Jak technologia może odblokować motywację pracowników?

Polskie firmy trawi epidemia negatywnego nastawienia. Badanie przeprowadzone na zlecenie firmy Sharp wykazało, że blisko dwie trzecie (65 proc.) pracowników biurowych ma negatywny stosunek do swojego miejsca pracy, a przestarzałe metody technologie obniżają morale i motywację w firmach na terenie całego kraju.

Czy technologia, której używasz w pracy, motywuje Ciebie i Twój zespół do działania, czy raczej rozczarowuje? Wyniki badania zleconego przez Sharp pokazały, że pracownicy czują się sfrustrowani technologią średnio trzy razy dziennie oraz, że właśnie technologia to jeden z czynników odpowiedzialnych za negatywne nastawienie pracowników do pracy.

Czy Twoje biuro też jest w tyle?

Badanie obejmujące ponad 6000 pracowników biurowych w Europie, w tym 500 w Polsce, wykazało, że miejsce pracy opisywane jest jako nieinspirujące (20 proc.), a niektórzy określają je nawet jako „ponure”, „opresyjne” lub „toksyczne”. Jedna trzecia pracowników stwierdziła, że ich biuro jest nudne, a 43 proc. postrzega je jako ciche. Zaledwie 14 proc. ankietowanych uznało, że ich miejsce pracy jest motywujące. Na pytanie, dlaczego opisują swoje biuro w ten sposób, co najmniej jedna czwarta z ankietowanych obwiniała przestarzałe metody pracy (25 proc.), a 28 proc. stwierdziło, że spędza zbyt wiele czasu nad nudnymi zadaniami administracyjnymi. 12 proc. narzekało, że wszyscy komunikują się poprzez email zamiast porozmawiać. Złota reguła wykorzystania technologii w każdej firmie brzmi: „nie zostawaj zbytnio w tyle”. Jeśli sprzęt jest stary, psuje się i spowalnia wykonywanie zadania, motywacja pracownika spada. Problem nie dotyczy wyłącznie narzędzi komunikacji, ale również oprogramowania, komputerów stacjonarnych, systemów serwerowych czy baz danych, a także sposobów, w jakie można przechowywać i odszukiwać informacje. Łatwość pracy i obsługi maszyn może mieć ogromny wpływ na sukcesy pracowników oraz ich zadowolenie z miejsca pracy – ale także na porażki i negatywne emocje.

Gdy technologia ogranicza

Badanie wykazało, że wielu ludzi nie posiada właściwych narzędzi do wykonywania swojej pracy. Aż 44 proc. badanych uważa, że technologia, z której korzystają w miejscu pracy, ogranicza ich i jest mało wydajna. 23 proc. przyznało, że zdarzało im się udawać, że jakieś urządzenie jest zepsute, by nie musieć go używać. 31 proc. woli wykorzystać swoje prywatne urządzenia, które są łatwiejsze w użytkowaniu. W Europie pracownicy z pokolenia tzw. millenialsów (urodzonych po roku 1982), którzy nie znają pracy bez Google, częściej niż inne grupy wiekowe stwierdzali, że czuliby się bardziej zmotywowani, jeśli w ich biurach dostępne byłyby najnowsze rozwiązania technologiczne (39 proc.). Połowa tych pracowników czasami unika dostępnych rozwiązań technologicznych, ponieważ są zbyt skomplikowane.

Zapewnienie atmosfery, w której wszyscy czują się zmotywowani, jest kluczowe dla stworzenia szczęśliwego miejsca pracy, w którym pracownicy chcą i mogą w najlepszy możliwy sposób wykonywać swoje obowiązki. Technologia zwiększa motywację, ale tylko wtedy, gdy jest pomocna i łatwa w obsłudze. W przeciwnym razie staje się elementem demotywującym, świadomie unikanym, a nawet wywołującym frustrację – mówi Trela, Product Manager, Sharp Electronics CEE

Firma, by zmotywować pracowników, musi wdrożyć technologię, która odpowiada rodzajowi środowiska pracy. Przedsiębiorstwo, które chce być nowoczesne i dopasowane do potrzeb pracowników, a także umożliwiać zatrudnionym rozwijanie wieloletniej kariery, musi na bieżąco obserwować sposoby, w jaki pracownicy wykorzystują technologię. Jest to szczególnie ważne na stanowiskach wymagających dużej wiedzy, na których pracownik wymyśla i analizuje pomysły oraz informacje, takich jak inżynier, księgowy czy przedstawiciel marketingowy. Pełnienie takich funkcji wymaga dzielenia się pomysłami, współpracy z innymi oraz podążania za nowościami rynkowymi.

Nowe pokolenie stawia nowe wyzwania

Wyniki badania pokazują, że 25 proc. millenialsów byłoby bardziej zmotywowanych, gdyby ich biura były wyposażone w nowoczesne technologie. Jednak frustracja spowodowana technologią nie jest właściwa tylko dla wieku: jest raczej związana z przepływem wiedzy i innowacjami. Jeśli firma ceni innowacyjność i gotowość do zmian, musi to znajdować odzwierciedlenie w interakcjach w miejscu pracy. – W ciągu następnych 10 lat millennialsi będą stanowili większość naszych pracowników, a więc bardzo istotne jest, abyśmy potrafili uczyć się od naszych młodszych kolegów, powitali nowe idee i punkty widzenia, a także wprowadzali lepsze rozwiązania technologiczne, które są tak łatwe w obsłudze jak urządzenia przeznaczone do użytku prywatnego – dodał.

Bezpieczna praca zdalna

Dla wielu pracowników, zwłaszcza z generacji milenijnej, praca zdalna to klucz: wielu ludzi woli używać własnych urządzeń mobilnych niż tych zapewnianych przez firmę. Przedsiębiorstwa muszą się do tego dostosować. Jeśli nie mogą zapewnić pracownikom preferowanych technologii, powinny zadbać, by istniejące systemy były kompatybilne z urządzeniami użytkowników. Popularność pracy zdalnej oznacza również, że firmy i pracownicy muszą świadomie i ostrożnie podchodzić do tego, jak i kiedy można uzyskać dostęp do informacji. Sprowadza się to do inwestycji ze strony firmy, ale liczy się również motywacja pracowników do właściwego zaangażowania. Jeśli nie zapewni się pracownikom bezpiecznych narzędzi udostępniania danych, można się spodziewać, że uciekną się oni do metod niebezpiecznych, ale łatwych w użytkowaniu.

8 wskazówek, jak odblokować motywację

Sharp nawiązał współpracę ze Stefanem Heafligerem, profesorem zarządzania strategicznego i innowacyjności w Cass Business School, żeby pomóc firmom zmienić sposób, w jaki pracownicy postrzegają miejsce swojej pracy. Powstała w ten sposób biała księga, która zawiera osiem prostych rozwiązań pomagających zwiększyć motywację w firmie. – Nie byłem zaskoczony obserwacjami firmy Sharp, choć warto pamiętać, że technologia to tylko jeden czynnik, który sprawia, że pracownikom brak inspiracji. Wiele stanowisk pracy ma biurokratyczny charakter i nie daje pracownikom swobody robienia tego, co chcą robić, w ramach ich obowiązków – powiedział profesor.

Co powinieneś zrobić, jeśli sądzisz, że Twoi pracownicy mają niską motywację? Oto kilka wskazówek, które z łatwością zastosuje każde małe i średnie przedsiębiorstwo:

Rozwiązanie 1

Utrzymuj regularne kontakty z pracownikami, by upewnić się, że technologia używana w Twojej firmie spełnia ich potrzeby.

Rozwiązanie 2

Ustal budżet na infrastrukturę informatyczną oraz plan jej konserwacji, aby sprzęt używany w firmie był regularnie sprawdzany i, w razie potrzeby, wymieniany.

Rozwiązanie 3

Systemy udostępniania plików w chmurze, takie jak Sharp Cloud Portal Office albo Microsoft Sharepoint, mogą pomóc zmotywować pracowników: zgromadzenie wszystkich plików w jednym miejscu zapobiega frustracji związanej z wyszukiwaniem potrzebnych dokumentów.

Rozwiązanie 4

Elastyczność systemów udostępniania plików w chmurze oznacza również, że pracownicy mogą mieć dostęp do plików także spoza biura. Zastanów się nad wprowadzeniem aplikacji mobilnej na smartfony, która wygodnie połączy dostępność i pocztę służbową.

Rozwiązanie 5

Rozważ wdrożenie narzędzi, które pomogą pracownikom dzielić się pomysłami i inspirować siebie nawzajem. Umieść dotykowy monitor interaktywny, na przykład Sharp BIG PAD, w sali konferencyjnej czy przestrzeni publicznej.

Rozwiązanie 6

Wprowadź cykliczne szkolenia i dopilnuj, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak maksymalnie wykorzystać technologię w firmie.

Rozwiązanie 7

Przemyśl automatyzację żmudnych zadań i obowiązków. Sharp oferuje narzędzie Managed Print Services, które pomaga usprawnić obsługę drukarek, na przykład poprzez automatyczne zamawianie toneru i papieru, a także produkty z oferty Optimised Solutions Portfolio, które przyspieszą procesy uzależnione od dokumentów, takie jak rozsyłanie korespondencji, opłacanie zobowiązań czy zarządzanie aplikacjami w dziale HR.

Rozwiązanie 8

Zadbaj o przekazywanie aktualności i ważnych informacji wszystkim pracownikom na wyświetlaczu digital signage czy nawet prostej tablicy informacyjnej.

Oprac. Agata Cupriak

Więcej porad jak zwiększyć efektywność organizacji w różnych obszarach można znaleźć pod adresem www.sharp.pl/unlock