„Trzeba zrobić IMPREZĘ…”

Wesele we własnym ogrodzie czy Mikołajki w siedzibie firmy? Gdy trzeba samemu zrobić imprezę, może to wcale nie jest trudne przedsięwzięcie? Gdy sami bierzemy się za zorganizowanie domowego lub firmowego wydarzenia, z pomocą na pewno przyjdzie nam Wypożyczalnia Gastronomiczna Gastro4Rent, która zapewnia bogaty i kompleksowy wybór sprzętów niezbędnych do udanego przebiegu każdej imprezy czy spotkania. A do tego w komplecie dostaniemy fachową pomoc i doradztwo.

O tym, że „wszędzie dobrze, ale w domu najlepiej” nie trzeba długo przekonywać tych, którzy sporo swojego czasu spędzają w podróżach. To powiedzenie równie dobrze dotyczy naszego rodzinnego zacisza, jak i drugiego domu, jakim często jest własna firma. I tak jak w rodzinie, tak i w życiu firmy jest czas na pracę i czas na odpoczynek, czas na wspólną integrację i celebrowanie ważnych wydarzeń w gronie najbliższych, w gronie współpracowników, partnerów. Te największe i najważniejsze imprezy zazwyczaj powierzamy w ręce wyspecjalizowanych fachowców i zorganizowanych od A do Z agencji. Ale co zrobić, gdy firmowy czy domowy budżet nie pozwala na organizację z rozmachem każdej okazji wymagającej spotkania się pracowników czy rodziny? Najczęściej wówczas sami chwytamy ster w swoje ręce lub wyznaczonej w firmie czy rodzinie osobie z radością oznajmiamy: „Trzeba zrobić imprezę…” Podchodząc do samodzielnej organizacji już wiemy, że ograniczone finanse zazwyczaj wyznaczają nam jeszcze jedną konieczność, a mianowicie, że ta impreza tym razem odbędzie się w naszej siedzibie lub w naszym ogrodzie.

Czy takie spotkanie z góry skazane jest na wydarzenie „drugiej klasy”? Na szczęście: nie. Warto jednak wiedzieć, z jakimi trudnościami możemy się spotkać i jakie błędy najczęściej są popełniane. Reguły dalszych działań są podobne, niezależnie czy robimy wydarzenie rodzinne czy firmowe – pierwsze zazwyczaj przypominają drugie, np. jubileusz firmy urodziny, otwarcie nowej siedziby tzw. parapetówka. Zanim wymienimy listę możliwych nieszczęść przy okazji organizacji naszej „domowej” imprezy, zacznijmy od plusów takiego rozwiązania. Pierwsza korzyść, do której zostaliśmy nieco przymuszeni, to fakt, że nie zajmujemy się kosztami organizacji wydarzenia na zewnątrz (koszty wynajmu obiektów, koszty transportu, itp.).

Drugim natomiast plusem, który z kolei warto wyeksponować w trakcie organizacji jest możliwość zaprezentowania gościom siedziby naszej firmy, miejsca, do którego na co dzień może nie wszyscy mają dostęp i zbudowania więzi, nie tylko pomiędzy uczestnikami spotkania, ale również z miejscem tego spotkania. Takie spotkania zawsze robią wrażenie i na długo pozostają w pamięci zarówno gości jak i pracowników.

Przejdźmy do organizacji. Z miarką w ręku zaczynamy od przyjrzenia się, czy nasze firmowe lub domowe pomieszczenia są dostosowane do planowanej liczby uczestników imprezy. Musimy uwzględnić konieczność nie tylko ustawienia krzeseł i ewentualnych stołów, ale również dodatkowych sprzętów, które zazwyczaj są cichymi pomocnikami. Jak się okaże w trakcie przyjęcia – nieodzownymi, np. przy niekorzystnej pogodzie warto pomyśleć o dodatkowych wieszakach czy mobilnej szatni, przy jubileuszu firmy oddzielny stolik na tort z pewnością ułatwi jego serwowanie.

W ofercie Wypożyczalni Gastro4Rent znajduje się kilka rodzajów podstawowych mebli do wynajęcia: od klasycznych krzeseł biurowych najczęściej wybieranych na szkolenie czy konferencję po szampańskie krzesła Chivari – absolutne must have eleganckiego przyjęcia weselnego. Do rodzaju krzeseł dobierzemy stoły i pasujące do nich komplety obrusów w modnych tego sezonu kolorach: w granacie lub szarości. Oczywiście w ofercie Wypożyczalni jest także nieśmiertelna biel. Planując ustawienie warto uważnie przyjrzeć się całej przestrzeni firmy czy naszego domu, wnętrz i otoczenia, aby z wyprzedzeniem zaplanować każdy niemalże punkt programu: gdzie się odbędzie, jakie sprzęty należy zapewnić, czy konieczne będzie ustawienie namiotu bankietowego na zewnątrz? itp. W tej czynności warto przestrzegać standardów np. bezpieczeństwa, ale odejście od wypróbowanych już rozwiązań zapewni dopiero oczekiwany efekt „wow”. Nie bójmy się np. mniejszych pomieszczeń, bo to one w integracji gości lepiej spełnią swoją rolę niż za duże sale. Czasami warto zaryzykować i wykorzystać przestrzeń w nowatorski sposób, stworzyć coś innego.

Przeglądając ofertę Gastro4rent, kategoria po kategorii, na pewno nasunie nam się mnóstwo ciekawych pomysłów, w jaki jeszcze sposób możemy uatrakcyjnić nasze wydarzenie, jaką infrastrukturę wykorzystać, aby w warunkach pracy stworzyć miejsce przyjazne dla gości. Gdy na naszej imprezie ważnym punktem będzie wspólny posiłek, to musimy liczyć się z tym, że nakryte stoły i bufety przykują pierwszą uwagę gości. W ofercie Wypożyczalni Gastro4rent na uwagę zasługuje duży wybór zastawy (i to w kilku cenowych wariantach) i sprzętów, jakie będą niezbędne do nakrycia i udekorowania stołów. Sztućce, porcelana, szkło, patery, kaskady, podgrzewacze, misy i salaterki – tą listą na pewno zajmie się szef kuchni lub osoba odpowiedzialna za menu. Sobie zostawmy wybór koloru, stylu zastawy, dodatków i dekoracji.

Przy planowaniu imprezy, eventu warto zadać sobie pytanie „jaki efekt chcemy osiągnąć?” „co chcemy, aby o imprezie mówili nasi goście?” Jeśli chcemy osiągnąć coś więcej niż tylko „było fajnie”, planując imprezę musimy być jej kreatorem, który nie korzysta z gotowców, ale z podpowiedzi, kompasu. Dobrze zbudowana strona www Firmy Gastro4rent z całą ofertą Wypożyczalni poprowadzi nas po kolei, krok po kroku przez kolejne etapy planowania wydarzenia: od nakrycia stołu, poprzez kuchnię i bufety, meble aż do hal namiotowych, dodatkowych atrakcji i usług, transportu. Gdy będziemy mieć już swoją listę niezbędnych rzeczy i scenariusz wydarzenia, zestawienie tych dwóch planów można skonsultować w biurze Wypożyczalni.

Bogate i wieloletnie doświadczenie pracujących tu osób na pewno pomoże w wyeliminowaniu ewentualnych braków. Postawmy na jakość, zróbmy próbę imprezy na „sucho”. Aby sprawdzić, ile czasu zajmą poszczególne punkty programu, czy nie zapomnieliśmy o jakimś sprzęcie, czy wszystkie tablice i ekrany są dobrze widoczne, itp. Jeśli mamy taką możliwość, warto zrobić wcześniej próbę. Planując transport przewidzianych do wypożyczenia sprzętów uwzględnimy nie tylko czas na spokojne rozstawienie wszystkiego na miejscu (tzw. montaż), ale również czas ewentualnej próby generalnej. Dzięki temu damy sobie możliwość na ewentualną reakcję, gdy okaże się, że jednak potrzebujemy coś przeredagować, przestawić lub zamówić dodatkowe sprzęty.

Wypożyczalnia Gastro4rent pomoże z transportem sprzętów pod wskazany adres na terenie całego niemalże kraju, uzgodni ich odbiór, może zapewnić pomoc w instalacji i rozstawieniu wg planu na miejscu. I na pewno elastycznie zareaguje, gdy konieczna okaże się jakaś zmiana.

Od kiedy działa Gastro4rent?

Hubert Schiffer, właściciel: Naszą działalność rozpoczęliśmy w 2011 roku. Jakie były największe realizacje lub udział w dużych realizacjach Gastro4rent? Do największych należą realizowane na halach targowych EXPO nawet na 3 000 uczestników.

Z jakimi trudnościami przy organizacji eventów lub eventach organizowanych przez innych spotkali się pracownicy Wypożyczalni?

Największym utrudnieniem jest logistyka – dostarczenie sprzętu w miejsca nietypowe, zwłaszcza takich, do których jest utrudniony dojazd samochodami. Oczywiście wcześniej robimy rozeznanie i odpowiednio ustalamy zarówno dostawę, jak i odbiór całego sprzętu.

Jakie najczęstsze trudności klientów rozwiązuje Gastro4rent?

Nasza wypożyczalnia w swojej ofercie posiada praktycznie sprzęt gastronomiczny potrzebny do zorganizowania prawie każdej imprezy. Lista wyposażenia jest bogata, dlatego często ten problem klientów współpracujących z nami bierzemy na siebie. Najczęstszym problemem jest: dobór miejsca na event, dobór sprzętu potrzebnego do zorganizowania imprezy oraz czasowe rozplanowanie montażu. Staramy się pomóc we wszystkich tych kwestiach, aby klient spokojnie mógł zająć się pozostałymi sprawami związanymi z wydarzeniem.

Jakie eventy pomagacie najczęściej realizować? jakiego typu eventy?

Branża gastronomiczno-eventowa wiąże się z sezonowością dlatego np. w grudniu jest dużo imprez świątecznych, natomiast od maja do października dużo pikników plenerowych, ale najczęściej, bo przez cały rok, realizujemy zamówienia na różnego rodzaju bankiety, gale, konferencje. Wśród nich są wydarzenia prywatne, zwłaszcza cała oprawa ślubno-weselna oraz przeróżne wydarzenia firmowe.

Czy rynek spotkań się zmienia, ewaluuje i jakie zmiany są najbardziej widoczne?

Obserwujemy duże zainteresowanie klientów na nowe nietypowe lokalizacje np. stare fabryki, stodoły, szklarnie. To samo dotyczy lokalizacji na imprezy plenerowe.

Jakie trendy są modne w tym sezonie w wystroju stołów, w wynajmowanych sprzętach, co dzisiaj stanowi o elegancji przy organizowaniu eventu?

Ten oraz przyszły rok przypuszczam, że utrzyma się w trendzie kolorów szarości, czerni oraz złota. Przy eventach tzw. zasiadanych typu: bale, gale czy wesela, na stołach będą królować szare obrusy, złote dodatki pod talerze oraz bardzo modne ostatnio krzesła chiviari kolor szampański, jak i krzesła drewniane rustykalne. Przy firmowych wydarzeniach, nawet tych najbardziej codziennych, ważny jest bufet a na nim eleganckie wyeksponowanie potraw za pomocą różnego rodzaju kaskad czy stojaków bufetowych.

Do tego celu można też wykorzystać różne niestandardowe sprzęty, jak skrzynki drewniane, kosze, szklane słoje, drewniane klocki czy nawet palety. Liczy się pomysł. Osoby zainteresowane serdecznie zapraszam na naszą stronę www do zakładki „blog gastro4rent”, gdzie nasi klienci znajdą szereg porad i podpowiedzi m.in. jak zaplanować firmowy bufet, jak zorganizować przyjęcie na stojąco lub czy warto zdecydować się na złote krzesła organizując wesele. Porad na blogu jest oczywiście znacznie więcej. Gorąco polecam i zapraszam.

Elżbieta Grendecka