Rekrutacja przyszłości – kompetencje i narzędzia, które musi posiadać HR w Twojej organizacji

 

Za nami ponad rok prowadzenia biznesu w zmienionych pandemią warunkach, które od dłuższego czasu wymagały bacznego monitorowania wskaźników, śledzenia sytuacji rynkowej i podejmowania trudnych decyzji. Wtedy, gdy jedne firmy walczyły o przetrwanie, inne, jak np. te działające w branży TSL, przeżywały rozkwit. Wszyscy mieli jednak jeden wspólny mianownik – ludzie. Tam, gdzie są ludzie, tam niezwykle istotną rolę odgrywa HR. Oczy zarządów wielu firm zwróciły się do działów personalnych, oczekując wsparcia, proponowania rozwiązań, zarządzenia zasobami ludzkimi w zmianie. Strategiczna rola HR-u niewątpliwie wzrosła i wszystko wskazuje na to, że w kolejnych latach będzie umacniać swoją pozycję. Jak wspierać działy HR na drodze transformacji? O jakie kompetencje uzupełnić zespoły personalne? W jakie narzędzia wyposażyć pracowników, by mogli pełnić funkcje, jakich oczekuje od nich biznes? Niezależnie od tego, jaka będzie postpandemiczna przyszłość, już teraz wiemy, jakie kompetencje i narzędzia będą podstawą skuteczności i efektywności nie tylko działów personalnych, ale całych organizacji.

Ramię w ramię z biznesem
Rekrutacja prowadzona wyłącznie przez HR odeszła do lamusa. Obecnie niemałą rolę w procesie pozyskiwania pracowników odgrywają hiring managerowie, którzy definiują stanowiska specjalistyczne i eksperckie, określają wymagania wobec kandydatów, uczestniczą w spotkaniach i znacząco wpływają na wizerunek pracodawcy. HR niezmiennie jest w tym procesie partnerem biznesu, ale wymiar tego partnerstwa się zmienia. Obecnie opiera się nie tylko na wspólnym prowadzeniu procesu rekrutacji, ale na identyfikowaniu i rozumieniu potrzeb rekrutujących menedżerów, poszukiwaniu rozwiązań szytych na miarę, doradztwie i efektywnej komunikacji.
Z badania Pracuj.pl „HR-owca portret własny” wynika, że 62% badanych wskazało skuteczną komunikację i nawiązywanie relacji z biznesem jako ważną umiejętność w pracy w branży HR*.
Szczególnie w branżach, w których pozyskanie kandydatów o określonych kompetencjach nie jest łatwe, biznes oczekuje od rekruterów wsparcia, proaktywności i odwagi do testowania nowych rozwiązań. W kalejdoskopie różnych zmian stałą jest to, że to HR musi wciąż na nowo znajdować odpowiedzi na pytania:
• jak dotrzeć z ofertą do odpowiednich kandydatów,
• jak wyróżnić ofertę pracodawcy pośród konkurencji,
• w jaki sposób szybko zweryfikować kompetencje i przy zachowaniu pozytywnych wrażeń wszystkich stron procesu wybrać i zatrudnić tych najlepszych.

Aby rekrutacja była skuteczna, rekruter i menedżer muszą się uzupełniać. To od ich współpracy zależy, jacy ludzie będą tworzyć i rozwijać organizację. Rolą HR-u powinno być m.in. projektowanie nowoczesnych procesów, tworzenie strategii uwzględniającej aktywny udział rekrutujących kierowników, dobór technik i metod rekrutacji oraz, niezmiennie, całościowa koordynacja procesu rekrutacji.

Elastyczność i szybkie reagowanie
Elastyczność i szybkie reagowanie były szczególnie cenione w pierwszej połowie 2020 roku, który dla wielu firm był egzaminem dojrzałości. Pracodawcy, którzy przewidywali różne scenariusze, z rozwagą planowali działania i wspierali je nowoczesnymi rozwiązaniami, znacznie szybciej odnaleźli się w nowej rzeczywistości. Na przestrzeni kolejnych lat ta cecha będzie tylko zyskiwać na znaczeniu. Nadążając za trendami, można szybko i precyzyjnie reagować nawet na nieoczekiwane zmiany. W obszarze szeroko pojętego zarządzania zasobami ludzkimi to HR jest kompasem organizacji, który nadaje kierunek i redukuje niepewność w zmianie.


W przyszłości firmy wciąż będą stawać w obliczu konieczności dostosowywania metod pozyskiwania talentów, dobierania stosownego języka komunikacji do różnych grup odbiorców. Posiadanie w organizacji HR-owców, którzy:
• dostrzegają szanse i identyfikują zagrożenia,
• są nastawieni na poszukiwanie nowych rozwiązań,
• trzymają rękę na pulsie rynku pracy,
to bezcenny zasób, który pozwoli firmom być stale o krok przed konkurencją.

Multizadaniowość i efektywność codziennej pracy
Na barkach HR-u spoczywa coraz więcej odpowiedzialnych strategicznych zadań. Jednocześnie te podstawowe czynności, jak publikacja ogłoszeń, selekcja aplikacji czy umawianie spotkań z kandydatami, nadal pozostają w gestii rekrutujących. Kompetencje, które będą niezwykle cenione, to wielozadaniowość i skuteczne zarządzanie czasem. Co ciekawe, w badaniu Pracuj.pl aż 72% ankietowanych HR-owców wskazuje właśnie różnorodność zadań za ich główny motywator do pracy. Z jednej strony jest to bardzo pozytywny sygnał. Z drugiej natomiast trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: czy można być jednocześnie wielozadaniowym i skutecznym? Jak zachować szybkość i precyzję w działaniu przy zwiększającym się zakresie obowiązków? Odpowiedzią na to pytanie jest automatyzacja. Systemy rekrutacyjne, takie jak eRecruiter, odciążają użytkowników od powtarzalnych i żmudnych czynności. Co więcej, często to one są sprzymierzeńcem budowania pozytywnych doświadczeń kandydatów w procesach rekrutacji, bo dzięki nim procesy są krótsze, a komunikacja pełniejsza i płynna.

Kluczem do multizadaniowości HR jest i będzie umiejętność wykorzystania technologii tam, gdzie jest to możliwe, i zostawienia przestrzeni na pracę własną, tam, gdzie ma ona znaczenie strategiczne, jak np. doradztwo dla biznesu i weryfikacja kompetencji kandydatów.

Zwolennikiem takiego podejścia jest Piotr Piankowski, Kierownik Działu Rekrutacji i Rozwoju w Wakacje.pl: „Jestem fanem automatyzacji i stosowania nowych rozwiązań w HR. Każdego dnia zastanawiam się nad tym, co zrobić, aby doświadczenia i wrażenia kandydata z procesów rekrutacyjnych były w Wakacje.pl na najwyższym poziomie. Dążymy do personalizacji i automatyzacji procesów, ale również, jako innowacyjna firma, sięgamy po nowe technologie, jak np. voiceboty czy chatboty rekrutacyjne. Ostatnim naszym wdrożeniem, które udało się zrealizować z pomocą naszego dostawcy systemu rekrutacyjnego eRecruiter, było wprowadzenie wirtualnego rekrutera Wakacje.pl. W wysokim sezonie rekrutacyjnym znacząco odciążył on zespół i przyczynił się do gigantycznych oszczędności. Dodatkowo nawiązywał niezwłoczny kontakt z kandydatami, a na dzisiejszym rynku pracy czas reakcji na złożoną aplikację ma znaczenie”.
Wiemy już, jak stawić czoła wielozadaniowości, a co z efektywnością? Badanie „Efektywność rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter wskazuje na to, że czynnikiem, który korzystnie wpływa na skuteczność prowadzonych procesów rekrutacji, jest właśnie system ATS. Ponadto aż 8/10 badanych zgodziło się ze stwierdzeniem, że stosowanie go przynosi korzyści całej organizacji**.


Rekrutacje oparte na danych
Jakie jeszcze kompetencje powinny się znaleźć w obrębie działu personalnego? Z pewnością takie, które będą przybliżać firmę do sukcesu rekrutacji. Miarą powodzenia procesów przestały być subiektywne odczucia rekruterów czy rekrutujących menedżerów. Nie jest nią również najprostszy wskaźnik w postaci zatrudnienia kandydata. Rekrutacja przyszłości to rekrutacja przemyślana i oparta na danych. Nowoczesne organizacje muszą dostarczać HR-owi odpowiednich narzędzi do zbierania informacji, a rekruterzy winni posiadać umiejętność ich czytania oraz odpowiedniej analizy. W kolejnym kroku liczy się planowanie oparte na solidnych podstawach płynących z raportowania. Te kompetencje z pewnością przysłużą się HR-owi i całej organizacji w osiąganiu przewagi nad konkurencją.

Jak prognozuje Łukasz Marciniak, Dyrektor Sprzedaży w eRecruiter: „Coraz bardziej liczyć się będzie nie to, jak dużo czasu poświęciliśmy na daną czynność, ale jaki mierzalny efekt ona przyniosła. Jeśli jesteśmy przy analizie wyników, to ta powinna być możliwa z jednego miejsca. Bez konieczności wykonywania skomplikowanych wyliczeń powinniśmy przy pomocy dwóch kliknięć móc dowiedzieć się, które źródła pozyskiwania kandydatów są najbardziej skuteczne, czy praca zespołu rekrutacyjnego jest efektywna oraz gdzie znajdują się wąskie gardła procesu, by szybko wprowadzić usprawnienia”.

Z pomocą w raportowaniu kolejny raz przychodzi rekruterom system ATS, który pozwala na bieżące zbieranie niezbędnych i wiarygodnych statystyk.

Troska o doświadczenia wszystkich uczestników procesu
Doświadczenie to pojęcie, które zakorzeniło się w niemal każdym aspekcie naszego życia: Customer Experience, User Experience, Candidate Experience. To ostatnie pojęcie wiąże się nierozerwalnie z rekrutacją. Rolą rekrutera  przyszłości jest projektowanie, a następnie koordynowanie przyjaznych procesów rekrutacyjnych, budujących pozytywne doświadczenia kandydatów i umacniających wizerunek pracodawcy. Do tego potrzebne mu będą:
• znajomość i rozumienie biznesu,
• stosowanie elementów zaczerpniętych z PR-u i marketingu,
• sprawne posługiwanie się sztuką negocjacji,
• dobrze zaplanowana wieloaspektowa komunikacja.

Tu kolejny raz wsparciem będą nowoczesne narzędzia, które odpowiadają na oczekiwania kandydatów i jednocześnie przynoszą organizacjom spodziewane rezultaty, m.in. wplecione w proces rekrutacyjny wiadomości e-mail i SMS, chatboty, voiceboty czy spotkania online.

Wiele narzędzi – jeden bezpieczny ekosystem

Mnogość kompetencji, zadań i wyzwań sprawia, że stosowanie przez HR rozmaitych narzędzi i rozwiązań staje się koniecznością. Szczególnie w dobie pracy i rekrutacji zdalnej liczba systemów i aplikacji potrafi przytłaczać. Służą one rozmaitym czynnościom, od planowania codziennej pracy przez poszukiwanie metod dotarcia do kandydatów, komunikację z aplikującymi i biznesem, spotkania online, badanie kompetencji i wiedzy kandydatów, mierzenie efektywności i dbanie o bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, by sprostać wymaganiom zmieniającego się rynku pracy i oczekiwaniom kandydatów, HR-owiec powinien być w organizacji innowatorem, inicjatorem usprawnień i przewodnikiem po technologiach dla wszystkich uczestników procesów rekrutacji.
Rolą HR-owca i rekrutera w tym obszarze jest taki dobór narzędzi, które razem stworzą jeden spójny i bezpieczny ekosystem. System ATS, który automatyzuje pracę, usprawnia komunikację zespołową, zwiększa efektywność rekrutacji, może być dodatkowo zintegrowany z wieloma aplikacjami codziennego użytku, jak kalendarze Outlook i Google, narzędzia do prowadzenia rozmów online MS Teams czy Google Meet. Co więcej, połączony z usługami partnerskimi, takimi jak badania NPS dla kandydatów, testy kompetencji czy voiceboty, stanowi swoisty rekrutacyjny hub. Jedno logowanie wystarczy, by zarządzać wieloma procesami z jednego miejsca w wygodny i efektywny sposób, budować wartościowy talent pool, zadbać o doświadczenia wszystkich uczestników procesu, dobierać metody i narzędzia w zależności od aktualnych potrzeb. Nie bez znaczenia jest również bezpieczeństwo danych, a także łatwość wypełniania obowiązków wynikających z RODO.

Jeszcze kilka lat temu wydawało się, że wraz z rozwojem technologii, postępującą automatyzacją procesów i implementacją sztucznej inteligencji rola czynnika ludzkiego w rekrutacji będzie malała. Okres pandemii pokazał, że o ile dostęp do technologii jest potrzebny, a wręcz niezbędny, to tam, gdzie są pracownicy, tam musi być drugi człowiek, który dobrze odczyta ich potrzeby i w porę na nie odpowie. Co więcej, zakres kompetencyjny działów personalnych poszerza się. HR, jakiego potrzebują nowoczesne organizacje, to partner biznesu, detektor trendów, przewodnik po technologiach, strażnik bezpieczeństwa danych, marketingowiec, sprzedawca i analityk w jednym. Technologia jest natomiast niezbędnym wsparciem w jego codziennej pracy, wyznaczaniu kierunku, dążeniu do wzrostu efektywności, dostosowywaniu do zmian i odpowiadaniu na potrzeby całej organizacji.


* Badanie „HR-owca portret własny” zostało przeprowadzone przez Pracuj.pl techniką CAWI, polegającą na samodzielnym wypełnieniu ankiety internetowej przez respondentów (N=357) w dniach 27.04–11.05.2021 r.
** Badanie „Efektywność rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter techniką CAWI, polegającą na samodzielnym wypełnieniu ankiety internetowej przez respondentów (N=250) w dniach 3–16.03.2020 r.

 

Katarzyna Trzaska
Ekspert eRecruiter, od 2013 roku związana z marką eRecruiter, gdzie odpowiada za działania w obszarze digital marketing. Od początku zaangażowana jest w przygotowanie oraz opracowanie cyklicznego badania Candidate Experience oraz w działania Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji. Od 2020 roku odpowiada również za budowanie strategii marketingowej i pozycjonowanie marki eRecruiter.

Show Buttons
Hide Buttons