System obiegu dokumentów – innowacje, na które warto postawić!

Ogromne zainteresowanie elektronicznym obiegiem dokumentów sprawiło, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest sporo godnych uwagi systemów zarządzania dokumentami. Łączy je możliwość pełnej automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów, łatwa digitalizacja dokumentacji oraz kontrolowany dostęp do jej zasobów zgromadzonych w chmurze lub na serwerach firmy. Dzieli natomiast dostępna w ramach konkretnego oprogramowania funkcjonalność, która może być bardzo zróżnicowana.

Jakie funkcje powinien posiadać warty inwestycji system DMS?
System obiegu dokumentów, nazywany także systemem DMS (z ang. Document Management System) to zaawansowane pod względem technologicznym oprogramowanie informatyczne dedykowane użytkownikom biznesowym. Zostało stworzone w celu praktycznej realizacji koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów, która opiera się na przekształceniu papierowych zasobów dokumentów do postaci cyfrowej. Dostęp do elektronicznego archiwum oraz możliwość automatyzacji, optymalizacji oraz realizacji wszelkich innych czynności związanych z dokumentami to właśnie zadanie systemu DMS.

Nowoczesny system obiegu dokumentów pozwala w skuteczny, szybki i sprawny sposób zapanować nad dokumentacją firmową, uporządkować procesy biznesowe oraz zorganizować i zoptymalizować je od podstaw w oparciu o ściśle zdefiniowane ścieżki obiegu danego rodzaju spraw (tzw. scenariusze biznesowe). Najnowocześniejsze, najbardziej zaawansowane pod względem technologicznym oprogramowanie korzysta m. in. z silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych nowoczesnych rozwiązań i technologii.

Platforma low-code jako zaawansowany system obiegu dokumentów
Na szczególną uwagę wśród dostępnego na rynku oprogramowania klasy BPM (czyli Business Process Management), Workflow/DMS zasługują innowacyjne, oparte o najnowsze technologie oraz wysokofunkcjonalne platformy low-code. To nowoczesne oprogramowanie dla biznesu umożliwia szybkie i ekonomiczne zarazem budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania i jest szczególnie dedykowane użytkownikom rozumiejącym proces i mechanizmy workflow, lecz nieposiadającym wiedzy i praktycznych umiejętności z zakresu programowania. Tworzenie aplikacji w nowoczesnych platformach low-code odbywa się dzięki technologii „drag and drop” (tj. „przeciągnij i upuść”) – jest zatem intuicyjne, szybkie, wygodne i dedykowane wszystkim użytkownikom, a nie tylko programistom.

Najlepsze z dostępnych na rynku platform niskokodowych, poza funkcjonalnością systemów DMS, pozwalają także na szybkie tworzenie idealnie skrojonych na miarę, wysokofunkcjonalnych aplikacji biznesowych oraz sprawne zarządzanie zmianą, z natychmiastowymi rezultatami. Są przy tym łatwe i intuicyjne w obsłudze, co pozwala na wykorzystanie ich pełnego potencjału w niemal każdej współczesnej organizacji.

Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania, firma zyskuje nie tylko potężne i wysoko funkcjonalne narzędzie do szybkiego dostarczania aplikacji do obsługi zarządzania dokumentami i ich przepływem, ale także możliwość ich bieżącego dostosowywania do dynamicznie zmieniających się w czasie potrzeb, co stanowi nieoceniony atut dla systematycznego rozwijania działalności biznesowej w niezwykle wymagającej erze cyfrowej.