Przyszłość księgowości: Automatyzacja, e-faktury i nowoczesne technologie

Księgowość od zawsze kojarzyła się nam ze żmudnymi obliczeniami, ręcznym księgowaniem faktur i czasochłonnym porządkowaniem dokumentów. Jednak te czasy już teraz odchodzą w zapomnienie. Wraz z rozwojem technologii również i ten zawód przechodzi prawdziwą rewolucję. Podczas ostatniego webinaru SaldeoSMART zapytaliśmy księgowych, czy sztuczna inteligencja (AI) to dla nich zagrożenie, czy szansa. Większość (57%) odpowiedziała, że AI to sposób na poprawę efektywności pracy, a tylko 5% badanych obawia się jej wpływu na swoją codzienność zawodową. Jak w świetle różnorodnych zmian technologicznych wygląda przyszłość branży?

Księgowy XXI wieku – zawód z przyszłością

Przeglądałam ostatnio wyniki interesującego badania, opublikowanego na portalu willrobotstakemyjob.com. Przedstawiają one cyfrowy obraz przyszłości księgowości. Taki, w którym rutynowe zadania zostaną zautomatyzowane przez roboty. Według danych istnieje 65-procentowa szansa na pełną automatyzację księgowości w ciągu najbliższych dwóch dekad. Czy to oznacza koniec zawodu księgowego? Moim zdaniem niekoniecznie.

Zgadzam się z tym, że automatyzacja rzeczywiście może wyeliminować wiele powtarzalnych czynności wykonywanych przez księgowych, takich jak ręczne wprowadzanie danych, księgowanie faktur czy sporządzanie raportów. Ale to z drugiej strony otwiera nowe możliwości – księgowi mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, wymagających analizy danych, doradztwa i podejmowania decyzji biznesowych.

Podczas naszego ostatniego webinaru SaldeoSMART „AI w księgowości” przeprowadziliśmy ankietę dotyczącą sztucznej inteligencji w branży księgowej. Wnioski, które z niej płyną, są bardzo interesujące. Okazuje się, że większość księgowych nie obawia się nowych technologii i AI, przeciwnie – widzi w nich szansę na usprawnienie swojej pracy.

Ręczne prowadzenie księgowości – relikt przeszłości?

Jak Excel kiedyś, tak AI dziś usprawnia księgowość. Tradycyjne metody prowadzenia księgowości pochłaniają mnóstwo czasu i sił. Ręczne wprowadzanie danych, segregowanie faktur i sprawdzanie poprawności płatności to tylko niektóre z czynności obniżających efektywność pracy i obarczonych ryzykiem błędów. Na szczęście nowoczesne technologie oferują skuteczne rozwiązania, które pozwalają zautomatyzować wiele z tych procesów.

Automatyzacja rozrachunków – korzyści dla firm i księgowych

W SaldeoSMART od wielu lat na co dzień pracujemy z księgowymi. Znamy zmieniające się wyzwania, z jakimi się mierzą. I szukamy rozwiązań, które realnie wspomagają ich pracę. Jedną z technologii, która daje szybkie i odczuwalne korzyści, jest sztuczna inteligencja. Już jakiś czas temu zaczęliśmy wprowadzać ją do naszej platformy wspierającej pracę księgowych. Ostatnio z jej pomocą zautomatyzowaliśmy rozrachunki.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ ręczne przeprowadzenie rozrachunków to żmudna i czasochłonna praca. Księgowi muszą regularnie sprawdzać stan konta bankowego, porównywać go z listą faktur oraz dokonywać ręcznych wpisów, aby zaznaczyć faktury jako opłacone. Dodatkowo w przypadku braku bieżącego dostępu do transakcji i ich statusu pojawia się ryzyko pominięcia płatności lub powstania podwójnych wpisów, co prowadzi do nieścisłości, nieporozumień z kontrahentami czy w końcu nawet do opóźnień w płatnościach zobowiązań.

Dzięki wprowadzeniu sztucznej inteligencji do tego procesu:

• Księgowi oszczędzają czas i energię – automatyczny import danych z faktur i kont bankowych eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji.
• Zmniejsza się ryzyko błędów – sztuczna inteligencja precyzyjnie łączy faktury z płatnościami, dzięki czemu minimalizuje ryzyko pomyłek.
• Poprawia się kontrola nad należnościami i zobowiązaniami – bieżący dostęp do aktualnych informacji o stanie rozliczeń pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy.

Udział AI w procesach księgowych. Co już teraz umie księgowy-robot?

Jednak sztuczna inteligencja wykracza daleko poza prostą automatyzację i rozrachunki. Dzięki zaawansowanym algorytmom uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego AI potrafi już nie tylko kategoryzować, ale również przeprowadzać kompleksowe analizy ogromnych zbiorów danych finansowych. To otwiera przed księgowymi nowe możliwości i pozwala na osiągnięcie wyższego poziomu efektywności i dokładności. Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana do bardzo ważnych procesów, które do tej pory wykonywał podatny na błędy człowiek.

Wykrywanie oszustw i błędów

AI jest nieoceniona w wykrywaniu oszustw i błędów księgowych. Analizując wzorce transakcji w czasie rzeczywistym, AI szybko identyfikuje nieprawidłowości, które mogą wskazywać na oszustwa lub potknięcia w rozliczeniach. Dzięki temu można jeszcze szybciej reagować na zagrożenia i minimalizować ryzyko strat finansowych.

Prognozowanie przepływów pieniężnych

Dzięki stosowaniu zaawansowanej analityki AI można obecnie tworzyć dokładniejsze prognozy, uwzględniające różnorodne czynniki, takie jak np. sezonowość czy trendy rynkowe. To pozwala na szybsze i bardziej efektywne planowanie finansów i unikanie problemów z płynnością.

Optymalizowanie podatkowe

„Księgowy-robot” umożliwia też szybkie i precyzyjne planowanie podatkowe. Dzięki analizie danych i zaawansowanym algorytmom AI identyfikuje możliwości optymalizacji podatkowej, minimalizuje zobowiązania podatkowe i zapewnia precyzyjniejszą zgodność z przepisami. AI może także monitorować zmieniające się przepisy podatkowe i dostosowywać strategię księgową w czasie rzeczywistym.

To nie wszystko. Sztuczna inteligencja pomaga na wiele innych sposobów, często nawet w drobnych czynnościach. Pozwala między innymi na akceptację dokumentów jednym kliknięciem, inteligentne wyszukiwanie dokumentów, automatyczne wyszukiwanie i wskazywanie duplikatów czy automatyczny odczyt dokumentów.

AI jest tak mądra jak ludzie

Sztuczna inteligencja otwiera przed księgowością zupełnie nowe możliwości. Algorytmy AI potrafią nie tylko automatyzować rutynowe zadania, ale również analizować dane finansowe, identyfikować trendy i przewidywać przyszłe wyniki finansowe. Dzięki temu księgowi mogą stać się jeszcze lepszymi doradcami biznesowymi, którzy pomagają firmom podejmować dobre decyzje finansowe.

Chcę też podkreślić jedną, bardzo ważną rzecz. Pamiętajmy, że sztuczna inteligencja jest tak mądra jak ludzie, którzy ją programują i wprowadzają dane. Dlatego dobrze jest postrzegać ją nie jako konkurencję, ale narzędzie wspomagające pracę. Wszyscy dobrze wiemy, że księgowi nadal są niezastąpieni w nadzorowaniu procesów, interpretacji danych oraz podejmowaniu decyzji opartych na swoim doświadczeniu i ekspertyzie.

E-faktury – krok ku cyfryzacji

Na usprawnienie pracy księgowych wpływa jednak nie tylko sztuczna inteligencja, ale także technologie znane od dawna, choćby e-dokumenty. Mogłoby się wydawać, że elektroniczne faktury są dziś standardem. Niestety, wciąż wiele firm, a nawet biur rachunkowych opiera swoją działalność na papierowych dokumentach. Nie muszę wspominać, że jest to bardzo nieporęczne rozwiązanie. Faktury trzeba przewozić czy przesyłać między różnymi lokalizacjami, archiwizować w segregatorach, ręcznie przepisywać, opisywać i przekazywać do kolejnych osób, które są odpowiedzialne za ich procesowanie. To proces narażony na wiele ryzyka. Dokumenty papierowe łatwo jest zagubić czy zniszczyć. Dodatkowo, ponieważ przechowywane są w fizycznej lokalizacji, dostęp do nich jest naprawdę ograniczony.

Zmieniają to technologie. Automatyzacja procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem i archiwizowaniem faktur pozwala na oszczędność czasu oraz zwiększa efektywność pracy. Ponadto bieżący dostęp do wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu ułatwia kontrolę nad należnościami i zobowiązaniami, co przekłada się na lepsze zarządzanie finansami firmy.

KSeF – nadzieja na powszechne e-fakturowanie

Kiedy e-fakturowanie stanie się normą? Bardzo duże nadzieje pokładam we wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur. To kolejny krok w stronę cyfryzacji polskiej księgowości. Co prawda, jego wejście w życie wciąż jest przesuwane, niemniej jestem przekonana, że w ostatecznych rozrachunku usprawni pracę księgowych. E-faktury nie tylko ułatwiają obieg dokumentów, ale również automatyzują wiele procesów związanych z ich księgowaniem.

Wielu przedsiębiorców i księgowych obawia się pracy z KSeF-em. Niepotrzebnie. Warto pamiętać, że producenci systemów wspierających pracę księgowych dostosują swoje rozwiązania do KSeF-u i zintegrują się z nim. My w SaldeoSMART zintegrowaliśmy naszą platformę z rządowym rozwiązaniem jako pierwsi w Polsce. Dzięki takim integracjom księgowi mogą automatycznie importować dane z aplikacji do Krajowego Systemu e-Faktur, co znacząco redukuje ilość ręcznej pracy i minimalizuje ryzyko błędów. A to wszystko sprawia, że współpraca z KSeF-em jest prostsza i bardziej intuicyjna.

Choć automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniły oblicze księgowości, to zawód księgowego nadal pozostaje bardzo ceniony, ważny i potrzebny. Jak wszystko wokół – także i on musi jednak ewoluować. W księgowości liczy się już nie tylko wiedza merytoryczna, ale również umiejętności analityczne i zdolność do korzystania z nowoczesnych narzędzi. Księgowy XXI wieku to osoba, która potrafi łączyć fachowość z kreatywnością i innowacyjnym podejściem do rozwiązywania problemów. A my jesteśmy po to, by zaoferować mu niezbędne narzędzia.

Edyta Wojtas

Założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Zdjęcie autorki: Julita Pająk

Grafiki: Katarzyna Podolańska