo to dodatkowo stresuje, więc będziesz miał przedsmak wystąpienia przed innymi ludźmi.

8. Rób powtórki

Powtarzaj wystąpienie, szkolenie wiele razy, aby przyzwyczaić się do prezentowania go. Zwłaszcza będąc na początku drogi z wystąpieniami publicznymi, warto, byś był bardzo dobrze zapoznany z treścią przemówienia. Rada: lepiej jest powtórzyć coś 3 razy w tygodniu niż 20 w ciągu dnia, ponieważ mózg potrzebuje czasu, by wytworzyć odpowiednie synapsy i faktycznie utrwalić wiedzę. Świetnie wychodzi mu to podczas snu, dlatego rano często czujesz, że lepiej rozumiesz temat. 

9. Zarezerwuj czas na próby w miejscu, w którym będziesz miał docelową prezentację

Znajdź czas na zrobienie próby w miejscu, w którym będziesz się znajdował podczas np. prowadzenia szkolenia czy konferencji. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale gdy istnieje taka opcja, to warto z niej skorzystać. Dzięki temu będziesz wiedział, jak wygląda sala, jak jest skonstruowana, gdzie możesz się poruszać, po prostu zapoznasz się z przestrzenią. Prowadziłam imprezy, szkolenia (zarówno stacjonarne, jak i online) w setkach sal i mam naprawdę pełny obraz sytuacji. Sala może Cię nieźle zaskoczyć. Wyjście na taką scenę z marszu może spowodować u Ciebie stres, dlatego gdy masz możliwość zobaczenia sceny wcześniej, to zarysuj sobie obszar, po którym będziesz się poruszać, wtedy na pewno będziesz prezentował się lepiej.

10. Bądź przygotowany na pytania od słuchaczy i widzów

Często nie są one łatwe do przełknięcia. Musisz wiedzieć, że nie ma idealnej prezentacji, która usatysfakcjonuje każdego widza. Pytania od publiczności są ważne. Tutaj ostatecznie cementujesz swoją więź z odbiorcami, utwierdzasz ich również w przekonaniu, że jesteś odpowiednim człowiekiem na odpowiednim miejscu. Jak się na te pytania przygotować? Mając już gotową prezentację swojego szkolenia, pomyśl, o co Ty byś zapytał, gdybyś zobaczył taki scenariusz. Jeśli w trakcie prowadzenia prezentacji zrobiłeś błąd, to możesz się spodziewać, że padnie na ten temat pytanie. Nie panikuj, jeśli tak będzie. Przyznaj się do błędu i popraw samego siebie. Skoro już ktoś zadaje Ci pytanie, to wysłuchaj go, nie przerywaj tej osobie. Skup się na tym, co masz za chwilę powiedzieć. To nie jest wyścig. Jeśli po skończonym pytaniu musisz się zastanowić przez kilka sekund, to też nie ma problemu, bo przecież w tym czasie inne osoby obecne na Twoim szkoleniu również analizują pytanie. Poczekaj, aż osoba skończy mówić. Nie spiesz się i skup swoje myśli tylko na jednym celu – czyli jak najlepszej odpowiedzi na pytanie. Jeśli nie znasz odpowiedzi, śmiało to powiedz – np. „w tym momencie nie będę w stanie przekazać precyzyjnej informacji, możemy po spotkaniu się spisać, proszę wysłać do mnie maila i wtedy udzielę satysfakcjonującej odpowiedzi”. Nie jesteś alfą i omegą, więc możesz nie wiedzieć wszystkiego, spokojnie! Warto też na początku sesji pytań zaznaczyć, że jedno pytanie przypada na jedną osobę, bo zdarzą się tacy ludzie, którym aparat mowy się nie zamyka, lubią błyszczeć, chcą wyjść na ekspertów, zadając pytania, a nawet zdeklasować osobę, która prezentuje, przemawia. Jak ich rozpoznać? Często ich wypowiedź zawiera od razu pytanie i odpowiedź lub zarzut do prezentacji. Okaż szacunek osobie, która zadała pytanie, łatwo to zrobić, możesz użyć następujących zwrotów:

• To jest bardzo dobre pytanie, wspaniałe pytanie.
• Dziękuję, że zadałeś mi to pytanie.
• Skąd do nas mówisz, z jakiej miejscowości? To kawał drogi ode mnie, dzięki za to merytoryczne pytanie.

Poprzez takie sformułowania określasz, że szanujesz osobę i jej pytanie. Dodatkowo dałeś sobie też trochę więcej czasu na zastanowienie.

11. Stwórz scenariusz na czarną godzinę

Podczas Twojej prezentacji, szkolenia może okazać się przydatny plan B. Uwierz mi, naprawdę różne sytuacje się zdarzają, np. któregoś razu, gdy prowadziłam konferencję biznesową, zgubił się prelegent, który miał wyjść na scenę i wygłosić prezentację. Wysłałam kogoś na poszukiwania, a ja miałam trochę czasu na scenie i musiałam go w ciekawy sposób zagospodarować. Pozostań spokojny i poinformuj publiczność o sytuacji. Zawsze możesz poprosić o chwilę cierpliwości i zapewnić, że pracujesz nad rozwiązaniem problemu. Miej też w zanadrzu jakiś żart, jakąś ciekawą historię, która właśnie teraz dobrze się sprawdzi.

Te rady to podpowiedzi na dobry początek. Życzę Ci powodzenia! Zapewniam, że występować publicznie może każdy i można to robić z przyjemnością.

 Jeśli chciałbyś profesjonalnie nauczyć się przemawiać – zapraszam do mnie. Na co dzień pracuję w radiu RMF MAXX, gdzie czytam serwisy informacyjne, prowadzę swój kanał na YouTubie – Kulisy Sukcesu, gdzie przepytuję najbogatszych Polaków, celebrytów, ekspertów. Jestem też konferansjerką, prowadzę różnego rodzaju wydarzenia – od tych mniejszych na kilkadziesiąt osób do tych większych nawet na kilka tysięcy. Z przyjemnością nauczę Cię występować publicznie, bo jest to umiejętność, którą może opanować każdy.

Angelika Wielgus-Lach

Zdjęcia: Marta Wilk – Wilcze Pstryki