Reklamy
Dyrektywa o równości płac – jak przygotować się na wejście w życie nowych przepisów?
Rok 2023 przebiegł w cieniu doniesień dotyczących procedowania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej w kontekście równości wynagrodzeń. Dużo się mówiło i pisało w temacie jawności płac, która miałaby zostać wprowadzona w wyniku implementacji przepisów dyrektywy w Polsce. Czy rzeczywiście czeka nas jawność płac? Kiedy przepisy Unii Europejskiej wejdą w życie? Jakie obowiązki spoczną na rodzimych pracodawcach? O tym przeczytasz w dzisiejszym tekście.
Dyrektywa na osi czasu
Dyrektywa o równości wynagrodzeń została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w maju ubiegłego roku, a jej przepisy weszły w życie w czerwcu. Zgodnie z zasadami postępowania legislacyjnego jako państwo członkowskie mamy 3 lata na transpozycję przepisów dyrektywy do przepisów krajowych. Co to oznacza w praktyce? Do 7 czerwca 2026 roku powinny funkcjonować w polskim porządku prawnym uregulowania implementujące przepisy unijne. Czy zdążymy do tego czasu je wprowadzić? Tego nie wiadomo, bo praktyka polskiego ustawodawcy bywa różna. Wielu z nas pamięta opóźnienie w implementacji unijnych przepisów prawa pracy, a co za tym idzie, przesunięcie nowelizacji kodeksu pracy. Nie mamy wpływu na nasz proces prawotwórczy, jednak mamy wpływ na to, jak nasze firmy będą przygotowane do wejścia w życie nowych przepisów. A przygotować się warto!
Jawność wynagrodzeń
Kwestią, która najbardziej rozgrzewa media, ale też pracodawców i HR-owców, jest jawność płac, która miałaby obowiązywać po wejściu w życie dyrektywy o równości płac. I jak to zwykle z medialnymi doniesieniami bywa, informacje te zawierają nieścisłości i niedopowiedzenia. Dyrektywa w swoich przepisach odnosi się rzeczywiście do kwestii jawności, ale określa ją jako konieczność wprowadzenia przejrzystości płac przed zatrudnieniem. W praktyce oznacza to, że firmy będą zobligowane do ujawnienia początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału przed pierwszym spotkaniem z kandydatem bądź kandydatką w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego. Zatem jeśli będziemy chcieli przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, to przed nią winniśmy poinformować naszego przyszłego rozmówcę o widełkach wynagrodzenia albo o minimalnym wynagrodzeniu oferowanym na danym stanowisku. Sposobów, aby dopełnić tego obowiązku, jest kilka. Będziemy mogli oczywiście zamieścić wynagrodzenie wprost w ogłoszeniu o pracę. Jeśli jednak celowo z jakiegoś powodu nie będziemy chcieli publikować wynagrodzeń w ofertach pracy, będziemy mogli poinformować kandydata mailowo albo w formularzu aplikacyjnym o wysokości wynagrodzenia. Sposobów przekazania informacji może być kilka i będą one zależały od tego, w jakiej formie zwykle komunikujemy się z kandydatami. Istotne natomiast będzie to, aby po naszym komunikacie pozostał ślad. Dlatego jeśli zdecydujemy się na formę telefoniczną, warto będzie potwierdzić warunki płacowe także w formie elektronicznej, przykładowo poprzez wysłanie maila, w przeciwnym wypadku ciężko nam będzie dowieść, że spełniliśmy spoczywający na nas obowiązek. W kontekście jawności wynagrodzeń przed zatrudnieniem ważne będzie podjęcie decyzji przez organizację, na jaki sposób transparentności się decyduje. Czy jako organizacja decydujemy o pełnej jawności w ogłoszeniach o pracę, czy może jednak ograniczamy się do poinformowania o wysokości płacy wybranych kandydatów zaproszonych na spotkanie rekrutacyjne. Dobrze by było, gdyby niezależnie od działu czy konkretnej osoby informacja o wysokości wynagrodzenia była przekazywana w tej samej formie. Na pewno wpłynie to na spójny przekaz, a także będzie dobrze oddziaływało na wizerunek marki pracodawcy.
Prawo pracowników do informacji
Sporym novum w przepisach dyrektywy będzie prawo do informacji przysługujące pracownikom. Prawo do informacji oznacza, że firmy będą zobowiązane do informowania pracowników raz w roku o przysługującym im prawie do informacji oraz o możliwym postępowaniu. Pracownicy będą mogli występować do pracodawców o informacje, a pracodawcy będą zobligowani do przekazywania pracownikom na piśmie informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Możliwość realizowania prawa do informacji od pracodawców będzie możliwa osobiście oraz za pośrednictwem przedstawicieli pracowników. Celem przepisów dyrektywy jest równość płac niezależnie od płci, dlatego unijny ustawodawca wyposaży pracowników w narzędzia niezbędne do zweryfikowania, czy wynagrodzenie danego pracownika jest dyskryminacyjne, czy też nie. Nie będzie już więc miejsca na utajnianie wynagrodzeń właśnie w celu ukrycia nierówności. Nawet więcej, pracodawcy nie będą mogli objąć pracowników klauzulą tajności płac, co do dziś jest jeszcze praktyką. Możliwość realizacji przez pracowników prawa do informacji pociąga za sobą konieczność przygotowania się do wypełnienia tego obowiązku przez pracodawców. Mamy jako firmy de facto czas do 2026 roku, aby zweryfikować obecne wynagrodzenia w firmie, sprawdzić, gdzie występują nierówności, oraz wyrównać je. Jeśli tego nie zrobimy, pracownicy bardzo szybko odkryją nierówności i w wyniku poczucia niesprawiedliwości będą mogli dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Tego typu procesy na pewno nie pomogą naszej marce pracodawcy, wręcz mogą spowodować kryzys marki, a co za tym idzie, poważne konsekwencje biznesowe oraz te, które dotkną nasz wizerunek jako pracodawcy.
Pay gender gap
Celem dyrektywy jest wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów wynagradzania. Aby móc zrealizować ten cel, pracodawcy krajów członkowskich zatrudniający minimum 100 pracowników będą zobowiązani do raportowania wielu danych płacowych, do czego nigdy wcześniej nie byli zobowiązani. Obowiązki sprawozdawcze będą bardzo szerokie i będą dotyczyły m.in. luki płacowej ze względu na płeć, w różnych kategoriach pracowników, w podziale na składniki wynagrodzenia itp. Nie ma szans, aby spełnić obowiązki sprawozdawcze czy te dotyczące równości płac w ogóle bez uprzedniego przygotowania oraz wdrożenia procesów mających na celu wyrównanie płac kobiet i mężczyzn. Bardzo często w organizacjach nie mamy wdrożonego wartościowania stanowisk czy mapowania, które to mogą być pomocne w ocenie równości płac pomiędzy kobietami a mężczyznami. Dopiero analiza płac w firmie w podziale na poszczególne stanowiska, grupy zaszeregowania, składniki wynagrodzenia czy na końcu na płeć mogą być podstawą do podejmowania decyzji dotyczących wyrównania płac w jakiejś perspektywie czasowej oraz zabudżetowania środków niezbędnych na ten cel. Jak możemy więc zauważyć, nie jest to proces szybki i łatwy. Wymaga on także zaangażowania dodatkowych zasobów, często spoza organizacji. Może się okazać konieczne zaangażowanie zewnętrznej firmy zajmującej się wynagrodzeniami, a co za tym idzie, jest to dodatkowy koszt, który musi być uwzględniony w budżecie. Nawet jeśli wesprze nas zewnętrzny podmiot, sporo obowiązków związanych z całym procesem i tak spocznie na pracownikach i zarządzających. Dlatego tak istotna jest wcześniejsza analiza sytuacji, a następnie podjęcie działań w odpowiedzi na zastany stan faktyczny. Jeśli w naszej firmie istnieją procesy związane z wynagrodzeniami, będzie nam łatwiej sprostać wymaganiom dyrektywy, ale i tak będziemy zobowiązani do dodatkowych działań, nie tylko w kontekście raportowania, ale też przykładowo wspólnej oceny wynagrodzeń.
Wspólna z pracownikami ocena płac
Pracodawcy, na których dyrektywa nałoży obowiązek sprawozdawczości wynagrodzeń, będą zobowiązani do podjęcia działań w celu wyrównania zarobków kobiet i mężczyzn. Jeśli bowiem sprawozdania wykażą różnicę średniego poziomu wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wynoszącą co najmniej 5%, a pracodawcy nie będą w stanie uzasadnić różnic na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów oraz nie zaradzą w odpowiednim czasie tego typu nieuzasadnionym różnicom, będą zobowiązani do przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń. Wspólna ocena wynagrodzeń, w której będą brali udział także przedstawiciele pracowników, będzie miała na celu zidentyfikowanie tych różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, których nie da się uzasadnić neutralnymi i obiektywnymi kryteriami. To kolejne novum, które nałoży dodatkowe zadania na pracodawców. Dyrektywa dość szczegółowo wymienia zadania i obowiązki pracodawców w tym zakresie, a także zobowiązuje ich do udostępniania wyników oceny oraz podjęcia działań mających na celu wykluczenie dyskryminacji płacowej ze względu na płeć.
Biorąc pod uwagę szereg obowiązków, które zostaną nałożone na pracodawców wraz z wprowadzeniem w Polsce przepisów dyrektywy o równości płac, termin 7 czerwca 2026 roku wcale nie wydaje się jakimś mocno odległym. Warto wykorzystać 2024 i 2025 rok na przygotowanie organizacji do nowych obowiązków. Jest to również dobry czas na to, aby wspólnie z kadrą zarządzającą oraz pracownikami podjąć decyzje dotyczące polityki firmy w obszarze wynagradzania. Włączenie pracowników w te procesy, pytanie ich o zdanie, a także edukowanie w kontekście nadchodzących zmian w przepisach na pewno dobrze wpłynie nie tylko na naszą markę pracodawcy, ale także zagwarantuje zaangażowanie personelu również w trudniejszych i bardziej pracochłonnych okresach w trakcie wdrażania przepisów dyrektywy. Życzyłabym sobie tego, aby pracodawcy już dziś rozpoczęli przygotowania do momentu, kiedy dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej zacznie w Polsce obowiązywać. Zachęcam również do zapoznania się oraz analizy przepisów, które znajdują się w poniższym linku:
Urszula Zając-Pałdyna CEO let’s HR, autorka bloga HR na obcasach
Zdjęcia: Agnieszka Grzesik
