Jak myślenie wizualne zmienia konferencje
Graphic Recording to wielkoformatowy, rysunkowy zapis wystąpienia. Pomaga uporządkować i zapamiętać informacje uczestnikom, a dla prelegentów stanowi świetny materiał promocyjny. Obrazy warte 1000 słów budują także porozumienie i zaangażowanie wewnątrz firm. O mocy zapisu wizualnego opowiada Klaudia Tolman, współzałożycielka firmy Explain Visually.
Czego brakuje na konferencjach?
Rynek spotkań biznesowych szybko się rozwija. Służą one nie tylko wymianie poglądów i budowaniu kontaktów biznesowych, ale też nadążaniu za najnowszymi trendami. Mówcy mają świadomość, że nie wystarczy wejść na scenę i przeczytać swoje slajdy. Są coraz lepsi, bo poprzeczka stawiana jest coraz wyżej. Dzięki popularności konferencji typu TED praktycznie każdy może zobaczyć sporo dobrze poprowadzonych wystąpień bez wychodzenia z domu. A to podnosi oczekiwania uczestników konferencji.
Nie da się ukryć, że dziś prelegenci potrafią mówić tak ciekawie, że nie wiadomo czy notować, robić zdjęcia, nagrywać wszystko na komórce czy zatopić się w ich wypowiedzi. A występuje ich zwykle co najmniej paru, więc ciężko zapamiętać ten ogrom informacji. Na szczęście już w latach 70. w Stanach, a od całkiem niedawna także w Polsce pojawił się pomysł na zapisywanie wizualne wystąpień, czyli graphic recording (inne nazwy tej usługi to visual recording, scribing, graphic harvesting, graphic facilitation). Za pomocą zrozumiałych dla wszystkich rysunków oraz esencjonalnego, oszczędnego tekstu graphic recorder uwiecznia każde z wystąpień, wspierając zapamiętywanie najważniejszych elementów.
Zalety Graphic Recordingu
Jak więc wygląda zastosowanie usługi Graphic Recording na konferencji? Podczas przerwy uczestnicy wychodzą napić się kawy i herbaty i co nie co przekąsić. Tuż obok cateringu stoją rysunkowe notatki z wystąpień, ochoczo fotografowane przez uczestników. Stanowią one także naturalny pretekst do rozpoczęcia rozmowy, pomagając przełamać pierwsze lody.
Również prelegenci uwieczniają rysunki, które stanowią dla nich bardzo zaskakującą pamiątkę. Często udostępniają potem plansze na swoich LinkedInach oraz Facebookach i nie mogą wyjść z podziwu, że plansza zawiera dokładnie to, o czym mówili w trakcie swojego wystąpienia.
Zaletą zapisu wizualnego jest tworzenie obrazu na jednej planszy. Dzięki temu uzyskujemy tzw. big picture, czyli pełen obraz wystąpienia (czy nawet konferencji). W odróżnieniu od sekwencji kilkunastu czy kilkudziesięciu slajdów, łatwo jest złapać od razu pełen obraz omawianego zagadnienia.
Gdy konferencja się kończy, uczestnicy otrzymują wysokiej jakości zdjęcia plansz. Mają pod ręką podsumowania każdego z wystąpień i w ciągu parunastu sekund mogą przypomnieć sobie ich treść.
Facylitacja Graficzna podczas kluczowych spotkań
Razem z Graphic Recordingiem na popularności zyskuje również inna, pokrewna usługa zwana Graphic Facilitation. Często stosowana jest podczas kluczowych spotkań w organizacji.
Czym ona jest?
W trakcie spotkań strategicznych i projektowych często jak refren wraca parę problemów.
Pierwszy z nich to niskie zaangażowanie. Nie zawsze wszyscy uczestnicy są chętni do brania aktywnego udziału w spotkaniach. Czasami dlatego że nie widzą w tym sensu, często wynika to również ze zmęczenia. Dobra agenda i dynamiczny prowadzący pomagają sprawnie przejść przez wszystkie punkty. Skutecznym wsparciem spotkania może być również facylitator graficzny. Bezstronnie zapisuje i rysuje on wszystkie wypowiedzi, przez co pracownicy mają poczucie, że są wysłuchani, a to zachęca ich do mówienia więcej.
Spotkanie zyskuje na produktywności. Uczestnicy patrząc na zapis graficzny widzą, co zostało już omówione i dokąd zmierza dyskusja. Dodatkowo pomaga to obudzić kreatywność zespołu, ponieważ spoglądają na temat z nowej, wizualnej strony.
Drugi problem spotkań to brak porozumienia. Za tymi samymi słowami często stoją różne znaczenia. Dla Dyrektora Finansowego sukces projektu jest czymś innym niż dla Dyrektora Marketingu. Każdy z nas patrzy przez pryzmat swojego stanowiska i związanych z nim celów. Wyłapanie treści przez facylitatora wizualnego i przełożenie go na wizualne metafory pomaga przejrzyście pokazać wszystkie padające spojrzenia na dany temat. Wizualizacja dodatkowo ułatwia porozumienie – bo obraz symbolizuje już konkretną interpretację i kierunek myślenia.
Jeżeli sukces projektu zasymbolizujemy na planszy znakiem $ to będzie to oznaczało sukces finansowy. Dyrektor marketingu może jednak wtedy poprosić o dodanie uściśniętych dłoni, przedstawiających nowych klientów.
To może z kolei prowadzić do dalszej dyskusji w grupie prowadzonej przez facylitatora: bo np. grupa powie: nie, nie chodzi nam o dwie dłonie, tylko o taki gest kilkunastu dłoni, które zagrzewają się przed walką i nałożone jedna na drugą, przygotowują się do skandowania motywującego hasła... To pozwoli grupie zdać sobie sprawę z tego, że to te kilkanaście osób wspólnie stara się o sukces w postaci finansowej.
Facylitator wizualny porządkuje i podsumowuje całą dyskusje na dany temat, dzięki czemu zespół zyskuje pełen obraz sytuacji. To pozwala podjąć im najlepszą możliwą decyzję nt. strategii, produktu czy komunikacji.
Czasami również prosi samych uczestników o narysowanie czegoś. Dzięki temu ich zaangażowanie znacząco wzrasta, a poprzez nietypową formę komunikacji atmosfera ulega ociepleniu.
Czy Graphic Recording i Graphic Facilitation jest dla wszystkich?
Oczywiście nie na każde spotkanie tłumacze wizualni są zapraszani. Byłoby to nieefektywne kosztowo oraz rodziłoby trudności ze zgraniem terminów z napiętymi grafikami Graphic Recorderów. Zwykle pojawiają się na kluczowych spotkaniach, gdzie podjęte decyzje mogą mieć daleko idące dla firmy konsekwencje. Wtedy stworzony podczas spotkania zapis wizualny bywa często fotografowany i rozsyłany pracownikom. Pełni on rolę podsumowania najważniejszych punktów dotyczących nowej strategii czy produktu.
Grafiki sprawiają, że grupy o wiele lepiej pracują, o wiele produktywniej myślą i o wiele więcej pamiętają, kiedy mają możliwość przetwarzać informacje w sposób wizualny oraz tekstowy jednocześnie.
A firmy, kiedy już doświadczą kreatywnej i produktywnej pracy, bywają bardzo chętne do dalszych eksperymentów i wykorzystywania już raz wykonanej przez tłumacza wizualnego pracy. Jeden z moich Klientów wykorzystał zdjęcia wykonanych plansz i sporządził z nimi kalendarz ścienny, będący prezentem dla każdego pracownika.
Wykonane rysunki (oczywiście o ile umowa z graphic recorderem to reguluje) można także wykorzystać do wykonania różnych gadżetów dla pracowników albo Klientów, jak kubki z nadrukiem, notesy, magnesy na lodówkę czy przypinki albo podkładki pod mysz.
Podsumowanie
Możliwości wykorzystania Graphic Recordingu jest sporo – zarówno na konferencjach jak i podczas spotkań. Sam ruch ewoluuje od ponad 40 lat a jego popularność cały czas rośnie. Jest to szczególnie widoczne dziś, gdy codziennie mamy do przetworzenia mnóstwo informacji i coraz mniej czasu.
Profesjonalnie wykonane rysunki pomagają nam szybciej złapać całość przekazu i dodać trochę relaksującej „świeżości” do poważnych tematów. A rysunki można zastosować na wiele sposobów. Grapic Recorderzy są zwykle bardzo kreatywni więc nowe pomysły często rodzą się podczas rozmów z klientami. Dlatego też nigdy nie wiadomo, co przyniesie kolejny rysunek. I w tym cały urok Graphic Recordingu!
Klaudia Tolman
Ryślicielka®, Trener Myślenia Wizualnego, Graphic Recorder, Dyrektor Kreatywna w ExplainVisually. Wykonywała Graphic Recording dla takich firm, jak: PKN Orlen, PepsiCo, DHL, Danone, Hilti, Bank BPH czy Aviva.