Zmotywuj słonia i przeprowadź skutecznie zmianę w swojej organizacji

Krok pierwszy – rzuć rękawicę na stół

Już chyba każdy z nas zna stwierdzenie, że jedyną stałą w obecnym świecie jest zmiana. Mimo to, kiedy nadchodzi konieczność dokonania realnych zmian, w wielu z nas budzi się lęk, strach i opór. Nie inaczej jest wśród naszych pracowników, którzy czasami otwarcie, a czasami, co gorsza, „po cichu” stawiają zmianom czynny opór. O co chodzi? Osobiście uważam, że powszechnie nadużywane słowo „lenistwo” nie jest wytłumaczeniem tego zjawiska. W zasadzie twierdzę, że to słowo nie niesie ze sobą żadnej wartości ani wskazówki. Konkretna odpowiedź wynika z pointy poniższej historii, która wydarzyła się naprawdę w jednej z amerykańskich przedsiębiorstw, a która opisana została w książce Sedno zmian. Autentyczne historie transformacji, które odmieniły oblicza firm na całym świecie.

Pracownik jednej z wielkich firm produkcyjnych, Jon Stegner, był przekonany, że w przedsiębiorstwie marnowane są ogromne sumy pieniędzy. Nie był w stanie określić, o jak duże pieniądze chodzi, ale twierdził, że stawka jest bardzo wysoka. I ten fakt stanowił podstawowe wyzwanie, ponieważ aby dokonać zmiany w dużej firmie składającej się z wielu oddziałów w całym kraju, konieczne było przekonanie do pomysłu kierownictwa. Chodziło zatem o cały sztab ludzi piastujących wysokie stanowiska.

Zwykle wygląda to tak, że zwołuje się wielkie spotkanie, podczas którego prezentowane są przygotowane odpowiednio wcześniej raporty, analizy i prognozy. W skrajnych przypadkach tego typu dokumenty są po prostu rozsyłane do każdego z oddziałów z dopiskiem „oczekujemy realizacji wynikających z analiz wytycznych”. W tym jednak przypadku wydarzyło się coś zupełnie innego. Stenger zlecił młodej stażystce dość nietypowe zadanie. Postanowił skupić się wyłącznie na jednym aspekcie: weryfikacji rękawic roboczych, które nosili pracownicy każdego z oddziałów firmy. Przedmiotem ustaleń miała być marka, cena oraz pochodzenie tego właśnie narzędzia pracy. Co się okazało? Wniosek był taki, że każdy z oddziałów dokonuje zakupu osobno, przez co zamawiano aż 424 rodzaje rękawic! Ponadto rozstrzał cenowy znajdował się w bardzo szerokich widełkach: od 3,22 dolara do 17 dolarów za parę. Kluczowe było teraz, aby odpowiednio wykorzystać tę informację. Najlepiej w sposób, który wywoła u szefów poszczególnych oddziałów niewzruszoną motywację do rozpoczęcia zmian organizacyjnych, których celem jest cięcie kosztów w firmie. Skutecznym rozwiązaniem okazało się zebranie w jednym pomieszczeniu wszystkich rodzajów rękawic i zaproszenie do niego wszystkich osób odpowiedzialnych za finanse. Rękawice rozłożono na wielkim stole konferencyjnym, co spotęgowało efekt. Cel został osiągnięty. Ogromna sterta rękawic zrobiła na wszystkich ogromne wrażenie. Zdziwieniu, niedowierzaniu i jednocześnie rozczarowaniu zaistniałym faktem nie było końca. Szefowie wszystkich oddziałów mogli własnoręcznie przewertować rękawice, przekonując się o ich różnorodności zarówno pod względem jakości, jak i cen. Większość z nich nie wiedziała, co powiedzieć. Choć u ludzi na tych stanowiskach nie jest to łatwe, to jednak udało się wywołać emocje, za którymi poszła motywacja. Motywacja, która wybrzmiewała w słowach: „to obłęd, koniecznie musimy to zmienić”.

Psycholog Jonathan Haidt z Uniwersytetu Wirginii twierdził, że emocje ludzkie są jak słoń, a dowodzi nimi jeździec, który trzyma wodze i wygląda na szefa. Niestety kontrola, jaką sprawuje nad słoniem jeździec, jest ograniczona ze względu na różnice w wielkości pomiędzy nimi. Jeżeli jeździec i sześciotonowy słoń nie zgadzają się co do kierunku jazdy, to zwykle wygrywa ten drugi. Stąd w przytoczonej wcześniej historii, gdyby chcieć szefów poszczególnych oddziałów firmy (jeźdźców) przekonać wyłącznie logicznymi argumentami płynącymi z wyliczeń i zestawień, to zabieg ten najprawdopodobniej przyniósłby efekt odwrotny do zamierzonego. Każdy broniłby się na własny sposób, szukając niepodważalnych kontrargumentów za utrzymaniem obecnej sytuacji. Stenger, mając tego świadomość, skierował swój przekaz bezpośrednio do emocji (słonia), wywołując w ten sposób zdziwienie i rozczarowanie. Zdecydowanie większość z nas stara się porwać do zmian innych, dając im logiczne argumenty „za” i wręcz oczekując, że bez wahania ruszą z miejsca ku nowemu. Tymczasem prawda jest taka, że niemal wszystko na tym świecie napędzane jest dzięki emocjom i płynącej z niej sile. Pamiętajmy, że często coś, co wygląda na pierwszy rzut oka jak opór (lenistwo), jest po prostu brakiem pewności.

„Aby zmienić zachowanie ludzi, trzeba wpłynąć nie tylko na ich otoczenie, lecz również na serca i umysły”.

Krok drugi – odnajdź jasne punkty

Nie zamierzam w tym artykule nikogo przekonywać, że do skutecznego przeprowadzenia zmiany wystarczy jedynie porwać serca innych i odtąd wyłącznie tą zmianą zarządzać. Jak podają w swojej książce Pstryk Chip Heath oraz Dan Heath, niezwykle istotne jest jeszcze odnalezienie tzw. jasnych punktów, czyli mówiąc inaczej, działań godnych naśladowania. Z pomocą w wyjaśnieniu tego zjawiska przychodzi przytoczona w tejże książce historia z lat 90. ubiegłego wieku, dotycząca prób rozwiązania problemu niedożywienia dzieci w Wietnamie. Misję tę rząd powierzył Jerry’emu Sterninowi, który pracował wówczas dla międzynarodowej organizacji pomagającej dzieciom w potrzebie. Powszechna wtedy opinia dotycząca niedożywiania wskazywała na takie problemy jak: złe warunki sanitarne, ubóstwo, trudność w dostępie do czystej wody i niewystarczająca wiedza społeczeństwa w zakresie zdrowego żywienia. Sternin, po zapoznaniu się z wieloma raportami, stwierdził, że cała ta wiedza jest TLB – trafna, lecz bezużyteczna. Rozwiązanie wszystkich tych problemów zajęłoby dekady, a problem wymagał natychmiastowego rozwiązania. Co więc zrobił?

Postanowił znaleźć jasne punkty. Wybrał się w tym celu w teren, do rodzin, które pod kątem żywienia własnych dzieci radziły sobie najlepiej. Dość szybko okazało się, że mamy zdrowych dzieci karmiły je cztery razy dziennie, a nie, jak to miało miejsce w innych domach, dwa razy dziennie (w obu przypadkach zużywano tę samą ilość jedzenia). Kolejna sprawa to styl jedzenia. Zdrowe dzieci otrzymywały wsparcie w spożywaniu posiłków, tak aby na pewno się najadły. W domach dzieci niedożywionych rodziny jadły ze wspólnej miski. Nie bez znaczenia też był fakt, że dzieci lepiej odżywione otrzymywały do ryżu dodatki w postaci krewetek i krabów, podczas gdy w domach pozostałych dzieci uważano taki zabieg za nieodpowiedni dla dzieci. Tym samym znalezione zostało rozwiązanie, które dostępne było dla wszystkich i nie wymagało dodatkowych czasu ani pieniędzy.

Pozostała kwestia zmotywowania społeczeństwa do zmiany nawyków żywieniowych. Jak już wiemy z poprzedniej historii, istotne jest to, aby zachęcić „słonia”, by zechciał iść inną niż zawsze drogą. W tym celu nie wystarczyło wywiesić pięknie wydrukowanych zaleceń i czekać na efekty. Do pomocy w propagowaniu zdrowych zachowań zaproszono matki zdrowych dzieci i to one pokazywały innym matkom, jak postępują. I tak matki dzieci niedożywionych poprzez działanie uczyły się nowego sposobu myślenia. Nie było oporu przed zmianą, ponieważ jej ambasadorkami były kobiety z tej samej wioski, żyjące w tym samym społeczeństwie i środowisku. Jak podają autorzy Pstryk, program dotarł do 2,2 mln Wietnamczyków mieszkających w 265 wioskach. Wniosek: „Jeżeli chcemy, żeby ludzie się zmienili, wskażmy im jasny kierunek”.

A co, jeśli słoń postanowi zmienić kierunek jazdy?

Ciekawym odkryciem podczas badania zjawiska dotyczącego wprowadzania zmian był dla mnie fakt, że samokontrola (element kluczowy) jest zasobem wyczerpywalnym. Samokontrola to zjawisko, które można porównać do mięśnia, który podczas ćwiczeń na siłowni po pewnej serii powtórzeń najzwyczajniej w świecie ulega zmęczeniu. W pewnym momencie nie jesteśmy już w stanie dźwignąć sztangi. Powód, dla którego postanowiłem poruszyć ten właśnie temat z obszaru wdrażania zmian, jest taki, że, jak pokazują moje obserwacje, znakomita część z nas nie ma pojęcia, co może być przyczyną tego, że w pewnym momencie dnia, np. gdy wracamy z pracy, nasza samokontrola jest już na tak niskim poziomie, że ważne dla nas sprawy (bieganie, dieta, rozwój) odkładane są na dalszy plan. Pomimo że mamy świetnie rozpisane wytyczne, podjęta została decyzja o zmianie stylu życia, redukcji wagi lub uprawiania sportu, to nasz „słoń” nie reaguje na polecenia i drepcze starym, znanym szlakiem, który nie wymaga od niego wysiłku. W temacie samokontroli przeprowadzono liczne badania, które dowodzą, że spalamy zasoby samokontroli w najróżniejszych sytuacjach, które z pozoru wyglądają na niewinne, a czasami wręcz rutynowe, np. kontrolowanie naszej postawy wobec innych, analizowanie budżetu, mierzenie się z lękiem przed przyszłością itd. Jednym z ciekawszych eksperymentów w tym obszarze było badanie przeprowadzone przez Daniela Wegnera, który poprosił jego uczestników o wykonanie prostego zadania. Zanim powiem jakiego, zapraszam Ciebie również do jego wykonania. Brzmi ono następująco: powstrzymuj się od myślenia o białym niedźwiedziu polarnym, nie myśl o nim teraz 😊

Podsumowując: jeżeli jesteś w trakcie dokonywania istotnej zmiany lub takowa dopiero przed Tobą, to miej, proszę, na uwadze, że oprócz zmotywowania słonia i wskazania jasnego punktu potrzebne Ci będą spore zasoby samokontroli. Zwróć uwagę, na co je zużywasz w ciągu dnia, bo być może wcale nie na priorytetowe sprawy.

Kończąc ten zaledwie nadgryziony przeze mnie temat, zwrócę uwagę na jeszcze jeden bardzo istotny element. Każda zmiana staje się bardziej realna (szczególnie gdy realizujemy ją z innymi), gdy mamy jasno nakreśloną wizję miejsca, do którego chcemy dotrzeć. Autorzy Pstryk nazywają to „pocztówką ze stacji docelowej”. Dlaczego tak jest? Jasno nakreślona wizja wzbudza emocje, a ta napędza motywację, czyli naszego słonia. Dodatkowo eliminuje słabość jeźdźca, czyli skłonność do nadmiernego analizowania i gubienia się we własnych przemyśleniach.

Wiedząc to wszystko, pozostało już tylko określić wizję, wzbudzić emocje, wyłapać jasne punkty i dbając o zasoby samokontroli (zarówno własne, jak i ludzi), śmiało kroczyć po zmianę.

Grzegorz Iwańczyk, Life & leadership coach, trener, przedsiębiorca.