Co tak naprawdę MOTYWUJE pracowników?

Popularność benefitów pozapłacowych sprawia, że firmy często zapominają, co jest najważniejsze dla pracowników. A to nie zmienia się od lat… Zmieniają się jednak narzędzia, które pozwalają o to zadbać.

Po tym tajemniczym wstępie czas na wyjaśnienie. Motywacja pracowników składa się z wielu elementów, których znaczenie jest dość indywidualną sprawą. Pracodawcy prześcigają się w pomysłach, jak przyciągnąć nowych pracowników, próbując trafić w to, co dla nich najbardziej atrakcyjne. Gdy nie są w stanie konkurować wynagrodzeniem, oferują inne benefity: elastyczne godziny pracy, home office, opiekę medyczną, kartę na zajęcia sportowe, darmowe obiady czy masaże w pracy. Jednak warto sobie uświadomić, że to są dodatki. Rzeczy, które owszem miło jest mieć, ale nie są niezbędne.

Jak cię widzą, tak cię piszą

Co innego jest znacznie ważniejsze dla pracowników. I dopiero zapewnienie tego elementu sprawia, że można porównywać oferty pod kątem benefitów pozapłacowych. Co to takiego? Bardzo łatwo się przekonać, wystarczy wejść na dowolny serwis z opiniami o pracodawcach. Jakie najczęściej padają pytania? Co sprawdzają poszukujący pracy? Otóż to, czy wypłata i dodatki są na czas i czy są zgodne z tym, na co strony się umawiają.

Nie tego się spodziewałeś? A jednak okazuje się, że to tak podstawowa sprawa, jak pieniądze wypłacone na czas i we właściwej wysokości. O ile można pracodawcy wybaczyć brak kawy w kuchni, o tyle brak wynagrodzenia lub nieustanne błędy w nim, domaganie się korekt i oczekiwanie miesiącami na wyrównanie są niewybaczalne. Na jednym z serwisów czytamy takie opinie (pomijamy wulgaryzmy): „Niby taka duża firma, takie rzeczy robią, a wypłaty nie potrafią policzyć!”, „Zawsze coś się nie zgadza. Wszystko trzeba 10 razy samemu sprawdzać!”, „Jak zwykle kolejny tydzień czekania na wyrównanie!”.

Pomyłki i opóźnienia to bolączki przede wszystkim wypłat wieloskładnikowego wynagrodzenia. Odczuwają to głównie osoby, których podstawa stanowi minimalną pensję krajową, a większość to prowizja (np. od sprzedaży), ale też pracownicy firm produkcyjnych. W większości tych firm na wynagrodzenie składa się więcej niż jeden czynnik.

Gdy tych czynników jest wiele, dochodzą kolejne KPI, od których zależna jest część zmienna wynagrodzenia to zaczynają się problemy z poprawnością i płynnością wypłat. Funkcjonują różne plany wynagrodzeń, prowizji, bonusów i benefitów. Rosną też koszty i biurokracja. Problemem staje się administrowanie wynagrodzeniami, brakuje kontroli i możliwości sporządzania dokładnych analiz. To wszystko może wpływać negatywnie nie tylko na motywację pracowników, ale i na wizerunek (choćby ww. opinie w internecie) oraz wyniki finansowe firmy.

Wyrośnij z arkuszy

Jak firmy sobie radzą z zarządzaniem wieloskładnikowymi wynagrodzeniami? Nie radzą. Tylko 10 proc. posiada dedykowany system, pozostałe zarządzają płacami w arkuszach kalkulacyjnych (a czasem nawet na papierze!). Arkusz kalkulacyjny ma wiele zalet, ale nie jest najlepszym narzędziem do administrowania danymi w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim bardzo łatwo w nim o pomyłkę, nadpisanie czy utratę danych. Konieczność manualnego przetwarzania danych i ręcznego kompilowania zestawień, a następnie oczekiwanie na akceptację przez odpowiednią osobę sprawia, że proces staje się nieefektywny. Kiedy pracownik dowiaduje się o wysokości naliczonej premii, wysokości wynagrodzenia? Najczęściej, kiedy sprawdza konto!

Korekty wynagrodzeń i spory skutkują “księgowaniem w tle” (pracownicy sami sprawdzają swoje wyniki, weryfikują faktury i raporty zamiast poświęcać czas na bardziej wartościowe zadania). W sprawdzanie, poprawianie i ponowne akceptowanie wypłaty zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. A pracownik czeka…

Takie zarządzanie ma jeszcze jedną poważną wadę. Nie pozwala na optymalizację planów, efektywne mierzenie wydajności czy zarządzanie zmianami. Managerowie nie mają kontroli nad budżetem ani wynikami w czasie rzeczywistym, co nie pozwala im na bieżąco podejmować decyzji i reagować, gdy tylko problem się pojawia. Czas na zmianę!

Technologia skrojona na miarę

Z pomocą przychodzą aplikacje biznesowe Qalcwise. To polski start-up, który wykorzystując technologię no-code (bez programowania), stworzył platformę do samodzielnej budowy i konfiguracji aplikacji. Qalcwise umożliwia przeniesienie procesów biznesowych (księgowych, płacowych, HR-owych, administracyjnych, sprzedażowych, ale też logistycznych czy zarządzania produkcją) do samoobsługowych aplikacji. To rozwiązanie o wiele prostsze w implementacji (nie wymaga udziału IT), nieporównywalnie bardziej elastyczne i nawet 10 razy tańsze niż tradycyjne oprogramowanie.

Wystarczy zalogować się na platformie w przeglądarce internetowej, uruchomić aplikację (np. do rozliczania prowizji) i skonfigurować ustawienia. W przypadku płac możesz wprowadzić wszystkie czynniki wpływające na wynagrodzenie, wyznaczyć cele, ustawić wysokość prowizji zależną od produktu itd. Pracownicy mogą raportować w aplikacji, lub w dotychczasowym systemie, który bez problemu zintegrujesz z aplikacją. Przełożeni zyskują pełną kontrolę nad planem i budżetem oraz wgląd w dane w czasie rzeczywistym. Aplikacja automatycznie fakturuje wyniki (np. sprzedaż) i kalkuluje należną prowizję. W każdej chwili pracownik i przełożony mogą sprawdzić poziom wykonania planu i wyjaśnić kwestie sporne. Zweryfikowane rozliczenie trafia do działu kadrowo-płacowego, a następnie księgowość tworzy zlecenia przelewów dla pracowników jednym kliknięciem (bez wychodzenia z aplikacji, bez pomyłek!).

Aplikacje można w pełni dostosować do specyfiki firmy, ponieważ nie są to gotowe, “pudełkowe” rozwiązania. Umożliwiają skrojoną na miarę automatyzację procesu obliczania, raportowania, analizowania zmiennych części wynagrodzeń i bezbłędnego oraz sprawnego wypłacania prowizji. Możesz zautomatyzować jednak nie tylko rozliczanie prowizji, ale wszystkie procesy kadrowe, w jednym prostym narzędziu (rekrutację, onboarding, urlopy, harmonogramowanie, rozliczanie delegacji i wydatków, ocenę 360 itd.).

Jeśli więc niezadowolenie pracowników z przedłużających się lub błędnych wypłat sprawia, że przestajesz być postrzegany jako rzetelny pracodawca, pomyśl o przeniesieniu swojej firmy z arkuszy kalkulacyjnych i papierowych wniosków do aplikacji. Dodatkowo dzięki automatyzacji możesz obniżyć nawet o 70% koszty administrowania wynagrodzeniami, a zespół zyska 30% czasu na ważniejsze zadania. Dopiero gdy zadbasz o podstawowe sprawy, Twoi pracownicy docenią benefity. W innym przypadku będą je postrzegać jako próbę zamydlenia oczu i nie omieszkają podzielić się swoją opinią z innymi. Inwestycja w przyjazną technologię, to nie tylko bezcenne usprawnienie działalności przedsiębiorstwa, ale i dbałość o wizerunek. Tak ważny, gdy zależy ci na pozyskaniu zdolnych i zmotywowanych pracowników. 

Sylwia Ciemińska

Manager of Sales w Qalcwise.com

Więcej o aplikacji do rozliczania prowizji: https://qalcwise.com/apps/prowizje/