Złota trójka, czyli jak mądrze wybrać biuro księgowe

Dziś, odmiennie niż jeszcze kilka lat temu, coraz więcej firm decyduje się na zmianę biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego. Niestety bardzo rzadko spotykam się z sytuacją, kiedy osoba podejmująca decyzję w tej sprawie jest w stanie zweryfikować kompetencje osób prowadzących księgi handlowe i zajmujących się rozliczeniami podatkowymi. Dlatego postaram się krótko wyjaśnić, na co i dlaczego warto zwrócić uwagę przy wyborze, aby wybrać dobrze, mądrze i nie żałować.

Zasada nr 1 | Tanio nie znaczy dobrze. Ceny usług zwykle odpowiadają kompetencjom kadry i warunkom współpracy. Możesz być w zasadzie pewny, że jeśli jest tanio, Twoją firmę wcześniej czy później czekają kłopoty. Oczywiście, że nie ma sztywnych cenników i stawek, ale wszystko w granicach rozsądku. Cena musi być po prostu rynkowa. Zwróć uwagę, czego dotyczy oferta, i poproś o cennik usług dodatkowych. Może się bowiem okazać, że wyjątkowo korzystny cenowo ryczałt swym zakresem nie obejmuje wszystkich potrzebnych Ci usług, a kwota ryczałtu przedstawionego w ofercie znacząco odbiega od tej, którą będziesz musiał zapłacić. Pamiętaj, że wynagrodzenie biura księgowego to w ogromnej części koszt wynagrodzenia jego pracowników. Jeżeli więc decydujesz, że chcesz płacić jak najmniej, musisz liczyć się z tym, że Twoimi dokumentami i rozliczeniami nie będą zajmować się doświadczeni i wykwalifikowani pracownicy, ale stażyści, kadra pomocnicza lub bezustannie zmieniający się księgowi. Ja o swoich Klientach wiem dużo, bo chcę im służyć wiedzą i doświadczeniem. Jestem certyfikowaną księgową, prawnikiem, managerem, doradcą biznesowym… I nie uważam, że ktoś gwarantując obsługę na określonym poziomie, zdecydowałby się pracować za wynagrodzenie wynoszące 300 zł miesięcznie. Tu obowiązują zasady jak w każdej innej branży – ekspert, specjalista, który stale się dokształca i aktualizuje swoją wiedzę, nie pracuje za najniższą możliwą stawkę.

Zasada nr 2 | Sprawdź biuro, umów się na spotkanie. Nie wybieraj w ciemno. Odwiedź stronę internetową biura, sprawdź, kto nim zarządza. Równie ważne jest zdefiniowanie własnych oczekiwań co do przyszłej współpracy. Rozważając własne oczekiwania, weź pod uwagę, że wielkość biura ma znaczenie. Biura obsługujące wiele podmiotów nie utrzymują z klientami bliskich relacji, zwykle ograniczają się do zaksięgowania otrzymanych dokumentów i dokonania niezbędnych rozliczeń. Jeśli zależy Ci na indywidualnym podejściu, wsparciu, bieżącym doradztwie, powinieneś wybrać mniejsze biuro zatrudniające ekspertów. Dlatego spróbuj ustalić, w obsłudze jakich klientów biuro się specjalizuje, czy posiada certyfikaty, przynależy do stowarzyszeń zawodowych lub klubów branżowych. Na spotkaniu spytaj, czy biuro posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności. Pomimo że to warunek ustawowy, nie każde biuro może się wylegitymować polisą. Dodatkowe ubezpieczenie zaś to prawdziwa rzadkość.

Zasada nr 3 | Poproś o polecenie lub rekomendację. Pamiętaj, dla biura polecony klient to najlepszy klient, a dla klienta polecone biuro okazuje się bardzo często miejscem, którego szukał.
Dlaczego tak ważny jest Twój wybór? Pamiętaj, za rzetelne i prawidłowe prowadzenie ksiąg odpowiada kierownik jednostki (zarząd), za zobowiązania publiczno-prawne – spółka jako płatnik i podatnik. Zawarcie umowy z biurem rachunkowym nie zwalnia z tej odpowiedzialności.

Tu zweryfikujesz biuro:
www.cik.org.pl
www.biura-rachunkowe.waw.pl

Sylwia Dominika Ristau 
Ekspert prawa handlowego, podatkowego i gospodarczego, certyfikowana księgowa, ekonomistka, menadżerka, prawniczka. Wspólnik i Prezes Zarządu Kancelarii TAX-LEX specjalizującej się w kompleksowej obsłudze prawno-księgowej spółek prowadzących księgi handlowe.